Асқаров Нұрлан Әуезханұлы

Асқаров Нұрлан Әуезханұлы

Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы

Белғара Біржан Байғараұлы

С ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ НЕГІЗДЕРІ

Алматы­­­

Олданбалы тіл құрал

Н.Ә. Асқаров,

Ж.Б. Нәлібаев,

Б.Б. Белғара

С ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ НЕГІЗДЕРІ

Оқу-қолданбалы құрал

АЛМАТЫ

АЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ

АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ

ТІЛ КОМИТЕТІ

МЕМЛЕКЕТТІК ТІЛДІ ЖЕДЕЛДЕТІП

ОҚЫТУ РЕСПУБЛИКАЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ

ХАЛЫҚАРАЛЫҚ «ҚАЗАҚ ТІЛІ» ҚОҒАМЫ

Асқаров Нұрлан Әуезханұлы,

Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы,

Белғара Біржан Байғараұлы.

  ISBN  

Мазмұны

  АЛҒЫ СӨЗ. 7 КІРІСПЕ.. 9

Алғы сөз

  Жалпы іс қағаздарының қоғам өмірінде… Кез-келген ғылым саласы секілді іс қағаздарын жүргізудің де өзіндік жүйесі,…

Кіріспе

Кез-келген мекеме мен кәсіпорында құжаттардың, құжат айналымы жүйесін дұрыс… Ұйымда құжат айналымының талапқа сай… Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған бұл…

Авторлар

 

 

Тарау

С қағаздарын жүргізу тарихы және жіктемесі

 

Жат ұғымы және функциясы

Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат жасау болған. Бұған адамзат тарихында… Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге,… Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат шығарады.…

С қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс… "Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых… Осы ұғымның мәні осы күнге дейін, тіпті компьютер пайда болғанда да өзгерген…

Сілтемелер

1. Конституция Республики Казахстан. – Алматы: «Credo», 1999. – С. 9. 2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037-2001 –… 3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – С. 1. …

С құжаттарының жіктемесі

Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тәсілі бар. Олардың бірқатары мынадай: 1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) –… - әкімшілік мәселелері бойынша;

Тарау

Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді, мұрағат қызметін заңдық және нормативтік-құқықтық тұрғыдан реттеу

 

Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – кез-келген мекеме мен кәсіпорынның қызметіндегі… Басқару қызметінде құжат еңбек… Басқару қызметінің барлық нысаны тиісті құжаттар арқылы көрініс…

Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын… Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық… Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін…

Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау

Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға өкілетті орган… Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының… Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы…

Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері

Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы тиіс. 1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі… 2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік және…

С қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары

  Жұмыстар атауы Орындалу мерзімі Жауаптылар 1. Құжаттау     …   Директордың орынбасары ____________ Н. Оспанов

С қағаздарын жүргізу жөніндегі ереженің үлгісі

 

 

____________________ Мекеменің атауы

Қазақстан Республикасының мемлекеттік мекемесінің 2007 жылғы «___» __________ № ___ қаулысымен бекітілген

 

Тіркеу № _____

 

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік мекемесінде іс қағаздарын

Жүргізу ережесі

КЕЛІСІЛДІ:   Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетінің Орталық сараптау-тексеру комиссиясы 2007 жылғы «___» __________ № ___ хаттама

 

Алматы

 

МАЗМҰНЫ
1-тарау. Жалпы ережелер
§1. Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар
2-тарау. Уәкілетті бөлімше
3-тарау. Құжаттарды жасау және ресімдеу тәртібі
§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар
§2. Құжатты әзірлеуге және ресімдеуге қойылатын талаптар
4-тарау. Мекеменің басқару құжаттарын әзірлеу, күшіне енгізу және сақтау тәртібі
§1. Басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу және қол қою тәртібі
§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және бөлімшелерге жіберу
5-тарау. Мекеменің нормативтік құқықтық актілерді, басқару құжаттарын және басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару тәртібі
6-тарау. Құжаттарды тіркеу
§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі
§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі
7-тарау. Келіп түскен құжаттарды қабылдау, өңдеу және өткізу тәртібі
§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі
§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі
8-тарау. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі
9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау
§ 1. Уәкілетті бөлімшенің құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруы
§ 2. Құжаттардың орындалу мерзімі
10-тарау. Азаматтардың өтініштерін қарау және оның орындалуын бақылау тәртібі
§ 1. Өтініштерді қарау мерзімі
§ 2. Жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдаған кезде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі
§ 3. Азаматтардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын жүргізуді тоқтату тәртібі
11-тарау. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі
§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттарды келісу және бекіту тәртібі
§ 2. Электронды құжаттардың түрлері
§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру
§ 4. Индекстеу және резервтік көшіру тәртібі
12-тарау. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы
§ 1. Бірегейлендіру және сәйкестендіру
§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою
§ 3. Хаттама жасау
§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы
13-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен, Парламентінен, Үкіметінен келіп түсетін нормативтік құқықтық актілердің есебін жүргізу және сақтау тәртібі
14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу, сақтау және пайдалану тәртібі
15-тарау. Құжаттарды есепке алу және сақтау тәртібі
16-тарау. Құжаттарды тарату тәртібі
17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда, іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды қабылдау, өткізу тәртібі
18-тарау. Іс номенклатурасын жасау және істерді іс құжаттарына қалыптастыру тәртібі
§ 1. Іс номенклатурасын жасау тәртібі
§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар
§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі
19-тарау. Құжаттарды архивке тапсыруға дайындау тәртібі
§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі
§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі
20-тарау. Мұрағат жұмысының тәртібі
§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау
21-тарау. Мекеме филиалдарында және өкілдігінде іс жүргізуді ұйымдастыру тәртібі

 

 

1-тарау. Жалпы ережелер

 

1. Осы іс қағаздарын жүргізу ережесі (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының мекемесінде (бұдан әрі – Мекеме) іс жүргізудің бірыңғай жүйесін ішкі құжаттар айналымы процесін автоматтандыруды ескере отырып белгілейді.

2. Осы Ереже:

1) құпия емес сипаттағы құжаттарды қабылдау, дайындау, ресімдеу, тіркеу, өткізу және жөнелту, олардың орындалуын бақылау;

2) қызметтік бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану;

3) Мекеменің нормативтік басқару құжаттары мен басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару;

4) Мекеменің қызметкерлері жұмыстан босатылғанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда іс қағаздарын, құжаттарды беру;

5) номенклатуралық іс қағаздарын жасау, құжаттарды іс қағазына жинақтау, құжаттар мен іс қағаздарын мұрағатқа өткізуге әзірлеу, құжаттарды сақтау және мұрағат жұмысы;

6) Мекеменің бөлімшелерінде электронды құжат айналымының шағын жүйесін қолдану тәртібін анықтайды.

3. Ережені Мекеменің орталық аппаратының бөлімшелері, филиалдары, өкілдігі (бұдан әрі – бөлімшелер) және ұйымдары орындауға міндетті.

4. Бөлімшелерде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру және оның жай-күйі, құжаттарды уақтылы, сапалы орындау және сақтау, сондай-ақ электронды құжат айналымының шағын жүйесін тиімді пайдалану жауапкершілігі Мекеме бөлімшелерінің басшыларына жүктеледі.

Бөлімшелердің басшылары хат жазысуды қысқарту шараларын қабылдауға, ұйымдастыру техникасы құралдарын, қызметтік бланкілер мен қағаздың дұрыс және тиімді пайдаланылуы мен жұмсалуын қамтамасыз етуге міндетті.

5. Бөлімше қызметкерлері Ереже талаптарының орындалуына, өздеріндегі қызметтік құжаттардың сақталуына дербес жауап береді. Олардың жоғалғаны туралы бөлімше басшысына және уәкілетті бөлімшеге дереу хабарлайды. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланатын бөлімшелер қызметкерлері шағын жүйені пайдалану жөніндегі техникалық талаптарды сақтауға міндетті.

6. Мекемеде іс жүргізу тіл туралы заңға сәйкес мемлекеттік тілде жүргізіледі.

7. Мекеменің бөлімшелері арасында (ішінде) жедел шешуге болатын және бөлімшелер келісе алатын мәселелер бойынша хат алысуға болмайды.

8. Заңды және жеке тұлғалармен хат алысу - мемлекеттік тілде немесе орыс тілінде, шет елдердің корреспонденттерімен мемлекеттік тілде, орыс тілінде немесе шет тілде жүргізіледі.

Хат қай тілде жазылса, сол тілде жауап қайтарылады (егер бұл белгілі бір себептермен мүмкін болмаса, мемлекеттік тілде жауап қайтарылады).

9. Мемлекеттік билік, басқару және сот-құқық органдарымен, заңды және жеке тұлғалармен, сондай-ақ Мекеме бөлімшелерінің арасында ағымдағы хат жазысудың бәрі қойылған мәселелердің қай бөлімге қандай тұрғыдан қатыстылығына қарай жүргізіледі.

10. Бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкер (бұдан әрі – бөлімшенің жауапты адамы) бөлімшенің барлық қызметкерлерін Ереженің талаптарымен қолдарын қойғызып таныстыруға міндетті.

11. Құпия құжаттармен жұмыс жүргізу тәртібі Қазақстан Республикасының заңдарына, Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қорғау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның талаптарына және Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес айқындалады. Таратылуы шектеулі құпия емес мәліметтері және құпия ақпараты бар құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актісімен белгіленеді.

 

§1. Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар

 

12. Ережеде мынадай ұғымдар қолданылады:

1) құжат - материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге мүмкіндік беретін деректері болады;

2) құжат деректемесі – құжатты ресімдеу құрамы;

3) электронды құжат – мағынасы жағынан мазмұны біріктірілген магнитті жазбадағы деректердің бірізділігі, мұнда қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілердің талаптарына сай келетін рәсімдер сақтала отырып құрылған міндетті деректемелер ретінде қажетті бірегейлендірілген ақпарат және өзі қойған қолдың үйлес нұсқасы болады.

4) хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері мен заңды және/немесе жеке тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын және міндетті деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі (егер құжат заңды тұлғадан келсе), құжаттың мәтіні, қолы (жеделхаттардан басқасы) болатын құжат. Есеп айырысу-ақша, бухгалтерлік және статистикалық есеп құжаттары хат-хабарлар болып саналмайды.

5) электронды сандық қол қою (бұдан әрі – электронды қол қою) – электронды құжатқа қол қоятын адамның дербес бірегейлендіруі, электронды құжаттың барлық міндетті деректемелерінің дұрыс жасалғанын және олардың мазмұнының өзгермейтінін растау болып табылады. Сонымен бірге электронды қол қою жеке тұлғаның (заңды тұлғаның уәкілетті өкілінің) өзі қойған қолының үйлес нұсқасы болып табылады.

6) құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен кезден бастап орындалу немесе жөнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;

7) электронды құжат айналымы – қазіргі заманға сай компьютер технологияларын, құжаттарды автоматтандырылған түрде өңдеу жүйелерін және құжаттық ақпаратты, деректер базасын басқару жүйелерін, құжаттардың электронды нысандарын, оларды өңдеу ережелерін, бағыттауды, іздеуді, белгіленген рәсімдерге сәйкес қайтадан пайдалануды қолдану негізінде ұйымдастырылған құжат айналымы;

8) пароль - алфавиттік-сандық белгілері жиынтығы, ол пайдаланушының электронды құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне және электронды хабарларға қол қоюына мүмкіндік береді;

9) сәйкестендіру – электронды қол қою бойынша электронды құжаттың авторын анықтау рәсімі;

10) бірегейлендіру - әрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру (атауы, коды, паролі және басқалар);

11) электронды мұрағат – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін кеңейту үшін, сақтау орнына тәуелсіз болмай кіру үшін, пайдаланушылардың көптеп кіруі үшін, қызметкерлерге, материалға және үй-жайларға жұмсалатын шығынды азайту үшін, жазбалардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін ұйымдастырылатын электронды құжаттар мұрағаты;

12) электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рұқсат етілген Мекеме бөлімшесінің қызметкері;

13) шағын жүйені басқарушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз етуге жауапты ақпарат технологиясы бөлімшесінің қызметкері;

14) іс қағаздарының номенклатурасы – Мекеменің іс жүргізуде сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге түсірілген тізбесі;

15) айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша белгілері;

16) электронды бланкілер, шаблондар, стильдер шаблоны – құжаттарды ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электронды нысан;

17) индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру процесі;

18) құжатқа қол қою – уәкілетті лауазымды адамның немесе құжат авторының өзі қойған қолын (электронды қол қоюын) тізу рәсімі;

19) бұрыштама (виза) қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қою рәсімі;

20) құжаттарды келісу – Мекеме бөлімшелері және/немесе құжаттың авторы болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мазмұнымен келісу жөнінде жүргізетін құжатты дәйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рәсімі;

21) машина жазбалары – компьютерлік ақпаратты электронды-есептеу техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер, дискеттер, магнитті таспалар және басқа материалдық жазбалар;

22) «bmp», «gif», «tiff», «vsd» – графикалық нысанның кеңейтілген файлдарының үлгілері

23) «Times New Roman», «KZ Times New Roman» - компьютерлік шрифтердің үлгілері;

24) уәкілетті бөлімше – Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне, іс қағаздарын жүргізу кезінде міндетті Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарына, мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның (бұдан әрі – орталық мемлекеттік мұрағат мекемесі) әдістемелік ұсынымдарына сәйкес іс қағаздары мен мұрағатты ұйымдастыруды, бөлімшелерде іс қағаздарының жай-күйіне жоспарлы тексеруді жүзеге асыратын орталық аппараттың бөлімшесі;

25) ішкі хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын (берілетін) хат жазысу (хаттар, құжаттар, материалдар).

 

3-тарау. Құжаттарды жасау және ресімдеу тәртібі

 

16. Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелері мен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын, сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу бірегейлендіріледі.

17. Құжаттарды әзірлеу сапасы және ондағы деректердің шынайылығы үшін жауапкершілік құжатты әзірлеген, бұрыштама қойған және қол қойған (бекіткен) адамдарға жүктеледі.

 

§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар

 

18. Қағазға түсірілген және электронды құжаттарды жасаған және ресімдеген кезде мынадай деректемелер пайдалануы мүмкін:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;

2) Мекеменің белгісі;

3) Мекеменің ресми атауы;

4) бөлімшенің ресми атауы – құжаттың авторы;

5) анықтамалық деректер;

6) құжат түрінің атауы;

7) құжаттың күні;

8) құжаттың тіркеу нөмірі;

9) тіркеу нөміріне және қосымша құжатқа сілтеме;

10) құжаттың жасалған немесе басылған орны,

11) құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;

12) адрес иесі;

13) құжатты мақұлдау белгісі;

14) бұрыштама;

15) мәтіннің аты;

16) бақылау туралы белгі;

17) құжаттың мәтіні;

18) қосымшалардың бар екендігі туралы белгі;

19) қойылған қол;

20) құжаттарды келісу белгісі;

22) мөр;

23) көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;

24) орындаушы туралы белгі;

25) құжаттардың орындалуы және оның іс қағаздарына тізуге жіберілгені туралы белгі;

26) құжаттың Мекеме бөлімшесіне келіп түскені туралы белгі;

27) құжатты автоматты түрде іздестіруге арналған белгі.

19. Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарға сәйкес құжаттардың бланкілеріне салынады.

20-21. Құжаттардың бланкілеріндегі Мекеменің ресми атауы Қазақстан Республикасының тиісті нормативтік құқықтық актілерінде және құрылтай құжаттарында белгіленген атауына сәйкес келуге тиіс.

22. Құжаттардың бланкілеріндегі құжатты дайындаған бөлімшенің ресми атауы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген атауына сәйкес келуге тиіс.

23. Анықтамалық деректерге мыналар кіреді:

1) почталық мекен-жайы;

2) телефондардың, факстердің, телекстердің нөмірлері;

3) электронды почтаның мекен-жайы.

24. Мекемеде жасалған немесе басылған құжат түрінің атауы Мекемеде қолданылып жүрген құқықтық актілерімен реттеледі.

Хат жазылған кезде құжаттың бұл түрінің атауы көрсетілмейді.

25. Құжатқа қол қойылған немесе бекітілген күн - құжат күні, хаттама үшін – мәжіліс күні, акті үшін – оқиға болған күн (оқиға болған күн көрсетілмеген жағдайда – қол қойылған немесе бекітілген күн) болып табылады. Егер құжаттың авторы Мекеменің бірнеше бөлімшесі болса, онда құжаттың күні неғұрлым кешірек қол қойылған күн болып табылады.

Құжаттың күні араб сандарымен мынадай түрде ресімделеді: күні, айы, жылы. Мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары деген күнді былай жазу керек – 02.01.07 ж.

Нормативтік және қаржылық құжаттарды ресімдеген кезде күнін сөзден әрі санмен (тырнақшаға алмай) ресімдеуге болады, мысалы, 2007 жылдың 2-қаңтары.

26. Құжаттың тіркеу нөмірі оның рет нөмірінен тұрады. Егер құжат жіберілетін немесе ішкі хат-хабар болып табылса, құжаттың тіркеу нөмірі іс қағаздары жөніндегі индекспен толықтырылады.

27. Қарсы құжаттың тіркеу нөміріне және күніне жасалған сілтемеге жауап берілген құжаттың жіберілетін тіркеу нөмірі мен күні кіреді.

