Бюджетирование - процесс управления финансовыми ресурсами, включающий в себя следующие этапы:
I Этап планирования (составления бюджета) и моделирования различных вариантов бюджетов
II Этап согласования и утверждения бюджетов
III Формирование фактических показателей бюджета
IV Анализ исполнения бюджета
V Проведение корректировок бюджета
Рассмотрим реализацию каждого этапа в модуле «Бюджет» более подробно.
Этап планирования (составления бюджета)
Плановые данные для различных статей бюджета могут формироваться следующими способами:
1. Формирование на основе статистических и экспертных данных.
Статистические данные могут основываться на данных прошлых периодов, обработки информации, содержащейся вне системы Галактика, экспертных оценок, специальных статистических исследований и пр. Экспертные данные вводятся в систему вручную.
2. Формирование плановых данных на основе данных прошлого периода с поправкой на динамику внешнего фактора, влияющего на данную статью или группу статей.
В качестве примеров внешних факторов могут служить индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и др.
В системе есть возможность задать несколько вариантов динамики значений (сценариев поведения) того или иного фактора.
При описании статьи можно указать один или несколько внешних факторов, влияющих на данную статью.
3. Формирование данных на основе плановых данных модуля «Управление Договорами».
В системе «Галактика» в модуле «Управление договорами» содержится информация по календарным планам платежей и отгрузок по договорам. Эти данные могут быть использованы для формирования плановых показателей бюджета.
4. Формирование плановых данных расчетным способом.
Определенные статьи (например, прибыль, некоторые налоги, статьи Бюджета движения денежных средств) могут быть рассчитаны с помощью формул из других показателей бюджета.
На этапе планирования в системе может существовать несколько вариантов бюджета, которые соответствуют различным сценариям развития ситуаций, влияющих на бюджет. (Например, оптимистичный вариант бюджета может соответствовать определенному прогнозу курса валюты, увеличению объемов продаж и т.п., пессимистичный вариант бюджета будет соответствовать падению объемов продаж, увеличению затрат на приобретение сырья и т.п.)
Этап согласования и утверждения бюджетов
Этап согласования и утверждения бюджетов представляет собой итерационную процедуру. В модуле есть возможность хранить и сравнивать данные всех итераций согласования бюджетов.
Ниже приведен один из возможных вариантов согласования бюджетов.
· В подразделениях сформировали бюджеты.
· В финансовом управлении компании или холдинга данные подразделений автоматически агрегировали.
· Получили критические показатели (например, чистый денежный поток, прибыль) и решили произвести корректировку (например, урезать) бюджеты подразделений.
· Исправили некоторые показатели бюджетов подразделений. При корректировке бюджетов под-разделений сотрудник финансовой службы может произвести корректировку «статьи верхнего уровня», например урезать расходы в целом по подразделению, без детализации по другим подстатьям, а так же скорректировать данные в целом за квартал без разбивки по месяцам.
· После корректировки бюджетов подразделений опять получили критические показатели и «спустили» скорректированный вариант вниз.
· В подразделениях произвели сравнение данных, которые они передали «наверх» и скорректированных данных, которые им «спустили», и скорректировали бюджет, чтобы он удовлетворял сформирован -ным в финансовом управлении цифрам.
В результате выполнения нескольких итераций данной процедуры будет сформирован окончательный вариант бюджета.
Формирование фактических показателей бюджета
Источником формирования фактических данных бюджетов могут быть:
1. Бухгалтерские данные системы «Галактика».
Для обеспечения попадания этих данных в модуль «Бюджет» необходимо настроить расчет фактических показателей бюджета через настройки алгоритмов обработки бухгалтерской информации.
Например, фактическое значение статьи «НДС, к перечислению бюджет» может быть задано формулой:
=Сальдо на начало 68 счета + Обороты по Кредиту 68 счета - Обороты по Дебету 68 счета
2. Оперативные данные системы Галактика
Если уровень детализации бухгалтерского учета не удовлетворяет финансовую службу, то в системе предусмотрена возможность разноски оперативных (накладные, акты выполненных работ и т.п.) и бухгалтерских (платежные поручения, входящие платежи, акты на получение векселей и т.п.) документов по показателям бюджета.
В зависимости от бизнес-процессов конкретного предприятия разноску оперативных и бухгалтерских документов системы по показателям бюджета может осуществлять как сотрудник финансовой службы, так и бухгалтер, обрабатывающий документ с помощью механизма Типовых Хозяйственных Операций.
Данные по неавтоматизированным подразделениям или некоторым статьям бюджета могут быть введены в систему вручную.
Анализ исполнения бюджета
Для проведения анализа исполнения бюджета в системе предусмотрена возможность сравнения плановых и фактических данных прошлых или текущего периодов. Расчет процентного отклонения плановых и фактических данных по статьям. Получение отчетности план/факт по различным аналитическим разрезам.
Проведение корректировок бюджета
По результатам анализа исполнения бюджета возможно проведение корректировок бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных. По определенным статьям возможно проведение корректировок методом скользящего планирования. В модуле так же есть возможность хранить все бюджеты до и после проведения корректировок и выполнять сравнения этих бюджетов.
Возможности, которые открывает автоматизация бюджетирования с помощью системы «Галактика»:
· Автоматическое построение консолидированных бюджетов по любой сложной оргструктуре предприятия от холдинговой структуры до структуры отделов и подразделений.
· Автоматизация процедуры согласования бюджетов и хранение данных по всем этапам согласования.
· Возможность формировать и анализировать различные варианты (сценарии) бюджетов.
· Гибкая настройка аналитических признаков статей и их визуального представления в типовых формах бюджетов.
· Формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам в системе Галактика (например, формирование бюджета на основе календарных планов договоров).
· Формирование фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы Галактика.
· Возможность агрегировать бюджет по нескольким вариантам оргструктуры (Например, по оргструктуре юридических лиц и по оргструктуре функционального подчинения).
· Гибкая настройка представления форм бюджетов для каждого подразделения.
· Распределение значений статей одного бюджета по статьям другого, что необходимо, например, при расчете налогов, с использованием моделей распределений по центрам ответственности.
· Разграничение доступа пользователей к различным вариантам и копиям бюджетов с помощью механизма областей видимости, стадий и масок бюджетного процесса.