Подготовка к переговорам условно может быть поделена на две основных стадии: организационную и теоретическую. Основанием для такого деления служит разная направленность проблем подготовки переговоров.
Первая стадия связана с необходимостью контакта с другой стороной, для того чтобы договориться об обстоятельствах проведения переговоров (переговоры о переговорах).
Вторая – собственно подготовка к переговорам. Основными задачами организационной стадии подготовки к переговорам являются совместный поиск ответа на следующие основные вопросы – где, когда, как и с кем проводить переговоры («переговоры о переговорах»).
Соответственно основными этапами организационной подготовки являются:
• выбор места и времени встречи;
• определение уровня проведения переговоров;
• определение и согласование повестки дня.
Выбор места и времени подразумевает определение страны, в которой будут проходить переговоры, времени их проведения, соответствующего здания, поиск приемлемых условий для размещения делегаций, обеспечение делегаций связью, соответствующей техникой, транспортом, составление плана рассадки.
Определение уровня проведения переговоров предполагает обсуждение вопросов о формировании сторонами количественного и качественного состава делегаций, функций участников, их уровня (лидеры противостоящих сторон, их представители).
Определение повестки дня предполагает совместное обсуждение следующих вопросов: что включать в повестку дня, в какой последовательности обсуждать вопросы, каков должен быть регламент предстоящих переговоров, каков должен быть язык проведения переговоров.
Решение этих вопросов во многом предопределяет успех или провал переговоров.
При определении состава делегации на переговорах общим правилом является принцип равенства (примерно равный уровень делегаций по рангу, одинаковый количественный состав).
В состав делегации обычно входят: глава делегации, его заместители, советники и эксперты, технический и обслуживающий персонал.
Немаловажным вопросом являются правила процедуры проведения переговоров. Хотя юридически закрепленных (типовых) правил процедуры не существует, практика проведения переговоров выработала некоторые нормы, соблюдаемые большинством делегаций.
Основные правила процедуры включают в себя:
• порядок утверждения повестки дня;
• выборы руководящих органов (обычно избирается председатель, его заместители или сопредседатели);
• порядок формирования и обязанности секретариата, который обеспечивает ведение протокола, издание и размножение документов, перевод;
• установления кворума и порядка принятия решения;
• полномочия председателя (предоставлять слово для выступления, ограничивать время на выступление, объявлять перерыв, ставить вопрос на голосование и т. д.);
• порядок внесения поправок и предложений;
• условия участия наблюдателей;
• порядок изменения правил процедуры;
• языки работы.
Порядок рассадки участников переговоров также очень важен. Важным может быть даже вопрос – кто за кем входит в помещение, кто, где и в какой последовательности садится за стол переговоров. Решение этих вопросов только на первый взгляд не вызывает трудностей. В истории международных отношений известен случай переговоров по окончанию Тридцатилетней войны, которые завершились подписанием в 1648 году Вестфальского мира, когда споры по вопросу, как должны рассаживаться участники переговоров, длились шесть месяцев.
Классический справочник по дипломатическому протоколу Дж. Вуда и Ж. Серре дает описание пяти основных вариантов рассадки председателя и членов делегации на двусторонних и многосторонних переговорах.