Текстовый процессор Word, как известно, является многооконным приложением, что создает удобства при одновременной работе с несколькими документами, например, при создании документа на основе нескольких источников. Для этого Word (как и все приложения Windows) использует временную область памяти - Буфер Обмена. В него помещаются перемещаемые и копируемые данные. Обмен данными можно производить между разными приложениями Windows, и эти данные могут быть в текстовом, графическом или смешанном виде.
В значительной степени позволяет ускорить ввод текста АВТОЗАМЕНА и АВТОТЕКСТ. С помощью автозамены можно создать сокращения для часто встречающихся в тексте слов и словосочетаний, расшифровывать аббревиатуры или исправлять распространенные ошибки, например, неверно набранное слово «очепятка» — автоматически заменять на «опечатка», сокращение СУБД — на «система управления базой данных», ц. — заменять на слово Word и т.п.
Для добавления новой автозамены надо зайти в меню СЕРВИС ► АВТОЗАМЕНА и в поле ввода «Заменить» набрать слово или аббревиатуру, которое следует автоматически заменять в процессе ввода. В поле ввода «На» набрать текст, который будет появляться взамен указанного и щелкнуть по кнопке «Добавить».
Автотекст в Word представлен двумя функциями: автозавершением и автотекстом. Автозавершение реализуется, если пользователь набирает четыре буквы из слова, хранящегося в словаре автотекста, возникает всплывающая подсказка с полным текстом фрагмента, а нажатие Enter завершает набор фрагмента. Автотекст можно выбрать из списка ВСТАВКА ► АВТОТЕКСТ.
Отличия Автотекста: Автотекст позволяет запоминать отформатированные фрагменты текста. Элементами Автотекста могут быть рисунки, графики, таблицы.