Внедрение информационной системы направлено на повышение качества используемой в компании информации (ее надежности, доступности, точности, полноты, своевременности, конфиденциальности и т.д.), а также на повышение эффективности отдельных процедур и сквозных процессов компании. Эти два аспекта тесно взаимосвязаны: повышение качества информации увеличивает скорость и результативность выполнения операций, а грамотно выстроенные процессы улучшают свойства используемой информации. Поэтому на вопрос «Как оценить получаемые преимущества от внедрения информационной системы?» лучше отвечать, используя анализ бизнес-процессов, автоматизируемых в ходе внедрения.
В первую очередь от автоматизации деятельности ожидаются сокращение времени выполнения процессов, повышение их пропускной способности, экономия ресурсов, используемых в деятельности, повышение качества результатов отдельных операций и сквозных бизнес-процессов, прозрачность деятельности и, как следствие, снижение затрат на управление и т.д.
Нужно также понимать, что любой крупный проект автоматизации серьезным образом затрагивает многие процедуры компании. Во-первых, считается целесообразным провести оптимизацию процессов перед внедрением информационной системы. Во-вторых, функциональные возможности системы во многом определяют бизнес-процессы предприятия, ведь в любую информационную систему заложена определенная бизнес-логика, дающая бизнес-пользователям новые возможности.
Еще одной движущей силой изменений является стоимость адаптации системы на этапе внедрения и модернизация ее в будущем: чем меньше изменений в функциональность вносится, тем дешевле обходится для компании сопровождение системы. А это означает, что с точки зрения снижения стоимости владения ИТ компания должна подстроиться под возможности внедряемой системы, что очевидным образом приводит к необходимости серьезного преобразования бизнес-процессов.
Все перечисленные факторы приводят нас к необходимости оценивать влияние внедряемой системы на бизнес-процессы компании и, как следствие, на ее экономику.
Оценка эффекта от автоматизации бизнес-процесса может, в частности, быть основана на оценке изменения его себестоимости. Подобный анализ является затратным, но во многих случаях оправдывает себя. Особенно если проводить анализ себестоимости только наиболее типовых и часто используемых бизнес-операций. Экономия на массовых действиях — один из ключевых факторов успеха в снижении себестоимости процессов.
Чем больше типовых операций содержит бизнес-процесс, тем больше возможностей для снижения его себестоимости.
Экономия на масштабе — серьезный вклад в экономическую эффективность использования информационной системы, и снижение себестоимости — это всего лишь один из возможных эффектов.
Улучшение процессов (например, при автоматизации) необходимо как с точки зрения экономии, так и с учетом таких факторов, как выход на новые рынки, повышение гибкости компании при обслуживании клиентов, достижение заданного уровня качества обслуживания.
Серьезным образом на улучшение ROI влияют технологии, лежащие в основе внедряемой информационной системы. Простота настройки и легкость внесения изменений в совокупности с удобством использования могут снизить затраты на ее внедрение и повысить ROI. Использование сервис-ориентированной архитектуры, характеризующейся повторным использованием программных сервисов и упрощением интеграции, может улучшить ROI многих ИТ-проектов, если рассматривать достаточно длительный горизонт времени и анализировать совокупность всех проектов компании. Ну и, конечно, такие факторы, как качественное документирование системы, правильный выбор подрядчика и многие другие также могут повлиять на ROI.
Стоит отметить, что вряд ли удастся отделить эффект, привносимый автоматизацией как таковой, от результатов, полученных в ходе организационных преобразований, сопровождающих проект внедрения. Организационные и ИТ-аспекты так тесно переплетены, что, наверное, не имеет смысла рассматривать их по отдельности. Более того, планирование и реализация организационных преобразований должны выполняться в каждом проекте внедрения, дабы обеспечить более органичное встраивание новых информационных технологий в бизнес-модель предприятия.