28. Егер құжаттың жасалған немесе шығарылған орны «Бөлімшенің атауы» және «анықтамалық деректер» деректемелері бойынша анықтау қиын болған жағдайда көрсетіледі. Құжаттың жасалған немесе шығарылған орны әкімшілік-аумақтық бөлінуін ескере отырып көрсетіледі және жалпыға бірдей қысқартулар ғана енгізіледі.

29. Құжатты алуды шектеу белгісі (қызмет бабында пайдалану үшін және т.б.) құжаттың бірінші парағына тырнақшаға алынбай қойылады, оны мемлекеттік құпияны қорғау туралы заңдарда көзделген деректермен толықтыруға болады.

30. Ұйымдар, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды адамдар немесе жеке тұлғалар адресат бола алады. Ұйымның атауы және оның құрылымдық бөлімшесі, қажет болған жағдайда – елді мекеннің аты атау септігінде көрсетіледі. Құжат жолданған адамның лауазымы барыс септігінде көрсетіледі.

Егер құжат бірнеше бірыңғай ұйымдарға немесе бір ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне жіберілсе, онда жалпылама көрсету керек.

«Адресат» деректемесінің құрамына қажет болған жағдайда почталық мекен-жайы кіруі мүмкін. Почталық мекен-жайындағы элементтер Қазақстан Республикасының почта қызметі ережелерінде белгіленген тәртіппен көрсетіледі.

Құжатты жеке тұлғаға жөнелткен кезде алушының почталық индексі, почталық мекен-жайы, сонан кейін аты-жөні (немесе аты, әкесінің аты) көрсетіледі.

Құжатта төрт адресаттан артық болмауы керек. «Көшірме» деген сөз екінші, үшінші, төртінші адресаттың алдына қойылмайды. Осы азатжолда айтылған талаптар шағым-талап жұмысы жөніндегі құжаттарды әзірлеген кезде және жібергенде қолданылмайды. Осы бөліктегі талаптар шағым-талаптар жөніндегі құжаттарды дайындауға және жіберуге және басқа жұмыстарға қолданылмайды.

31. Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің ішкі хат-хабарлары бойынша адресатты қысқарған түрде (оның ішінде аббревиатураларды пайдалана отырып) көрсетіледі, мысалы: «ҚРМ Төрағасына», «ҚЖД Директорына». Мұндайда лауазымды адамдардың – Мекеменің немесе оның бөлімшелері басшыларының аты-жөнін көрсетпеуге де болады.

32. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде ішкі хат-хабарлардағы аты-жөндерге қоса «мырзаға», «ханымға» және тағы басқа осы сияқты сөздерді жазуға болмайды.

Лауазымды адам құжатты бекіткен кезде бекіту грифі «БЕКІТЕМІН» деген сөзден тұрады, құжатты бекітетін адамның лауазымының атауы, оның қойған қолы, аты-жөні және бекітілген күні болуы керек.

Құжатты Мекеме басқа тараптағы ұйыммен (мекемемен) бірлесіп бекіткен жағдайда лауазымды адамдардың қойған қолдары бір деңгейде орналасады.

Құжатты Мекеменің органы немесе лауазымды адамы қаулы қабылдау жолымен, бұйрықпен немесе өкіммен бекіткен жағдайда бекіту грифі «БЕКІТІЛДІ» деген сөзден, құжатты бекітушінің атау септігіндегі атауынан, оның күні мен нөмірінен тұрады.

Құжатты бекіту грифі құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышына орналастырылады.

33. Құжатқа қойылатын бұрыштаманы электронды құжат айналымының қосымша жүйесіндегі құжаттың жеке қосымшасына қоса, не жеке параққа (фишкаға) келіп түскен тіркеу нөмірін және құжаттың тіркелу нөмірін және құжаттың тіркелу нөмірін міндетті түрде көрсете отырып жазылған қағаз жазбада немесе құжаттың өзінде тиісті лауазымды адам ресімдейді және оған мынадай құрамдар кіреді:

1) орындаушы (Мекеме бөлімшесінің атау септігіндегі атауы, лауазымды адамдардың барыс септігіндегі аты-жөні);

2) іс-қимылдың анық және жан-жақты мазмұны немесе құжаттың орындалу тәртібі мен сипаты (орындау үшін қосымша нұсқауларды қажет етпейтін құжаттарға көрсетілмейді);

3) орындалу мерзімі (үлгі ретінде орындалатын мерзімі жоқ құжаттарға көрсетілмейді);

4) басшының аты-жөні;

5) күні (күні, айы, жылы);

6) қойылған қол (электронды қол қою).

Бұрыштамада бірнеше орындаушы болған жағдайда жауапты орындаушы көрсетіледі (әдетте, бұл адам бұрыштамада бірінші аталады).

Құжатты тікелей бағынышты болып саналатын орындаушыға жөнелткен кезде «орындаушы» деп көрсетілген жерге орындаушының аты-жөні ғана көрсетіледі.

34. Құжаттың атауында мәтіннің қысқаша мазмұны көрсетіледі. Атауы барынша қысқа әрі түсінікті болуға тиіс, мәтіннің мағынасын тура беруге және грамматикалық жағынан құжаттың түріне сәйкес болуы керек.

Құжаттың атауының мәтіні он жолдан артық болмауы керек.

35. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі қояды.

36. Құжаттардың мәтіндері бір-бірімен байланысты мәтін, анкеталар, кестелер, сондай-ақ осы нысандарды біріктіру түрінде ресімделуі мүмкін.

Байланыстырушы мәтін, әдетте үш бөліктен тұрады. Бірінші бөлікте шешім шығарылатын немесе тапсырма берілген мәселе немесе проблема көрсетіледі, екіншісінде - мәселе немесе проблема шешу жөнінде ұсыныс енгізіледі, үшіншісінде – негіздемелер мен дәлелдер келтіріледі. Басқа тәсілімен жазуға рұқсат етіледі.

Ішкі хат-хабарларды «Құрметті» деген сөзден бастауға және «Құрметпен» деген сөзбен аяқтауға болмайды.

Басқа ұйымдардың құжаттары немесе бұрын шығарылған құжаттар негізінде әзірленген құжаттың мәтінінде олардың деректемелері көрсетіледі: құжат түрінің атауы, құжатты дайындаған ұйымның атауы, құжаттың күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің атауы.

Мекеменің басқару құжаттарындағы (бұйрық, өкім) мәтін акт шығарған адамның атынан, жекеше түрде («бұйырамын», және басқаша) мазмұндалуы керек.

Мекеменің алқалық органдарының басқару құжаттарындағы мәтін үшінші адамның атынан жекеше түрде («бұйырады», «ұсынады» ) мазмұндалуы керек.

Бірлесіп шығарылған басқару құжаттарындағы мәтін көпше түрде («бұйырамыз», ) мазмұндалады.

Хаттаманың мәтіні үшінші жақта көпше түрде («тыңдалды», «сөйледі», «қаулы қабылдады» және басқаша) мазмұндалады.

Хаттар мазмұндаудың мынадай нысандары қолданылады:

1) бірінші жақтан көпше түрде («жіберуіңізді өтінеміз», «қарауға жіберіп отырмыз» және басқалар);

2) бірінші жақтан жекеше түрде («бөлуіңізді өтінемін», «мүмкін деп есептеймін» және басқалар);

3) үшінші жақтан жекеше түрде («Ақпарат технологиясы басқармасы қарсы емес», «Заң департаменті қажет деп есептейді» және басқалар).

Мәтінді анкета түрінде жасаған кезде белгілердің атаулары зат есімнің атау септігінде немесе осы шақтың немесе өткен шақтың көпше түрінде екінші жақтың етістігіндегі сөздермен жазылуға тиіс («сіздердегі», «сіздердің қарамағыңыздағы», «болдыңыз», «болған едіңіз» және басқалары). Сөзбен жазылған сипаттама грамматикалық жағынан белгілердің атауымен сәйкес келуі керек.

Кестелердегі бағандар мен жолдардың атау септігіндегі зат есіммен жазылған атаулары, әдеттегідей, болады. Кестелерде есеп деректерін, басқа сөз таптарында көрсетілген атауларды пайдалануға болады, мысалы: «Шағым-талап ұсынылды», «Мерзімінде орындалды». Бағандар мен жолдардың шағын атаулары атаулармен сәйкес келуі тиіс. Егер кесте бір беттен астам бетке басылса, кестенің бағандары нөмірленуі керек және келесі беттерге осы бағандардың нөмірі ғана көрсетіледі.

37. «Қосымша» деген деректеменің құрамына,әдеттегідей, мыналар кіреді: қосымшаның атауы, парақтардың саны, даналардың саны (бір данадан артық болғанда).

Егер құжаттың мәтінінде аталған қосымшасы болса, қосымшаның атауы көрсетілмейді. Егер қосымша бір бет болса немесе брошюра болса да парақ саны көрсетілмейді.

Егер құжаттың мәтінінде аталмаған қосымшасы болса және бір бет болса немесе брошюра болса, онда қосымшаның атауы не парақ саны көрсетіледі.

Бірнеше қосымша болса, оларға нөмір қойылады.

Басқару құжаттарының қосымшаларындағы бірінші беттің оң жақ жоғарғы бұрышына «Қосымша» деп жазылып, басқару құжатының атауы, оның күні және тіркеу нөмірі көрсетіледі.

Егер құжатқа басқа құжат, сондай-ақ оның қосымшасы тіркелсе, онда қосымшасының бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделуі мүмкін:

Қосымша: Қазақстан Республикасы Мекемесінің 16.11.07 ж. № 04-3/112 хаты және оның қосымшасы, барлығы 26 бет.

Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың бәріне жіберілмесе. Онда оның бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделеді:

Қосымша: бірінші адресатқа жолданған Нұсқаулықтың жобасы 7 бет.

38. Егер құжат бланкіге ресімделмесе, «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының толық атауы, жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).

Егер құжат Мекеменің немесе оның бөлімшелерінің бланкіне ресімделсе, «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының қысқартылған атауы («Төраға», «директор», «Басқарма бастығы» және басқалар), жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).

Құжатты бланкіге ресімдеген кезде лауазымды адамның қолында бұл адамның лаузымы көрсетілмейді.

Мекеменің орталық аппаратының ішкі хат-хабарларындағы «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының аббревиатура пайдаланылып, қысқартылған атауы («ЗСД директоры»; жеке қолы; қойған қолының талдамасы (аты-жөні).

Құжатқа бірнеше лауазымды адамдар қол қойған кезде олар атқаратын лауазымына сәйкес бірінен кейін бірі қол қояды.

Лауазымдары тең бірнеше адамдар құжатқа қол қойғанда олардың қолдары, әдеттегідей, бір деңгейге орналастырылады не алфавит тәртібімен орналастырылады.

Құжатқа лауазымды адамның міндетін атқарушы лауазымы мен аты-жөнін көрсетіп қол қоюы мүмкін. Мұндайда «Үшін» деген шылау қоюға, «Орынбасары» деп жазуға немесе лауазымның алдына қисық сызық қоюға болмайды.

Құжатқа бояуы қанық сиямен қол қойылуға тиіс. Құжатқа фломастермен және түсі оңатын басқа зат құйылған қаламмен қол қоюға болмайды.

Лауазымды адамдар қызметтік құжаттарға Мекеме және оның бөлімшелері туралы ережелерде, сондай-ақ Мекеменің басқа да басқару актілерінде белгіленген өздеріне берілген өкілеттіктер шегінде қол қояды.

Мекеме ұйымнан және оның бөлімшелерінен жіберілген почталық және телеграфтық хат-хабарларға (төлем құжаттарынан, бухгалтерлік және статистикалық есептерден басқаларына) атқаратын қызметі бойынша құқық берілген бір адам қол қойып отырады.

Бухгалтерлік және статистикалық есептерге екі адамның – Мекеме басшысының немесе оның орынбасарларының (олардың арасында бөлінген міндеттерге сәйкес олардың өкілеттіктеріне қарай) және бас бухгалтердің немесе оның орнындағы адамның қолдары қойылып ресімделеді.

Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігіне, Парламентіне және Үкіметіне жолданған хаттарға Мекеменің басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Сонымен қатар Мекеме басшысы, сондай-ақ Мекеме атынан жіберілетін кез келген басқа құжатты қарап, қол қоюға құқылы.

Министрліктердің, ведомстволардың, ұйымдардың басшыларына, заңды және жеке тұлғаларға, Мекеменің филиалдарына, өкілдігіне және ұйымдарына, сондай-ақ Қазақстан Республикасының резидент еместеріне жолданған хат-хабарларға Мекеме басшысының орынбасарлары өз құзыры шегінде қол қояды.

Мекеме бөлімшелері атына жіберілген ағымдағы хат-хабарларға, бөлімшелердің құзырына кіретін мәселелер жөнінде заңды және жеке тұлғалардың хаттарына берілген жауаптарға бөлімшелердің басшылары немесе олардың орынбасарлары қол қояды.

Басқару құжаттарына қол қою тәртібі 4-тараудың 1-параграфында айтылған.

Қол қою құқығын басқа лауазымды адамға беру әрбір жекелеген жағдайда Мекеме басшысының бұйрығымен белгіленеді.

Мекеме филиалдарының басшылары филиал туралы Ережеге және белгіленген тәртіппен берілген сенімхаттарға сәйкес олардың құзыретіне кіретін міселелер бойынша қол қою құқығы болады.

Мекеме атынан хатқа немесе құжатқа қол қойған, бірақ оған тиісті өкілеттігі жоқ адам заңдарда белгіленген тәртіппен жауап береді.

39. Құжатты келісу грифі оның оң жақ бұрышына қойылады және «КЕЛІСІЛГЕН» деген сөзден, құжат келісілетін адамның лауазымы (оған қоса ұйымның аты), жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні) және құжат келісілген күн жазылады.

Егер келісу хат, хаттама арқылы және басқа құжаттармен жүзеге асырылса, келісу грифі мынадай түрде ресімделеді:

«КЕЛІСІЛГЕН»

Қазақстан Республикасының

Мәдениет және ақпарат министрлігінің

Ақпарат және мұрағат комитетінің

Орталық тексеру-сараптау комиссиясы

22.01.07 ж. № ___хаттама.

40. Құжаттарға бұрыштама қойған кезде мыналар көрсетіледі: виза қоюшының қажет болған кезде қолы, қойған қолының талдамасы және қол қойылған күн.

Құжат бойынша ескертулер болған жағдайда бұрыштама мынадай түрде ресімделеді:

Ескертпелер бар (қоса беріліп отыр)

12.05.07.

Келісілетін құжат бойынша ескертулер болмаса, оның жеке құжаттармен (хатпен, жазбамен және басқалармен) келісілгені туралы хабарлауға тыйым салынады.

Құжат бірнеше парақтан тұратын болса, орындаушының қолы әрбір беттің оң жақ төменгі бұрышына қойылады.

Бұрыштама басқару құжаты түпнұсқасының соңғы парағына, жіберілетін құжаттың көшірмесіне қойылады. Басқару құжатының бұрыштамалары жеке келісу парағына ресімделуі мүмкін.

41. Мекеменің мөрімен Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде көзделген құжаттардағы лауазымды адамның қолының түпнұсқалығы расталады.

Қаржылық құжаттардан, сенімхаттардан, лицензиялардан және арнайы белгіленген заңдық растауды талап ететін құжаттардан басқасына, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы және/немесе Мекеменің эмблемасы бейнеленген бланкілерге басылған құжаттарға мөр қойылмайды.

42. Құжат көшірмесінің түпнұсқаға сәйкестігін растаған кезде «Қолы» деректемесінен төмен «Дұрыс» немесе «Көшірмесі дұрыс» деген растау жазбасы жасалып, көшірмені растаған адамның лауазымы, оның қолы, аты-жөні толық және расталған күні жазылады.

43. Орындаушы туралы белгіде құжат дайындаушының аты-жөні және оның телефон нөмірі болады. Орындаушы туралы белгі құжаттың соңғы парағының бірінші бетінде төменгі сол жақ бұрышына жазылады.

Егер құжатты қол қойған адам әзірлеген болса, орындаушының телефонының нөмірі ғана көрсетіледі.

44. Құжаттың орындалғаны және оны іс қағаздарына жіберу туралы белгіде: құжаттың орындалғанын растайтын күн мен нөміріне сілтеме немесе мұндай құжат болмаған жағдайда орындалғаны туралы қысқаша мәлімет; «іске тігу үшін» деген сөздер; қажет болған жағдайда – құжат сақталатын іс нөмірі болады.

Құжаттың орындалғаны және оны іс қағаздарына жіберу туралы белгіге орындаушы немесе құжатты орындаған бөлімшенің басшысы қол қояды және орындалған күнін көрсетеді.

45. Құжаттың Мекеме бөлімшесіне түскені туралы белгіде құжатқа электронды құжат айналымы шағын жүйесі берген реттік нөмірі, парақ саны және құжаттың түскен күні (қажет болғанда – сағаты және минуты) көрсетіледі.

Құжаттың түскені туралы мөртабан түріндегі белгіні қоюға болады.

46. Құжатты автоматты түрде іздеуге арналған белгіде файлдың аты және ұйым белгілеген басқа да іздеу деректері болады.

