При создании таблиц в режиме Конструктор в бланке конструктора заполнить столбцы Имя поля, Тип данных, Описание (при необходимости), а в области Свойства поля ввести необходимые свойства для каждого поля с использованием вкладок Общие и Подстановка.
При определении имени поля необходимо придерживаться следующих правил:
· имена полей не должны повторяться, т.е. каждое имя должно быть уникальным;
· длина имени поля не должна превышать 64 символов;
· имя поля может включать любые символы за исключением точки (.), восклицательного знака (!) и прямых скобок ([ ]).
Эти же правила действительны и для именования таблиц. При выборе типа данных, используемого в поле, необходимо учитывать следующее:
§ какие значения должны отображаться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);
§ сколько места необходимо для хранения значений в поле;
§ какие операции должны производиться со значениями в поле (например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя);
§ нужна ли сортировка или индексирование поля (сортировать и индексировать поля MEMO, гиперссылки и объекты OLE невозможно);
§ необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах (поля MEMO, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя);
§ каким образом должны быть отсортированы значения в поле (числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения; для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат.
В табл. 7.2 указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.
После ввода имен полей, их типов данных и описаний можно задать более точные свойства для каждого поля таблицы, используя вкладки Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц. Свойства отличаются у данных различных типов, но есть общие, такие как, размер поля, формат поля (способ отображение данных на экране), число десятичных знаков, маска ввода (шаблон для облегчения ввода данных в поле) и другие.
Таблица 7.2. Типы данных Microsoft Access
| Тип данных | Размер | Описание |
| Текстовый | 0-255 символов | Алфавитно-цифровые символы. Применяются для описания данных текстового характера, а также числовых данных, которые не используются в вычислениях. По умолчанию Access ограничивает длину текстовых полей до 50 символов. |
| Поле MEMO | 0-64 000 символов | Алфавитно-цифровые символы (текст) произвольной длины. Для хранения значений в поле различной длины используется столько места, сколько требуется. |
| Числовой | 1, 2,4 или 8 байт | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип), при выполнении вычислений над которыми могут задаваться также и различные типы валют. |
| Дата/время | 8 байт | Данные предназначены для хранения значений дат, времени или обеих этих величин. |
| Денежный | 8 байт | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. |
| Счетчик | 4 байт | Используется для хранения целых числовых значений, которые автоматически увеличиваются при переходе к новой записи. Можно использовать в качестве первичного ключа. |
| Логический | 1 бит | Поля, содержащие только одно или два значения, такие, как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено». Данные этого типа часто используются со специальными элементами управления. |
| Объекты OLE | До 1 Гбайт | Объекты (например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуки и др. данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. |
| Гиперссылки | До 2048 символов | Адрес ссылки на документ, расположенный в Интернете, локальной сети или на компьютере пользователя |
| Мастер подстановок | Обычно 4 байт | Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. |
Перед сохранением таблицы необходимо определить в ней первичный ключ. В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Поле счетчика создаётся в том случае, если нельзя однозначно определить первичный ключ. Такому полю присваивается стандартное имя «Номер записи» или «Код записи».
Для определения ключевого поля таблицы необходимо:
С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс (индексированное поле) является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких полей. Индекс представляет собой упорядоченный список значений со ссылкой на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают простые (по одному полю) и составные (по нескольким полям).
Для определения индекса необходимо в разделе Свойства поля открыть вкладку Общие и установить в строке Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются). Составной индекс создаётся в специальном окне диалога: кнопка Индексы панели инструментов Конструктор таблиц.
Ключевое поле автоматически индексируется по свойству «Индексированное поле» значением Совпадения не допускаются.
Созданные таблицы, в которых определены ключевые и индексированные поля, связываются в схему данных с помощью графического окна «Схема данных» (команда Схема данных в меню Сервис).