Сложное условие отбора - это логическое выражение, которое должно быть истинным для отбираемых записей БД. Логические выражения представляются на языке математической логики с использованием логических операций НЕ (not), И (and) и ИЛИ (or).
В ячейках таблицы конструктора запросов записываются условия, накладываемые на значения соответствующих полей. Условия, стоящие в одной строке, должны выполняться одновременно, т.е. они соединяются между собой операцией И; условия в разных строках соединяются операцией ИЛИ.
Таблица играет роль фильтра при отборе записей из БД: сначала отбираются записи, удовлетворяющие условиям первой строки, затем к ним добавляются записи, удовлетворяющие условиям второй строки, и т.д.
Пример записи сложных условий отбора:
| Условие | Имена полей | ||
| А | В | С | |
| А=1 и В=2 | =1 | =2 | |
| А=1 или А=3 | =1 | ||
| =3 | |||
| А=1 или В=2 | =1 | ||
| =2 | |||
| А=1 или В=2 или С=3 | =1 | ||
| =2 | |||
| =3 | |||
| Не А=1 | <>1 | ||
| А=1 и В=2 или С=3 | =1 | =2 | |
| =3 | |||
| А=1 или В=2 и С=3 | =1 | ||
| =2 | =3 | ||
| не А=1 или В=2 и С=3 | <>1 | ||
| =2 | =3 | ||
| (А=1 или В=2) и С=3 A=1 и C=3 или В=2 и С=3 | =1 | =3 | |
| =2 | =3 | ||
| B>=A | >=[A] |
Запросы, выполняющие вычисления в группах записей, называются итоговыми запросами. Такими вычислениями могут быть: суммирование значений некоторого числового поля, нахождение наибольшего или наименьшего значения, вычисление среднего, подсчет количества значений и др. Для выполнения этих действий в Access существует инструмент Групповые операции.Для выполнения необходимо выбрать команду Вид- Групповые операции- во всех полях в строке Групповая операция установится значение Группировка.Затем задать условие отбора и выбрать итоговую функцию.