Статистический формуляр – это банк, содержащий вопросы программы статистического наблюдения и место для ответов на них. формуляр является носителем статистической информации, полученной в результате статистического наблюдения. Поэтому статистический формуляр в полной мере должен отражать содержание программы статистического наблюдения. Обязательными элементами любого формуляра является титульная и адресная части. В титульной части обычно содержится наименование статистического объекта наблюдения. Например, статистический отчёт о внесении органических и минеральных удобрений. Здесь указывается наименование органа, который проводит наблюдение, кем и когда утверждён формуляр, иногда и номер, присвоенный ему и общей системе формуляров статистического наблюдения, осуществляемого данными органами. Так, приведенный выше статистический отчёт имеет № 9-сх.
В адресной части предусмотрена запись точного адреса статистической единицы или группы единиц наблюдения и некоторые другие сведения о них. Кроме того, во многих случаях в формулярах статистического наблюдения указывает, в какие сроки и куда должны быть отправлены заполненные формуляры, а также предусматривают подписи лиц, ответственных за правильность содержащейся в них информации.
Статистический формуляр часто называют просто формуляром, а также бланком, формой, картой (карточкой), анкетой, переписным или опросным листом и др. то или иное наименование обычно даётся формуляру в связи со специфическими особенностями организуемого наблюдения.
Статистические формуляры бывают двух видов: индивидуальные (карточные) и общие (списочные).
Индивидуальный (карточный)формуляр предназначен для отражения статистической информации, как правило, каждой статистической единицы на отдельной карточке – фишке. Например, многочисленные статистические отчёты сельскохозяйственного предприятия представляют собой карточные формуляры, при этом каждый отчёт - это карточный формуляр для отчётного предприятия, как самостоятельной статистической единицы.
Общий (списочный)формуляр отображает результаты статистического наблюдения по тем единицам, которые размещены по списку. В бланке – списке каждой единице наблюдения может отводиться горизонтальная строка или вертикальный столбец графа, где сначала записывают наименование единицы, а затем – ответы на вопросы, содержащийся в формуляре. Примером списочного формуляра может служить отчёт предприятия о заработной плате каждого работника, имея в виду, что отдельный работник – это статистическая единица.
Индивидуальные (карточные) и общие (списочные) формуляры имеют как положительные стороны, так и недостатки. Так, для карточных формуляров характерна маневренность; такие формуляры могут применятся при любой организации проведения наблюдений, причём индивидуальный формуляр может быть заполнен как регистраторами (счетчиками), так и теми, от кого должны быть получены сведения. В то же время карточные формуляры отличаются повышенной громоздкостью, так как требуют записи адресной части по каждой в отдельности единице наблюдения.
Списочные формуляры, в отличии от карточных, не обладают маневренностью, зато способствуют сокращению объёма работы по заполнению адресной части документа, когда запись ведётся один раз для всего числа статистических единиц. Поэтому списочный формуляр в некоторой мере облегчает работу счётчиков. Применение списочного формуляра дает экономию по сравнению с индивидуальным в расходе бумаги, в затратах на размножение формуляров и др. однако, во многих случаях списочные формуляры могут быть мало приемными, неудобными, а то и вовсе непригодными.
Например, возможно заменить индивидуальные статистические отчёты о работе каждого предприятия АПК каким-то общим отчётом, скажем, по административному району в целом. Поэтому наиболее полную и объективную статистическую информацию можно получить в условия рационального сочетания индивидуальных и общих статистических формуляров.
Особое значение для заполнения статистических формуляров имеет формулировка вопросовв программе наблюдения. Целесообразно отметить, что формулировка вопросов – дело очень сложное. С этой целью нередко приходится потратить много времени, перебрать много вариантов формулировок, пока не найдется та, которая окажется наиболее подходящей для внесения ее в формуляр наблюдения. Вопросы формуляра должны быть составлены как можно более кратко, ясно и определённо, чтобы их понимание не вызывало затруднений и чтобы не возникала возможность разного их толкования. Если вопросы сформулированы не достаточно строго, то становится неясным, о чем нужно получить сведения. Поэтому какими бы ясными не казались вопросы программы статистического наблюдения, к нему обычно дается инструкция, в которой предусмотрена совокупность указаний и разъяснений по заполнению статистических формуляров. Инструкция может быть представлена в виде отдельного документа или совмещена с формуляром наблюдения. В ней излагается как следует понимать той или иной вопрос формуляра, как целесообразно записывать на него ответ. Если основные положения инструкции совмещены со статистическим формуляром, т.е., например, приводится перечень и всевозможных отчётов на поставленные вопросы, то такой вариант инструкции принято называть подсказом. В свою очередь подсказ может быть полным, если дается исчерпанный перечень возможных ответов, и неполным, если указываются только некоторые из возможных ответов.
Целесообразно отметить, что для каждой формы статистической отчётности или любого другого формуляра статистического наблюдения Минстат Республике Беларусь в обязательном порядке разрабатывает и вместе с формулярами досылает непосредственными исполнителями инструкцию, в которой подробно изложена последовательность и порядок заполнения всех пунктов и показателей, содержащихся в статистическом формуляре. Иногда Минстатом Республике Беларусь могут быть подготовлены и изданы отдельными брошюрами Альбомы форм статистической отчётности и инструкции по их применению.