Теория общих систем. Л. фон Берталанффи (1956) предложил идею теории общих систем, которая может охватить все уровни науки от изучения отдельной клетки до изучения общества. Этот подход предполагает поиск обобщений, действительных на всех иерархических уровнях, когда методологическое единство наук сопровождается существенным единством принципов и законов. Дж. С. Миллер (1965) развивал общий системный подход, чтобы показать, что отдельный «набор» концепций может быть применим для различных наук. Методы управления информационными перегрузками, пересечения границ, подсистемного кодирования, обратной связи, пропускной способности и результата представлены как характеристики всех «живых систем». По Л. фон Берталанффи подход общих систем постулирует открытость каждой системы, теория общих систем должна быть теорией открытых систем.
Теория открытых систем (концепция неопределенности) подчеркивает тесную взаимосвязь между организационной структурой и ее поддерживающим окружением (средой). Одно из важных положений концепции неопределенности состоит в том, что без непрерывных внешних сигналов любая система вскоре деградирует, истощается, останавливается и разрушается. Решающим критерием для распознавания и понимания организационных систем является взаимосвязь организационных систем с энергетическим источником их поддержания. Почти для всех организаций один из наиболее важных внутренних ресурсов поддержки – это целенаправленные, скоординированные и интегрированные человеческие усилия и мотивация.
Другой важный аспект теории открытых систем – пропускная способность: обработка (производственных) сигналов для достижения некоторого результата, который в дальнейшем используется внешней группой или системой. В любой данной системе эти функции можно распознать наблюдая за циклом: сигнал – пропускная способность – результат. Этот цикл иногда описывают в технологических или экономических терминах, что неправомерно отделяет его от вовлеченных в него людей (масса необработанных материалов и масса продукции в конце, создающие прибыль). Однако, поскольку речь идет о цикле пропускной способности организации, мы обязательно включаем в эту систему людей.
Следующий аспект теории открытых систем – это ее положение о различных иерархических уровнях систем и их взаимосвязях. Паттерн специфического функционального организационного поведения имеет возможность кооперироваться с другими паттернами, чтобы достигать большего результата, к примеру в рабочие группы, чьи кооперативные взаимоотношения фактически обеспечивают конечный продукт.
Такие взаимосвязанные группы формируют технические и производственную подсистемы организации. Организация имеет иерархически упорядоченную структуру. Это приводит к тому, что деятельность более высоких уровней доминирует над деятельностью более низких.
Таким образом, большинство деловых связей со средой контролируется посредством управляющей системы. Внешние взаимоотношения менеджеров организации включают критический набор параметров для обеспечения эффективности и выживания организации как таковой. Менеджеры на стратегических позициях играют ключевую роль в развитии и адаптации организации. Поэтому, в данном контексте, они изучаются как люди со специфической ролью, подверженные социальному влиянию.
Общие характеристики открытых систем. Несмотря на все свое разнообразие, открытые системы имеют общие характеристики. Следующие десять характеристик отличают все открытые системы.
1. Привнесение энергии. Открытые системы привносят определенную форму энергии из окружающей среды. Другими словами, функционирование организации сильно зависит от постоянного поступления определенных ресурсов из окружающей, например, социально-экономической среды. Ни одна организационная система не является в полной мере самодостаточной или замкнутой.
2. Пропускная способность. Открытые системы преобразовывают доступные им ресурсы. Организация создает новый продукт или обрабатывает вещества, или обучает людей, или обеспечивает услуги. Эти виды деятельности включают некоторое преобразование входного сигнала.
3. Продукт. Открытая система всегда экспортирует в окружающую среду продукт организации. Это могут быть, например, изобретение know how или мост, построенный инженерной фирмой. Постоянное производство продукта в системе зависит от восприимчивости окружающей среды. Продукты организации могут быть не востребованы, не иметь относительной полезности, перенасыщать рынок.
4. Открытые системы как циклы событий. Ресурсная модель имеет циклический характер. Продукт, экспортируемый в среду, представляет собой будущий источник энергии для воспроизведения цикла деятельности организации. Энергия (ресурс), подкрепляющая цикл деятельности, производится посредством эффективного обмена продукта (ресурсной модели) во внешнем социально-экономическом пространстве. Этот процесс структурируется так, чтобы составлять единство и завершенность (замкнутый цикл). Единичный цикл представляет собой простую форму модели. Но такие единичные циклы комбинируются в более крупную структуру событий или системы событий. Система событий может состоять из цикла небольших циклов, каждый из которых влечет за собой другие. Циклы разных типов могут не иметь прямого отношения друг к другу. В таком смысле основной областью для исследования и построения организационных структур является прослеживание энергетической цепочки событий от момента поступления энергии и ее трансформации до окончания цикла (динамики ресурсной модели).
5. Снижение неопределенности. Чтобы выживать, открытые системы должны противодействовать развитию (увеличению) неопределенности. Развитие неопределенности – естественный закон природы, в соответствии с которым все живые формы движутся к дезорганизации или смерти. Цикл «вход – трансформация – результат» является основным для системы жизнедеятельности, это и есть цикл снижения неопределенности.
