Для того чтобы проводимое совещание оказалось эффективным, необходимо придерживаться следующих правил. Необходимо установить цель проведения конкретного совещания. Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы, также это может быть и просто предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения по какому-то конкретному вопросу. Еще одним важным элементом подготовки совещания является предварительное оповещение участников с передачей им повестки совещания. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Заранее разосланная или оглашенная, хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться.
Повестка совещания — это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:
1. тема совещания;
2. цель совещания;
3. перечень обсуждаемых вопросов;
4. время начала и окончания совещания;
5. место, где оно будет проходить;
6. фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;
7. время, отведенное на каждый вопрос;
8. место и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.
Время совещаний должно быть обязательно определено распорядком с соблюдение процедуры выступлений. Рекомендуется устраивать совещания в конце рабочего дня и во второй его половине, чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов, т.к. больше двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос. Целесообразно количество приглашенных свести к минимуму, т. к. большое количество приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Оптимальное число участников совместных обсуждений — 5-7 человек. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменными лицами: тем, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время.
При рассадке участников необходимо учитывать характеры и взаимоотношения приглашенных, учитывая, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Необходимо регулировать направленность выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо снять его с обсуждения.
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей ведения совещаний: дипломатический и авторитарный. Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При авторитарном стиле руководства некоторые участники, стремясь протащить свои проекты, действуют напористо.
В конце совещания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.