Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа. Библиографическое описание является основной частью библиографической записи.
ГОСТ 7.1-2003 устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений. Данный стандарт распространяется на описание документов, которое составляется учреждениями и отдельными лицами при подготовке библиографических указателей и списков (в т. ч. к курсовым и дипломным работам) и не распространяется на библиографические ссылки.
Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных (в том числе депонированные) и неопубликованных документов на любых носителях – книги, журналы, газеты, картографические документы, электронные ресурсы; составные части документов (статьи, главы, разделы, параграфы и др.) и т. д.
В ряде случаев при описании документов составляется заголовок. В частности, если документ имеет одного, двух или трех авторов, в заголовок выносится фамилия и инициалы первого автора. Далее следует библиографическое описание, состоящее из следующих областей:
- область заглавия и сведений об ответственности;
- область издания;
- область специфических сведений;
- область выходных данных;
- область физической характеристики;
- область серии;
- область примечания;
- область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности.
Области описания состоят из элементов, которые делятся на обязательные (приводят в любом описании) и факультативные (необязательные, но дающие дополнительную информацию о документе).
Обязательные элементы содержат библиографические сведения, обеспечивающие идентификацию документа. Их приводят в любом описании. Если обязательный элемент, общий для описаний, вошедших в библиографическое пособие, вынесен в заглавие библиографического пособия или его разделов, то он, как правило, не повторяется в каждом описании (например, имя автора в указателе трудов одного автора, имя издателя в издательском каталоге, дата издания в хронологическом списке работ и т. п.).
Факультативные элементы содержат библиографические сведения, дающие дополнительную информацию о документе. Набор факультативных элементов определяет учреждение, в котором составляется описание. Он должен быть постоянным для определенного информационного массива. С наибольшей полнотой факультативные элементы приводят в описаниях для государственных библиографических указателей, библиотечных каталогов (в карточной и электронной форме), баз данных крупных универсальных научных библиотек и центров государственной библиографии.
Для разграничения областей и элементов описания принята единая система условных разделительных знаков (УРЗ), применение которых обязательно. Использование УРЗ не связано с нормами языка.
В качестве условных разделительных знаков используются знаки препинания и математические знаки: точка ( . ), точка и тире (. – ), запятая ( , ), двоеточие ( : ), точка с запятой ( ; ), многоточие ( ... ), косая черта ( / ), две косые черты ( // ), круглые скобки [ () ], квадратные скобки ( [ ] ), знак плюс ( + ), знак равенства ( = ).
В конце библиографического описания ставится точка.
Каждой области, кроме первой (заголовка), предшествует знак точка и тире ( . – ). Если первый элемент области в описании отсутствует, точка и тире ставятся перед последующим элементом, разделительный знак (УРЗ) которого в этом случае опускается.
Для более четкого разделения областей и элементов, а также для различения предписанной и грамматической пунктуации применяют пробелы в один печатный знак до и после предписанного знака. Исключение составляют точка и запятая – пробелы оставляют только после них. Круглые и квадратные скобки рассматриваются как единый знак; пробел ставится перед открывающей и после закрывающей скобки.
Ноздрин, Г. А. Национальная немецкая благотворительность в Сибири во второй половине XIX – начале ХХ вв. / Г. А. Ноздрин // Зарубежные экономические и культурные связи Сибири (XVIII-XX вв.). – Новосибирск, 1995. – С. 137-152 .
Источником информации для составления библиографического описания является документ в целом. При необходимости в описании могут быть приведены сведения, заимствованные из источников вне документа.
Главным источником информации является элемент документа, содержащий основные выходные и аналогичные им сведения –титульный лист, титульный экран, этикетка и наклейка и т. п.
Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации. Недостающие уточняющие сведения, а также полностью отсутствующие необходимые данные формулируют на основе анализа документа.
Сведения, сформулированные на основе анализа документа, а также заимствованные из источников вне документа, во всех областях библиографического описания, кроме области примечания, приводят в квадратных скобках.
Язык библиографического описания, как правило, соответствует языку выходных сведений документа.
При составлении библиографического описания в целях обеспечения его компактности можно применять сокращение слов и словосочетаний, но количество сокращений должно быть минимальным. Нельзя сокращать заглавие, общее обозначение материала, название серии. В областях библиографического описания 2-7 (см. далее) используются только самые общепринятые сокращения (по ГОСТ 7.11-78 и ГОСТ 7.12-93).
В библиографических записях применяют нормы современной орфографии, независимо от времени выхода документа. Исключение составляют старинные (до XIX в.) и стилизованные под старину документы, а также стилизованные под старину наименования современных издательств, организаций и заглавий документов.
Прописные буквы применяют в соответствии с современными правилами грамматики того языка, на котором составлено библиографическое описание, независимо от того, какие буквы употреблены в источнике информации. С прописных букв начинают первое слово каждой области, а также первое слово следующих элементов: общего обозначения материала и любых заглавий во всех областях описания. Все остальные элементы записывают со строчной буквы.
Сохраняют прописные и строчные буквы в официальных наименованиях современных организаций и других именах собственных.
Числительные в библиографическом описании, как правило, приводят в том виде, как они даны в источнике информации, т. е. римскими или арабскими цифрами, либо в словесной форме, с учетом следующих положений.
Римские цифры и числительные в словесной форме заменяют арабскими цифрами при обозначении классов или курсов учебных заведений; порядковых номеров издания; года или дат выхода, распространения документа; номеров (выпусков) многотомного документа, журнала, газеты или другого продолжающегося ресурса.
Количественные числительные обозначают арабскими цифрами без наращения окончания (3 т. ; 2 электрон. диска). Порядковые числительные приводят, как правило, с наращением окончаний по правилам грамматики языка (2-е изд.). Без наращения окончания приводят порядковые номера томов, глав, страниц, классов, курсов, если родовое слово (том, глава и т. п.) предшествует порядковому номеру: (Т. 1; Гл. 4 ; С. 127).
Сведения, вызывающие сомнение, приводят в описании с вопросительным знаком, заключенным в квадратные скобки: [?].