Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры (см. рис. 6).
В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные, с одной стороны, для использования, как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, - для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.
Допустимо как изолированное использование отдельных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.
Рис. 6. Система Галактика
Функциональный состав системы Галактика позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, по масштабам решаемых задач (уровню управления), по видам управленческой деятельности (см. рис. 7).
Рис. 7. Решение задач управления с помощью Галактики
При четко налаженной технологической схеме эксплуатации системы Галактика каждый работник выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.
Основным объектом, с которым работает Галактика, является операционный документ. Операционные документы формируются при осуществлении любой хозяйственной операции и подтверждают ее совершение. Между документами могут быть установлены связи. Совокупность операционных документов образует документооборот предприятия.
Выделяют три основных класса документов:
· Планы (финансовые, производственные и др.), определяющие запланированные и фактически достигнутые предприятием в результате его хозяйственной деятельности величины доходов и расходов;
· Документы-основания, регламентирующие операции между юридическими лицами, например, договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования;
· Сопроводительные документы (товарные и финансовые), отражающие суть фактически выполняемых операций.
По всем сопроводительным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки и финансовые операции с помощью механизма типовых хозяйственных операций.
В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение Базы Данных предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. При этом обеспечивается:
· принцип однократного ввода в БД информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;
· простота контроля корректности и целостности данных, персонификация действий пользователя;
· контроль регламента выполнения хозяйственных операций;
· быстрая перестройка системы, изменение эксплуатационной схемы системы при изменении бизнес-процесса.
· администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему Галактика , получает возможность:
· своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;
· оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;
· формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;
· контроля выполнения планов и взаимных обязательств;
· анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.