Отчетыпозволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить её в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Создание отчета предусматривает выполнение следующих основных этапов:
1. Определение макета отчета. На данном этапе необходимо определить цель отчета и составить общее представление о том, какого вида будет отчет. Следует учесть, что отчет, создаваемый средствами Access, может включать:
· иерархию в представлении данных (с помощью соответствующих группировок по необходимым полям);
· формирование заголовков и примечаний как для групп данных, так и для всего отчета;
· использование необходимых вычислений как для групп данных, так и для всего отчета;
· формирование колонтитулов для всего отчета.
2. Сбор данных. На этом этапе необходимо определить, какая таблица либо запрос будет служить источником данных для создаваемого отчета. Если необходимая информация присутствует в различных таблицах и не создано подходящего запроса, рекомендуется перед созданием отчета определиться с необходимыми полями и создать запрос, который будет служить источником данных для отчета.
3. Создание отчета одним из способов: конструктор, мастер отчетов, автоотчет (в столбец, ленточный, табличный) и другие.
4. Распечатка отчета.