Описание архивных документов состоит из двух частей, которые либо разделяют точкой, либо условным знаком две косые черты (описание не стандартизировано).
В первой части приводят сведения об авторе (если он имеется) и название документа; во второй – указывается место его хранения (архив) и поисковые данные (фонд, опись, дело (единица хранения), лист (листы)):
Список рукописей библиотеки Казанского университета за 1812 г. НАРТ, ф. 92, оп. 1, д. 501.
или
Список рукописей библиотеки Казанского университета за 1812 г. // НАРТ, ф. 92, оп. 1, д. 501.
Элементы во второй части разделяются либо запятыми (в большинстве исторических журналов), либо точками (в архивных журналах).
Бригген, А. Ф. Жизнь Кайя Юлия Кесаря и взгляды на его характер // ГНБ., ф. 286, оп. 2, д. 265, л. 1-2.
или
Бригген, А. Ф. Жизнь Кайя Юлия Кесаря и взгляды на его характер // ГНБ. Ф. 286. Оп. 2. Д. 265, Л. 1-2.
Статистические сведения о выплате пособий и пенсий, 1919 г. // НАРТ, ф. Р-115, оп. 1, д. 90, л. 3, 7 об., 8, 13, 25–26.
или
Статистические сведения о выплате пособий и пенсий, 1919 г. // НАРТ. Ф. Р-115. Оп. 1. Д. 90. Л. 3, 7 об., 8, 13, 25–26.
Бывает необходимость сослаться не на отдельный документ, а на дело (единицу хранения) в целом.
Положение об организации подотдела социального обеспечения и охраны труда, 1919 г. // НАРТ, ф. Р-115, оп. 1, д. 74.
Сокращенные и полные названия некоторых архивов:
ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации (Москва);
РГИА – Российский государственный исторический архив (Санкт-Петербург);
НАРТ – Национальный архив Республики Татарстан (Казань);
ОРРК НБЛ - Отдел рукописей и редких книг Научной библиотеки им. Н. И. Лобачевского Казанского государственного университета (Казань);
ЦГАИПДРТ – Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан (Казань).
Законодательные материалы
Запись под заголовком:
Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации : офиц. текст. – М. : Маркетинг, 2001. – 39, [1] с.
Российская Федерация. Законы. О воинской обязанности и военной службе : федер. закон : [принят Гос. Думой 6 марта 1998 г. : одобр. Советом Федерации 12 марта 1998 г.]. – [4-е изд.]. – М. : Ось-89, [2001?]. – 46, [1] с. – (Актуальный закон).
Российская Федерация. Законы. Семейный кодекс Российской Федерации : [федер. закон : принят Гос. Думой 8 дек. 1995 г. : по состоянию на 3 янв. 2001 г.]. – СПб. : Victory : Стаун-кантри, 2001. – 94, [1] с.
Запись под заглавием:
Конституция Российской Федерации. – М. : Приор, [2001?]. – 32, [1] с.
Гражданский процессуальный кодекс РСФСР : [принят третьей сес. Верхов. Совета РСФСР шестого созыва 11 июня 1964 г.] : офиц. текст : по состоянию на 15 нояб. 2001 г. / М-во юстиции Рос. Федерации. – М. : Маркетинг, 2001. – 159, [1] с.
Стандарты
Запись под заголовком:
ГОСТ Р 517721–2001. Аппаратура радиоэлектронная бытовая. Входные и выходные параметры и типы соединений. Технические требования. – Введ. 2002–01–01. – М. : Изд-во стандартов, 2001. – IV, 27 с.
ГОСТ 7. 53–2001. Издания. Международная стандартная нумерация книг. – Взамен ГОСТ 7.53–86 ; введ. 2002–07–01. – Минск : Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации ; М. : Изд-во стандартов, cop. 2002. – 3 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).
Запись под заглавием:
Издания. Международная стандартная нумерация книг : ГОСТ 7.53–2001. – Взамен ГОСТ 7.53–86 ; введ. 2002–07–01. – Минск : Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации ; М. : Изд-во стандартов, cop. 2002. – 3 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).
Сборник стандартов:
Система стандартов безопасности труда : [сборник]. – М. : Изд-во стандартов, 2002. – 102, [1] с. : ил. ; 29 см. – (Межгосударственные стандарты).