Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.