Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или даже группы семинаров. В то же время организация выставки можетбыть и составным элементом проведения конференции. В этом случае возни¬кает ряд задач, связанных с организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников на оформление стендов. Оптимальный блок для размещения фирмы на выставке должен включать три или четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители фирм, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы; кладовая для рекламной документации, сувениров, деталей экспонатов; а также желательно помещение, где представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями — потенциальными деловыми партнерами, проявившими особый интерес к деятельности фирмы.
Как к конференциям, так и к выставкам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей. Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны ответить на любой вопрос, касающийся потребительских возможностей продукции.
Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Успешное проведение презентации во многом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами.
Извещения о презентациях даются в средствах массовой информации, определяя место и сроки проведения презентации. Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5-2 ч. Презентации лучше всего проводить после обеда, примерно с 15 ч, с тем, чтобы после нее можно было организовать прием типа «коктейль» или «фуршет». Открывает презентацию и ведет один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия.