Модуль Обмен бизнес-документами предназначен для обмена документами с внешними системами автоматизированного ведения учета. Гибкая система настроек позволяет экспортировать сформированные в системе документы в нескольких форматах и для разных целей. Реализован обмен документами, создаваемыми в Контуре логистики, Финансовом контуре, Контуре управления производством и т.д. Можно, например, передать клиенту накладную в электронном виде, извлечь из базы данные для обработки программой статистического анализа или внести в базу поступивший из банка документ.
При экспорте и импорте документов используются четыре формата файлов: текстовый, текстовый с разделителями, DBF и XML. При этом возможна запись каждого из документов в отдельный файл или составление реестра документов в одном файле. Файлы формируются системой с учетом заданной пользователем последовательности и форматов полей. Текстовые файлы формируются на основании составленного пользователем шаблона.
Благодаря функциям экспорта/импорта каталогов пользователи Галактики получили уникальную возможность оперативно обновлять данные таких каталогов системы как Контрагенты, Матценности, МБП, Основные средства, НМА.
Настройка структуры и форматов файлов производится в каждом конкретном случае по согласованию с организацией, для которой экспортируется документ, и в зависимости от программы, которой планируется их обрабатывать. Например, файлы с разделителями удобно обрабатывать в Microsoft Excel, а DBF-файлы при помощи FoxPro. При работе в сети Internet не обойтись без XML-файлов. Настройки сохраняются в базе данных системы Галактика , поэтому последующее выполнение однотипных операций сводится к нажатию нескольких клавиш.
Модуль Обмен бизнес-документами является ключевым при обмене документами, создаваемыми в Контуре логистики, Бухгалтерском контуре, Контуре управления производством и т.д. Он является надежным посредником между системой Галактика и иными системами обработки данных (СУБД, текстовыми редакторами, электронными таблицами, интернет-браузерами). Если же необходим обмен только платежными документами, можно воспользоваться модулем Клиент-Банк, специально предназначенным для этих целей
Все документы, формируемые в системе Галактика , сохраняются в базе данных. При экспорте копия документа из базы данных сохраняется в файле, указанном в настройке экспорта. При импорте в базу данных добавляется новый документ, созданный на основании данных из файла, указанного в настройке импорта. Все сеансы экспорта/импорта документов фиксируются в протоколе, где указывается время сеансов и номера документов.
Процесс экспорта/импорта максимально автоматизирован, что экономит не только время, но и в большой мере исключает вероятность возникновения ошибок при синхронизации баз данных.