Значение и задачи организационного проектирования

 

Без развития методов проектирования структур управления затруд­няется совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя опериро­вать старыми организационными формами, которые не удовлетворя­ют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформа­ции самих задач управления;

во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно пе­реносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного ме­ханизма во многом был подменен внедрением и использованием ав­томатизированных систем управления (АСУ) — работой исключи­тельно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления неред­ко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недоста­точно связано с организационными факторами;

в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма — механиз­ма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих ме­тодологией формирования организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывше­го набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная структура управления — по­нятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определенны­ми отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям;

распределение ответственности, полномочий и прав внутри органи­зации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организа­ции. Наконец, организационная структура — это поведенческая сис­тема, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные вза­имоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовмес­тима с использованием каких-либо однозначных методов — либо фор­мальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организаци­онного моделирования) с экспортно-аналитической работой, изуче­нием отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулиро­вание целей организации. Сначала формулируются цели, а затем — механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отра­жает ее многообразную роль в развитии экономики.

Особое значение имеют характер влияния внешней среды на по­строение организации и система связей элементов структуры с эле­ментами внешней среды (рис. 28.1).

Системность подхода к формированию организационной струк­туры проявляется в следующем: 1) не упускать из виду ни одну из уп­равленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной; 2) выявить и взаимоувязать применительно к этим зада­чам систему функций, прав и ответственности по вертикали управ­ления — от генерального директора предприятия до мастера участка; 3) исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т. е. по координации деятельности раз­ных звеньев и органов управления при выполнении общих текущих задач и реализации перспективных межфункциональных программ;

4) обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали уп­равления, имея в виду нахождение оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации в управлении. Все это требует тщательно разработанной поэтапной процедуры проектиро­вания структур, детального анализа и определения системы целей, про­думанного выделения организационных подразделений и форм их ко­ординации.

 

 

Рис. 28.1. Исследование влияния внешней среды на проектирование организации

 

Основные методологические принципы

 

Применявшиеся до последнего времени методы построения орга­низационных структур управления характеризовались чрезмерно нор­мативным характером, недостаточным разнообразием, гипертрофиро­ванным использованием типовых решений, что приводило к механи­ческому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уров­нях повторял одни и те же схемы, наборы функций и состав подразде­лений, отличающихся только по численности. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы форми­рования структур: численность персонала вместо целей организации;

постоянный набор органов управления вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях; упор на исполнение неизменных функ­ций в отрыве отменявшихся задач; устаревшие схемы и структуры шта­тов как усредненные показатели существующих организаций без ана­лиза их недостатков и степени пригодности.

Одним из главных недостатков применявшихся методик явля­лась их функциональная ориентация, строгая регламентация процес­сов управления, а не их результатов. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления меняется. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управле­ния приобретают зачастую более важное значение, чем строгое уста­новление их функциональной специализации. Это особенно отчет­ливо проявляется при решении проблем, связанных, например, с созданием корпораций, акционерных обществ и финансово-промы­шленных групп, с более тесным подчинением производственной де­ятельности выполнению заказов и договоров, запросам потребите­лей, с обеспечением связи науки и производства, с комплексным ре­шением проблем качества продукции и т. п. Даже самые обоснован­ные проработки функциональных характеристик и нормативов чис­ленности аппарата управления производственных организаций не дают конструктивных рекомендаций для решения проблем форми­рования территориально-производственных комплексов, организа­ции целевых программ. Таких новых проблем в области организа­ции управления, требующих комплексного решения, возникает все больше в условиях ускорения научно-технического прогресса, по­вышения взаимосвязанности и динамизма звеньев экономики.

Особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем как построения, так и развития организации (рис. 28.2). Сис­темный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленче­ской структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на бо­лее общие принципы проектирования организаций. Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций ап­парата управления. Многообразие целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть све­дено к одному измерителю. Основное назначение большинства про­изводственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции и услугах. В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития ор­ганизационной системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть од­нозначным. На схеме показана общая последовательность перехода от целей организации к ее структуре (рис. 28.3).

 

 

 

 

Рис. 28.2. Выявление проблем организации

 

Рис. 28.3. Переход от целей организации к ее структуре

 

Применительно к реализации системных принципов формирова­ния внутренней структуры аппарата управления следует учитывать, что организационная структура является сложной характеристикой сис­темы управления. В единой системе должны рассматриваться и раз­личные методы формирования организационных структур управле­ния, многие из которых появились лишь в последние годы. Эти мето­ды имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позво­ляет решить все практически важные проблемы построения органи­зационной структуры аппарата управления и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение ор­ганизацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой - насколько ее внут­реннее построение и процессы функционирования адекватны объек­тивным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производст­ва, экономики, технического прогресса и социального развития. Од­нако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характе­ристик аппарата управления: его производительность при перера­ботке информации; оперативность принятия управленческих реше­ний; надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве ис­полнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адап­тивность и гибкость, характеризующиеся способностью своевремен­ного выявления организационных проблем и соответствующей пере­стройкой работы.

Особенно значима экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Необходимо формулировать его как критерий экономической эффективности, в соответствии с кото­рым должна быть обеспечена максимизация результатов по отноше­нию к затратам на управление. Численность аппарата управления, сокращение которой остается одним из важных параметров повыше­ния экономической эффективности, должна быть объективно обос­нованной, для того чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.