Открытые системы отличаются по своей способности выживать даже в случае резкого прерывания этого цикла. Здесь важна такая характеристика, как способность к аккумулированию, накоплению. В результате того, что организация привнесла энергии больше, чем поставляет в среду, система может аккумулировать энергию и снижать неопределенность. Внутри границ своей способности к накоплению открытая система всегда стремится максимизировать соотношение между привнесенной и поставляемой в среду энергией, чтобы выжить и даже в периоды кризиса жить в течение полученного взаймы времени.
Современные экспериментальные исследования свидетельствуют о том, что существует значимая взаимосвязь между стратегией снижения неопределенности задачи управления и эффективностью решения. Стратегии снижения неопределенности содержат репрезентации внешнего и внутреннего планов и отражают уровень иерархии, язык описания и возможности субъективного местоопределения руководителя.
Стратегии снижения неопределенности представлены следующими операциональными классами:
• Сенсорный, включающий считывание контрольных показаний о состоянии процесса управления.
• Логический, включающий анализ поступающей информации на уровне процесса, построение гипотез о возможных отклонениях в процессе управления, синтез, структурирование образа объекта на уровне причинно-следственных связей.
• Коммуникативный, включающий взаимодействие с коллегами и специалистами других служб, команды, согласования действий, т.е. процесс приема и передачи информации в системе «человек-человек».
• Моторный, включающий операции непосредственного влияния (зачастую не обоснованного) на различные участки управленческого процесса и, таким образом, изменения параметров этого процесса.
Эффективность решения неопределенных задач прямо положительно связана с преобладанием сенсорных и логических действий руководителей, а отрицательно – с преобладанием коммуникативных и моторных в субъективных предпочтениях стратегии снижения неопределенности.
6. Получение информации, нейтрализация обратной связи и кодирование. Система получает из среды не только энергию, которую она трансформирует, изменяет в процессе работы. Она получает также информацию и сигналы о среде и о своем собственном функционировании по отношению к среде. Отрицательная обратная связь в системе позволяет корректировать отклонения от первоначальной концепции.
В процессе кодирования информации процесс местоопределения организации упрощается до небольшого количества значимых для данной системы базовых переменных. Однако очень важно, чтобы при этом упрощении не «потерялась» адекватность и не смещались акценты между переменными по их реальной значимости.
7. Стабильность и динамическое равновесие. Энергия, задерживающая рост неопределенности, привносится для того, чтобы поддерживать постоянство и стабильность в качестве ресурсной модели. Стабильность не означает отсутствия действий или постоянного равновесия. В этом случае существуют постоянный приток ресурсов из среды и постоянный экспорт продуктов организационной системы (динамика). Стабильность как характеристика системы заключается в том, что пропорция энергетического обмена и отношение между частями сохраняются одинаковыми. Временная схема активности, которая может иметь серию подъемов и спадов, в целом стремится к прямой линии. Более того, система сама по себе находится в постоянном движении. Ее равновесие, – как определил К. Левин, – это квази-стационарность, основной принцип – сохранение характера системы.
Рост организации – одна из форм проявления тенденции к равновесию между возрастающей сложностью системы и ее целостностью. Сохраняя свой характер, система стремится получать больше ресурсов, чем требуется для конечного результата (мы уже отмечали это при обсуждении снижения неопределенности). Для того, чтобы гарантировать выживание, система действует так, чтобы получить некоторый запас надежности сверх необходимого для существования уровня. В процессе адаптации к среде системы делают попытки соединиться с внешними силами, поглощая их или получая контроль над ними. Организации движутся, включая в свои границы и внешние ресурсы, необходимые для выживания. Результат – экспансия первоначальной системы.
Таким образом, стабильность, которая на первоначальном этапе развития (создания инициативной группы) является одним из видов равновесия, с течением времени на более сложном этапе (тиражирования идей) становится специфическим равновесием, сохраняющим характер системы во время роста и экспансии.
9. Специализация. Открытые системы движутся по направлению к специализации. Общие паттерны организационного поведения заменяются более специализированными паттернами.
10. Интеграция и координация. В процессе профессиональной дифференциации система приходит к объединенному функционированию. В организационных системах существуют два различных пути объединения, которые Б. С. Георгопулос называет координацией и интеграцией. Интеграция позволяет объединять усилия благодаря совпадению, например, отношения к миссии, разделяемым нормам и ценностям, и специально ориентируемой системы стимулирования, вовлечения и подготовки персонала.
В крупных организациях скорее координация, чем интеграция является средством обеспечения четкости и систематического объединения усилий – благодаря таким правилам, как установление и регулирование детерминированных операций, синхронизация функций, создание расписания и упорядочение событий.
11. Принцип равных конечных состояний. Открытые системы могут быть охарактеризованы на основе принципа равных конечных состояний, предложенного Л. фон Берталанффи. В соответствии с этим принципом, система может достичь одного и того же конечного состояния при различных начальных условиях и различными путями. В зависимости от того, каким способом организация создает регуляторные механизмы, чтобы контролировать свои действия, количество равных конечных результатов может быть сокращено.