 

§2. Құжатты әзірлеуге және ресімдеуге қойылатын талаптар

47-48. Құжаттар «MS Оffice», мәтіндік редакторда – «MS Word», есептік кесте материалдары «MS Excel» қосымшалардың, графикалық материал «bmp», «gif», «tiff», «vsd» тәрізді форматтардың жұмысын қолдайтын бағдарламалық өнімдердің көмегімен әзірленуі тиіс. Кейбір жағдайларда «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.

49. Мәтін «Times New Roman» немесе «KZ Times New Roman» қаріптерімен, «14» қаріп өлшемімен терілгені дұрыс. Басқа өлшемді қаріптермен теруге де жол беріледі.

Ақпарат технологиясы бөлімшесі Мекеменің әр қызметкерінің жұмыс орнында жоғарыда аталған қаріп үлгісін орнатуды қамтамасыз етуге міндетті.

50. Құжаттарды қалыптастыру кезінде тиісті санаттағы қызметкерлерге арналған бланкілер мен үлгілер кітапханасы оқуға болатындай етіп орналастырылған құжаттарды ресімдеудің электрондық бланкілері, үлгілері мен стильдік үлгілерін пайдалануға болады. Ақпарат технологиясы бөлімшесі қажет болған жағдайларда құжат ресімдеудің корпоративтік стандартын әзірлеуді, үлгілер кітапханасын сақтау мен таратудың ұйымдастырылуын қамтамасыз етеді.

51. Құжаттар екі немесе одан көп бетке әзірленсе, екінші және одан кейінгі беттер,әдеттегідей, нөмірленуі тиіс. Қосымшалардың парақтары бөлек нөмірленеді. Беттердің нөмірлері құжаттың жоғарғы жағындағы бос орынға орта тұсынан араб санымен нүктесіз қойылады.

52. Құжаттарды парақтың сыртқы бетін пайдалана отырып басуға болады.

4-тарау. Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін және басқару

құжаттарын әзірлеу, күшіне енгізу және сақтау тәртібі

 

53. Мекеменің бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес Мекеменің басқару құжаттарының мынадай түрлері әзірленеді: Мекеме қызметін реттейтін нормативтік емес сипаттағы нормативтік емес сипаттағы, бұйрықтар, өкімдер.

54. Нормативтік емес сипаттағы қаулыларды Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қабылдайды және Мекеме алдында тұрған маңызды әрі принциптік міндеттерді, ұйымдастыру мәселелерін және басқа мәселелерді шешу мақсатында қабылданатын Мекеменің құқықтық актілері болып табылады.

Мекеменің басшысы не оның орынбасары Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес және өз құзыреттері шегінде қаулы шығаруға құқылы.

55. Мекеме Басқармасының нормативтік емес сипаттағы қаулысына Мекеме басшысы не оның орнындағы адам және Басқарма мүшелері қол қояды. Сонымен қатар Мекеме Басқармасының қаулысына заң бөлімшесінің басшысы не оның орнындағы адам міндетті түрде қол қояды.

Мекеме Директорлар кеңесінің нормативтік емес сипаттағы қаулысына Мекеме Төрағасы не оның орнындағы адам және Директорлар кеңесінің мүшелері қол қояды.

56. Бұйрық Мекеменің не оның бөлімшелерінің алдында тұрған негізгі жедел міндеттерді шешу үшін Мекеменің Төрағасы не оның орынбасарлары, филиал басшылары (өз құзыреттері шегінде) қабылдайтын құқықтық акті болып табылады. Бұйрық Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Мекеме Басқармасы мен Директорлар кеңесінің басқа да нормативтік құқықтық актілерінің (жұмыс берушінің актілерінің) талаптарын орындауға байланысты құқықтық қатынастардың жекелеген түрлерін, сондай-ақ еңбекке қатысты құқықтық қатынастарды реттейді.

57. Өкім – Мекеменің Төрағасы және оның орынбасарлары, Мекеме бөлімшелерінің басшылары не олардың орнындағы адамдар шығаратын Мекеменің құқықтық актісі. Өкімде бөлімшелерге немесе белгілі бір лауазымды тұлғаларға Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің (жұмыс берушінің актілерінің) талаптарын, Мекеменің үшінші тұлғалармен жасасқан шарттарының (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде нақты белгіленген іс-әрекеттерді жүзеге асыруға нұсқаулар болады.

58. Мекеменің лауазымды тұлғалары оларға Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерімен, сондай-ақ Мекеме Төрағасы мен оның орынбасарлары арасында міндеттерді бөлісу туралы бұйрықпен белгіленген құзыреттер шегінде бұйрықтар мен өкімдер шығарады.

59. Мекеменің қаулыларын, бұйрықтарын және өкімдерін оларда көрсетілген бөлімшелер және лауазымды тұлғалар орындауға міндетті.

60. Барлық басқару құжаттары мазмұнына қарай Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуы тиіс. Қаулылардың, бұйрықтардың және өкімдердің мәтіндері қарапайым, тұжырымды және түсінуге жеңіл тілмен жазылуы тиіс және оның ережелерін түрліше түсіндіруге болмайды және сөздерді қысқартуға жол берілмейді.

61. Басқару құжатының мәтіні, әдеттегідей, белгілеу және жарлық айту бөліктерінен тұрады.

Құжаттың белгілеу бөлігінде орындаушылар (бөлімшелер, лауазымды тұлғалар, қызметкерлер), нақты іс-әрекеттер және нұсқалған іс-әрекеттердің орындалу мерзімі көрсетіледі.

Құжаттың басқару бөлігінің соңғы тармағында, әдеттегідей, басқару құжатының толық орындалуына бақылау жасау жүктелетін лауазымды адам көрсетіледі.

62. Басқару құжаттарының мәтіндері мемлекеттік тілде ресімделеді.

 

§1. Басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу және қол қою тәртібі

 

63. Басқару құжаттарының жобаларын Мекеме бөлімшелері ұйымға жүктелген міндеттер мен функцияларды шешу мақсатында басшылықтың тапсыруы бойынша немесе өз бастамасымен әзірлейді.

Басқару құжатының жобасын әзірлеу бір немесе бірнеше бөлімшелерге немесе жекелеген мамандарға тапсырылады. Күрделі және көлемді басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу үшін жұмыс топтары құрылады, білікті мамандар тартылады.

64. Басқару құжаттарын әзірлеу үшін:

1) мәселенің мәнін зерделеу;

2) құжаттың жобасын әзірлеу;

3) құжатты мүдделі бөлімшелермен, сондай-ақ заң бөлімшесімен келісу;

4) келісілген құжатты Мекеме басшылығына (филиалдың басшылығына) қол қоюға ұсыну қажет.

65. Басқару құжатының жобасын әзірлеу кезінде оны шығарудың мақсаты және онда көрсетілуі тиіс мәселелер айқындалады, қажетті ақпарат жиналады.

66. Басқару құжатының жобасын әзірлеуге жауапты бөлімше (бұдан әрі - жауапты бөлімше) қажетті материалдарды зерделегеннен кейін оның жобасын жасап, оны мүдделі бөлімшеге келісуге ұсынады.

67. Мекеменің басқару құжаты жобасының әзірленген мәтіні ресімдеуге қойылатын бірыңғай талаптарды сақтай отырып, қажетті деректемелері: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы не Мекеменің эмблемасы, Мекеменің ресми атауы, құжат түрінің атауы, құжат жасалған жер, деректемелерге арналған орын: құжат жасалған күні, құжат нөмірі бар арнайы бланкілерде түзетуге жол бермей, нақты түрде (қысқартусыз) басылған болуы керек.

68. Құжатты мүдделі бөлімшелермен келісу құжат жобасына алдын ала баға беру, оның негізділігін, мақсатқа сай екендігін және уақытқа сәйкестігін, Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуын жүзеге асыруды көздейді.

Құжатты келісуді электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжаттың жобасымен Мекеменің лауазымды тұлғаларын кезек-кезек немесе бір уақытта таныстыру арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. Келісуге электронды почта құралдары пайдаланылады.

69. Орындау үшін бюджеттен шығыс шығарылатын немесе бюджет кірісін қысқартуға әкеліп соқтыратын құжаттың жобасы міндетті түрде бюджетті жоспарлау және бақылау бөлімшесімен келісіледі.

70. Мүдделі бөлімшелермен келісілгеннен кейін жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын осы жобаның Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкестігін тексеретін заң бөлімшесімен келісуге ұсынады.

71. Мүдделі бөлімше мен заң бөлімшесі басқару құжатының жобасын он жұмыс күнінен аспайтын мерзімде қарайды. Басқару құжатының жобасымен келіспеген жағдайда аталған бөлімшелер өз ескертпелері мен ұсыныстарын жауапты бөлімшеге ұсынуға, ал ескертпелер мен ұсыныстар болмаған жағдайда жобаға қол қоюға тиісті. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын қарау мерзімі шегінде жобаны мүдделі және заң бөлімшелерімен келісу бойынша әзірлеу мерзімін тездету мақсатында жобаны жұмыс тәртібімен пысықтауына болады.

72. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасы бойынша соңғы мүдделі бөлімшеден ескертулер мен ұсыныстарды алғаннан кейін бес жұмыс күнінен аспайтын мерзімде жобаны пысықтайды және оны екінші рет келісуге ұсынады.

73. Барлық басқару құжаттары жобаларының бірінші данасына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ заң бөлімшесі мен Мекеме Төрағасының жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін орынбасары қол қояды.

74. Басқару құжатында көрсетілген орындау мерзімі нақты және болжанатын жұмыс көлеміне сәйкес келетін болуы тиіс.

Мерзім белгілеген кезде ақпараттың нақты орындаушылардың қолына тиетін уақытын ескерген жөн.

Орындау мерзімі қажет болған кезде әр тапсырма үшін жеке-жеке белгіленеді, бірақ барлық басқару құжаттары үшін ортақ орындау мерзімі де көрсетілуі мүмкін.

75. Басқару құжаттарында сілтемелері мәтіннің тиісті тармақтарында берілуге тиісті қосымшалары болуы мүмкін.

Басқару құжаттарының қосымшаларына, сондай-ақ басқару құжаттарына да Төраға немесе оның орынбасарлары қол қояды.

Мекеменің Төрағасы қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары және Төрағаның жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін орынбасары қол қоюы тиіс.

Мекеме Төрағасының орынбасары қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары қол қоюы тиіс.

76. Ұсынылған басқару құжаттарының жобалары бойынша ескертулер болған жағдайда Мекеменің Төрағасы не оның орнындағы адам, сондай-ақ Төрағаның орынбасарлары оны жауапты бөлімшеге пысықтауға жібереді.

77. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын ескертулерді ескере отырып пысықтап, мүдделі және заң бөлімшелерімен екінші рет келісілгеннен кейін Мекеме басшылығына ұсынады.

78. Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін әзірлеу, келісу және бекіту (қабылдау) тәртібі Мекеменің жекелеген нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі.

79. Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қаулыларының жобасын ресімдеу, оларды келісу, қабылдау және жіберу тәртібі олардың жұмыс регламентінде жазылған.

 

§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және

бөлімшелерге жіберу

 

80. Мекеменің басқару құжаттары, құжаттың өзінде басқаша мерзім көзделмеген болса, осы құжат тіркелген күннен бастап күшіне енеді.

81-82. Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қаулыларының түпнұсқаларын Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлері тіркейді және екі жыл ішінде сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

83. Мекеменің негізгі қызметі мәселелері бойынша Мекеменің Төрағасы немесе оның орынбасарлары қол қойған бұйрықтар мен өкімдердің түпнұсқаларын уәкілетті бөлімше тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

84. Кадр мәселелері бойынша (қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және шығару, орындарын ауыстыру, еңбекке ақы төлеу, демалыс күндері жұмысқа тарту және басқалары), сондай-ақ қызметкерлерді іссапарға, оқуға және біліктілігін арттыруға жіберу мәселелері бойынша бұйрықтардың түпнұсқаларын қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесі (бұдан әрі – кадр қызметі) тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

85. Жауапты бөлімшелер басқару құжатын тіркейтін бөлімшені құжаттың электронды көшірмесімен қамтамасыз етуі тиіс.

86. Мекеменің уәкілетті лауазымды тұлғалары шығарған басқару құжаттарын Мекеменің бөлімшелерінде сақтау, оларды Мекеменің мұрағатына сақтауға қабылдау-өткізу, сондай-ақ құжаттарды жоюды, оның ішінде сақтау мерзімі өткеннен кейін жоюды Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.

87. Басқару құжаттарының нұсқаулары мен талаптарының орындалуын бақылауды оларда көрсетілген, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты лауазымды адамдар, уәкілетті бөлімшелер мен қызметкерлер жүзеге асырады.

88. Жауапты бөлімшелерге осы басқару құжаттарының көшірмелерін Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберу жүктеледі.

Мекеменің жүйесіндегі қызметкерлерге қол қойғыза отырып таныстыруды немесе хабарлауды керек ететін басқару құжаттарын жауапты бөлімшелер екі күннен аспайтын мерзімде орындайды.

89. Жауапты бөлімшелер бұйрықтар мен өкімдерге қол қойылып, тіркелгеннен кейін олардың көшірмелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесі бойынша мүдделі бөлімшелерге жібереді. Құжаттардың түпнұсқалары уәкілетті бөлімшеге не қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшеге беріледі.

90. Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберілетін басқару құжаттарының көшірмелерінде Мекеме басшыларының түпнұсқа қолдары болмауы тиіс және жауапты қызметкер қол қойып, уәкілетті бөлімшенің мөрі басылуы тиіс.

Кадр мәселелері жөніндегі құжаттардың көшірмелері жауапты қызметкердің қолымен және қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшенің мөрімен расталады.

 

5-тарау. Мекемедегі нормативтік құқықтық актілерді, басқару құжаттарын және басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс және ағылшын тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару тәртібі

 

91. Мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге тиісінше аударма жасалатын құжаттар мен басқа материалдардың (бұдан әрі - материалдар) мәтіндерін уәкілетті бөлімше аударады.

92. Құпия материалдарды аудару тәртібі Қазақстан Республикасының және Мекеменің арнайы нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі.

93. Аудармаға келіп түскен материалдар (құпиядан басқасы) арнайы журналда тіркеледі.

94. Егер келіп түскен материал аударылған материалдың өзгертілген немесе толықтырылған нұсқасы болса, жауапты орындаушы іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуді ұйымдастыру бөлімшесіне аударма барысын тездету үшін аударылған материалдың көшірмесін беруі тиіс.

95. Материалдарды аудару үшін мынадай мерзімдер белгіленеді:

1) көлемі 5 бетке дейінгі материалдарды аударуға екі жұмыс күні ішінде;

2) көлемі 10 бетке дейінгі материалдарды аударуға бес жұмыс күні ішінде;

3) көлемі 10 беттен көп материалдарды аударуға он жұмыс күні ішінде.

Жекелеген жағдайларда, аударуға берілген материалдардың маңыздылығы мен шұғылдығын ескере отырып, Мекеменің басшылығы аударма жасаудың өзге мерзімдерін белгілеуге құқылы.

Аударманы орындау мерзімін есептеу материалдарды уәкілетті бөлімшеге аударуға берген күннен бастап жүргізіледі.

96. Аударылған материалдарды Мекеменің бөлімшесі қажетті дана санымен қағазға шығарып және электронды түрде береді.

97. Соңғы парақтың сыртқы бетіне аударма файлының атауын, аударма орындалған күнді көрсете отырып, аударылған материалдың әр бетіне аудармашы қол қояды.

Мекемеде іс қағаздарын жүргізу толығымен мемлекеттік тілге көшірілген кезде тиісті бөлімше мемлекеттік тілде әзірленген құжаттардың мәтіндеріне сараптама жасаумен және редакциялаумен айналысады.

 

6-тарау. Құжаттарды тіркеу

 

98. Мекемеде құжаттарды тіркеу былайша жүргізіледі:

1) уәкілетті бөлімшеде келіп түскен хат-хабарлар, бұйрықтарды, өкімдерді;

2) Басқарманың және Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер - Басқарма мен Директорлар кеңесінің мәжіліс хаттамаларын;

3) Мекеменің бөлімшелерінде - тиісті бөлімшелердің жіберілетін және ішкі хат-хабарларын тіркейді.

Конкурстық ұсыныстары бар құжаттарды конкурстық комиссияның хатшысы Қазақстан Республикасының тауарлар мен қызмет көрсетулерді сатып алу мәселелерін реттейтін нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес тіркейді.

99. Келіп түскен құжаттар түскен күні, ал жіберілетін және ішкі құжаттар – жөнелтілген күні тіркеледі.

 

§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі

 

100. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінен тыс қабылданған және/немесе электронды қол қойылмаған не электронды қолға сәйкестігін тексеруден өтпеген электрондық хабарламаларды қоспағанда, Мекемеге келіп түскен барлық хат-хабарлар Мекеменің электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі уәкілетті бөлімшеде тіркелуі тиіс.

101. Мекемеге келіп түскен, хат-хабар болып саналмайтын барлық құжаттар ілеспе хатпен бірге жүруі тиіс. Мекемеге ілеспе хатсыз келіп түскен және хат-хабар болып табылмайтын құжаттар кері қайтарылады.

Осы тармақтағы талаптар есепшот-фактураларға және сот, құқық қорғау органдары, сондай-ақ сот шешімін орындау жөніндегі органдар жіберген құжаттарға қолданылмайды.

102. Белгіленген тәртіппен тіркелмеген хат-хабарды бөлімше орындауға қабылдамайды, ол келіп түскен күні тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге беріледі.

103. Мекемеге келіп түскен қағазға шығарылған құжаттар шағын жүйеде тіркелгенге дейін сканерленеді. Қағазға шығарылған құжаттың түпнұсқасы құжат атап жіберілген Мекеменің бөлімшесіне беріледі және ол орындалғаннан кейін іс номенклатурасына сәйкес іске тігіледі.

Сканерлеуді уәкілетті бөлімше жүзеге асырады.

104. Электронды түрде алынған хат-хабарларды шағын жүйеде тіркеу электронды қолдарды тексергеннен кейін жүргізіледі.

105. Электронды түрде келіп түскен құжаттар автоматты түрде вирусқа қарсы сканерленеді.

106. Уәкілетті бөлімше почтамен келген хат-хабарларды қарап, іріктейді, содан кейін құжаттың бірінші бетінде төменгі оң жақ бұрышында құжаттың түскені туралы (тіркеу мөртаңбасы түрінде қойылуы да мүмкін) келіп түскен күнді, парақ санын және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжатқа берілген тіркеу нөмірін көрсете отырып белгі қойылады. Тіркеу мөртабаны құжаттың негізгі мәтінінің үстіне қойылмауы тиіс.

Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезінде құжаттың түскені туралы белгі түпнұсқаға да және аударылған мәтінге де (егер ол болса) қойылады.

Ашылуға тиісті емес хат-хабарға құжаттың келіп түскендігі туралы белгі конвертке қойылады.

 

§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі

 

107. Жіберілетін және ішкі хат-хабарды Мекеменің тиісті бөлімшесінің жауапты адамы тіркейді.

108. Ішкі құжаттың электронды қол қойылған электрондық нұсқасы бөлімшенің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналында тіркеу үшін негіз болып табылады.

109. Электронды қол қойылған, жіберілетін құжаттың электрондық нұсқасы қағазға шығарылған құжат болғанда ғана бөлімшенің жіберілетін құжаттарын тіркеу журналында тіркеуге негіз болып табылады.

 

7-тарау. Келіп түскен құжаттарды қабылдау,

өңдеу және өткізу тәртібі

 

110. Мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, Мекеменің басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

111. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдауды, өңдеуді (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртаңба қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлуді, оларға жеткізіп беруді, жіберілетін хат-хабарларды өңдеу мен межелі жерлерге жіберуді уәкілетті орган орындайды.

Мекеменің орталық аппараты бөлімшелеріне келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшеге тіркетпей қабылдауына тыйым салынады.

112. Келіп түскен хат-хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде өңделеді.

 

§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі

 

113. Мекеменің хат-хабарлары байланыс бөлімшесі, Мемлекеттік фельдъегер қызметі, республикалық арнайы байланыс қызметі, хат-хабарларды жеткізу жөніндегі курьерлік қызметті орындайтын фирмалар (бұдан әрі – байланыс кәсіпорындары), электронды почта және факсимильді байланыс және курьерлер арқылы келіп түседі.

114. Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді.

Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уәкілетті бөлімшенің кезекшілері қабылдайды.

115. Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.

Мекеменің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің жауапты қызметкерлері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.

116. Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.

117. Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың жіберілген мекен-жайы және ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі.

Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.

118. Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы хабарлайды.

119. Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.

120. Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:

1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні және құжатты алғандығы туралы конвертте ғана көрсетілген болса;

2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сәйкес уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;

3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;

4) егер конверттерге орындау парағы, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.

Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады.

121. Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорындарының белгісі болуы керек.

Бүлінген конверт ішіндегілерді оған салынған тізімдеме бойынша тексереді. Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уәкілетті бөлімшенің конвертті қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну сипаты және барлық жетпейтін салымдар нақты тізімделеді. Бүлінген конвертте тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге беріледі, екіншісі – уәкілетті бөлімшеде қалдырылады.

122. Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні межелі жерге жібереді және сонымен бірге жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады.

123. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату салады.

 

§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі

 

124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін.

126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде жәненемесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мәтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.

127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат әзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат әзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі.

128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер және басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі.

129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін және келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.

Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті.

130. Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі.

131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін, құжаттардың мәселенің мәніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді.

132. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады.

Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды және құжатты нақты орындаушыға жібереді.

133. Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.

134. Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға және бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

135. Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті.

 

8-тарау. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі

 

136. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу тәртібіне: құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) таралымын әзірлеу (қажет болғанда) және жіберу жатады.

Жіберілетін және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға, нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, ілеспе хат жазылады.

137. Құжатты орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралының көмегімен әзірлейді, Ереже талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды.

138. Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін орындайды.

139. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат әзірленген материалдар негізінде қол қоюға беріледі.

140. Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын ала басып шығарады және құжатқа бөлімше басшысы (Мекеменің Төрағасы немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.

141. Мекеменің Төрағасы және Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы немесе мекен-жайларға қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

Мекеме Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

142. Бөлімшенің жауапты адамдары хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде:

1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың нөміріне және күніне сілтемелердің болуын;

2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушының аты-жөні және телефонының болуын;

3) жіберілетін құжатта жіберу күні, нөмірі болуын;

4) сыртының дұрыс ресімделуін тексеруі тиіс.

143. Бөлімшенің жауапты адамдары басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс.

144. Уәкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды.

Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі.

145. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелмеген хат-хабарларды жіберуге қабылдамайды.

146. Жіберілетін хат-хабарларды сақтау мақсатында, олар оқшауланған бөлмеде өңделеді.

147. Бір уақытта және бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.

 

9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау

 

148. Құжаттардың орындалуын бақылаудың негізгі міндеттері:

1) Қазақстан Республикасы Президентінің (оның ішінде оның Әкімшілігінің) тапсырмаларын, органдардың (Басқарма, Директорлар кеңесі) және Мекеме басшылығының басқару құжаттары мен тапсырмаларын уақтылы және сапалы орындау;

2) тапсырмаларды орындау рәсімдері жөніндегі материалдарды жүйелендіру мен талдау және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру;

3) Мекеменің басшылығын және бөлімшелерін тапсырмалардың орындалу барысы және нәтижелері туралы жедел ақпараттармен қамтамасыз ету;

4) құжаттармен жұмыс жүргізудің белгіленген рәсімдері мен ережелерін сақтау, сондай-ақ орындаушылық тәртіпті сақтау болып табылады.

149. Орындауды және/немесе жауап беруді талап ететін барлық тіркелген құжаттардың орындалуын бақылау қажет.

150. Бақылау құжатта қойылған нақты мәселелер бойынша, орындалу нысандары мен мерзімдері бойынша жүргізіледі.

Нақты мәселе және орындаудың нысаны бойынша бақылауды Мекеменің басшылары және оның бөлімшелері немесе олардың нұсқауы бойынша нақты лауазым иесі (жауапты орындаушы) жүзеге асырады.

Құжаттардың орындалу мерзімін уәкілетті бөлімше, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер және бөлімшенің жауапты адамдары бақылайды.

Уәкілетті бөлімше және Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер құжаттардың орындалу мерзімін тексереді, ескереді және талдау жүргізеді, бұл жөнінде Мекеменің басшылығына хабарлайды.

151. Мекеме басшылығының атына түскен және орындау мен жауап беруді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ Мекеме басшылығының ішкі басқару құжаттарын (бұйрықтарын, өкімдерін) және жазбаша тапсырмаларын уәкілетті бөлімше бақылайды.

Бөлімшеге келіп түскен және ішкі құжаттарды, сондай-ақ бөлімшеге қатысты бөлігіндегі ішкі басқару құжаттарын тиісті бөлімшелердің басшылары, жауапты орындаушылары, жауапты адамдары бақылайды.

Жоспарлы, жабдықтау, қаржы және басқа құжаттардың орындалуын тиісті бөлімшелердің басшылары бақылайды.

152. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар тиісті құжаттардың орындалғаны жөніндегі мәліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылайды.

 

§ 1. Уәкілетті бөлімшенің құжаттардың орындалуын

бақылауды ұйымдастыруы

 

153. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру мақсатында құжатты бақылауға қояды, бақылаудағы құжаттардың картотекасын жасайды, басшылықтың нұсқауы бойынша немесе оның орындалуы нәтижесінде құжатты бақылаудан алады.

154. Құжаттардың орындалуын бақылайтын бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелген, Мекеменің басшылығына жіберілген хат-хабарларды күн сайын қарап отырады. Құжаттың мазмұнына, басшылықтың оған жазған бұрыштамасын қарай отырып, уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжатты бақылауға алады.

155. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімі бойынша жүйелендіріледі және мынадай секцияларға: орындалатын, белгіленген мерзімде орындалған, кешіктіріліп орындалған, орындалмаған құжаттар болып бөлінеді.

156. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын үнемі қадағалап отырады. Бақылау нәтижелері мен орындау мерзімінің барлық өзгерістері тіркеу-бақылау карточкасына белгіленеді. Құжат орындалғаннан кейін орындалуы ресімделген сол құжаттың нөмірі мен күніне сілтеме жасала отырып, тіркеу-бақылау карточкасына белгі қойылады.

157.Құжат осы мәселе бойынша жауап құжат дайын болғанға дейін жәненемесе жіберілгенге дейін және орындаушы бөлімше жауап құжатының нөмірін, күнін және жауап құжатына қол қойған адамды көрсете отырып, тиісті түрде толтырылған тіркеу-бақылау карточкасын уәкілетті бөлімшеге бермейінше бақылауда болады. Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы бөлімше осы құжатты бақылаудан алу туралы негізделген өтінішпен Мекеменің басшылығының атына хат жазады және құжат басшылықтың рұқсатымен ғана бақылаудан алынуға тиіс.

158. Орындау құжаты бойынша тіркеу-бақылау карточкасы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде екі жыл бойы сақталады.

159. Уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжаттың бақылауға алынуын, орындау мерзімін, оны бақылаудан алу туралы барлық мәліметтерді электронды құжат айналымының шағын жүйесіне енгізіп отырады.

160. Егер бақылаудағы құжаттарды белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаса, орындаушы тапсырма берген және мерзімін белгілеген тиісті лауазымды адамның немесе органның орындау мерзімін ұзарту туралы келісімін алуы керек.

Орындаушы немесе бөлімшенің жауапты қызметкері құжаттың орындалу мерзімінің өзгергені туралы уәкілетті бөлімшеге тіркеу-бақылау карточкасына белгілеу үшін хабарлайды. Мұндай жағдайда құжат бақылауда қала береді.

161. Бақылауға алынған құжаттардың мерзімінде орындалуына және олардың мерзімінде орындалуы туралы ақпараттың дұрыс болуына көрсетілген құжаттарды орындау тапсырылған бөлімшенің басшылары және жауапты орындаушылары жауап береді.

162. Уәкілетті бөлімше мерзімі ұзартылған құжаттар бойынша орындау мерзімін (орындалуын алдын-ала бақылау) аяқталғанға дейін, сондай-ақ аяқталғаннан кейін де бақылайды (орындалуын соңғы бақылау).

163. Уәкілетті бөлімше үнемі, тоқсанына кемінде бір рет бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы Мекеме басшылығына ақпарат беріп отырады.

 

§2. Құжаттардың орындалу мерзімі

 

164. Құжаттардың орындалу мерзімі ережеде сияқты, құжатқа қол қойған (бекіткен) күннен бастап күнтізбелік күнмен, ал басқа заңды және жеке тұлғалардан түскен құжаттар бойынша – Мекемеге түскен күннен бастап есептеледі. Мекеменің басшылығы (бөлімше басшылығы) орындаудың нақты мерзімін белгілеген жағдайда, ол бірінші бұрыштама қойылған күннен бастап есептеледі.

165. Құжаттардың орындалу мерзімін Мекеменің (бөлімшенің) басшылығы жіберуші белгілеген мерзімге немесе Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген мерзімге қарап белгілейді. Орындалудың соңғы күні құжаттың мәтінінде немесе басшылығының бұрыштамасында көрсетіледі.

166. Құжаттардың орындалу мерзімін осы мерзімді белгілеген Мекеменің (бөлімшенің) басшысы өзгертеді (тоқтатады, ауыстырады).

 

10-тарау. Азаматтардың өтініштерін қарау және оның орындалуын бақылау тәртібі

 

167. Мекеменің бөлімшелерінде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі Қазақстан Республикасының Конституциясымен, Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және осы Ережемен реттеледі.

168. Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіппен берілген өтініш осы Ережеге сәйкес міндетті түрде тіркелуі және қаралуы тиіс. Өтінішті қабылдаудан бас тартуға болмайды.

169. Шешу тәртібі әкімшілік құқық бұзушылық, қылмыстық іс жүргізу, азаматтық іс жүргізу жөніндегі заңдарда және басқа заңдарда белгіленген азаматтардың өтініштері, сондай-ақ аты-жөні көрсетілмеген, қолы, мекен-жайы, жұмысы және оқу орны туралы деректері жоқ арыз иелерінің өтініштері қаралмайды.

170. Азаматтардың шағымын өздері шағым жасаған Мекеменің лауазымды адамдарының және бөлімшелерінің қарауына жіберуге болмайды.

171. Азаматтардың өтініштерімен жүргізілетін жұмысты ұйымдастыруға және іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне Мекеменің басшылары және уәкілетті бөлімше жауап береді.

172. Азаматтар кез-келген тілде ұсыныстар, өтініштер, шағымдар, пікірлер және сұранымдар беруге құқылы. Жауап мемлекеттік тілде беріледі.

173. Уәкілетті бөлімше азаматтардың өтініш хаттарын Ереженің 6-тарауының 1-параграфында баяндалған тәртіппен келіп түсетін хат-хабарлардан бөлек тіркейді.

174. Бір жеке адамнан бір күнтізбелік жылдың ішінде бір және сол мәселе бойынша түскен өтініштер қайта келіп түскен өтініштер деп саналады. Уәкілетті бөлімше есептік тіркеу карточкасына «Екінші рет» деп белгі қояды.

Қайталама хаттарды қараған кезде оған бұрынғы өтініштердің тексеру материалдары қосылады.

Егер қайталама өтініштерде жаңа дәлелдер мен жаңадан анықталған жағдайлар айтылмаған болса, егер Мекеменің бөлімшелерінде ол бойынша тексерудің нақты материалдары болса, ал авторға белгіленген тәртіппен жауап берілген болса, онда оларды Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (филиал басшысының және оның орынбасарларының) келісілген бұрыштамасымен қосымша тексеру қажет емес, бөлімше басшысының қолы қойылып, ол жөнінде авторға хабарлайды.

 

§ 1. Өтініштерді қарау мерзімі

 

175. Азаматтардың жазбаша өтініштерін қарау және олар бойынша шешім қабылдау мерзімі бір айдан аспауға тиіс, ал қосымша зерделеуді және қарауды талап етпейтін өтініштер - Мекеменің уәкілетті бөлімшесінде (филиалында) тіркелген кезден бастап он бес күнде қаралуға тиіс. Қосымша қарау қажет болған жағдайда, бірақ бір айдан аспайтын мерзімге Мекеменің (филиалдың) басшылығы мерзімді ұзарта алады және бұл жөнінде өтініш берушіге хабарлайды. Жауапты орындаушы бөлімше азаматтардың өтініштерін қарау мерзімін уақтылы ұзартуға шаралар қабылдауға міндетті.

176. Егер азаматтардың өтініштері жөніндегі мәселелерді шешу ұзақ мерзімге қалдырылса, онда уәкілетті бөлімше өтінішті түпкілікті орындағанға дейін қосымша бақылауға алады.

177. Шешім қабылдау Мекеменің құзыретіне кірмейтін азаматтардың өтініштері түскен күннен бастап бес күннен кешіктірілмейтін мерзімде азаматтарға бұл жөнінде хабарлай отырып, тиісті мемлекеттік органдарға жіберіледі.

 

§ 2. Жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдаған кезде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі

 

178. Егер өтініш азаматтарды жеке қабылдау кезінде айтылған болса, оны лауазым иесі қабылдау уақытында шеше алмайды, ол жазбаша нысанда жазылады және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жазбаша жазылған өтініштер сияқты жұмыс жүргізіледі.

179. Мекеменің басшылығына келген қатысушылардың есебін Мекеменің Төрағасының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмесіндегі референттер өтініш берушінің аты-жөнін, жұмыс орнын, лауазымын, мекен-жайын, өтініштің қысқаша мазмұнын, тапсырмаларын және қарау нәтижелерін көрсете отырып, жүргізеді.

 

§ 3. Азаматтардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын

жүргізуді тоқтату тәртібі

 

180. Азаматтардың өтініштеріне қойылған мәселелер қаралса, олар бойынша тиісті шаралар қабылданса және өтініш берушілерге жауап берілсе, өтініш шешілді деп саналады.

181. Азаматтардың өтініштерін қараумен айналысатын бөлімшелердің басшылары, ал қажет болған жағдайда Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары олардың өтініштері бойынша қабылданған шешімдерді азаматтарға хабарлайды. Оң жауап берілмеген жағдайда, оның себебі көрсетіледі және шағым беру тәртібі түсіндіріледі.

Жауап жазбаша немесе ауызша түрде берілуі тиіс. Жауап жазбаша берілген жағдайда өтініш хатқа және тіркеу-бақылау карточкасына тиісті жазбалар жасалады.

182. Мекеменің орталық аппаратында азаматтардың өтініштері жөнінде іс қағаздарын жүргізуді тоқтату туралы шешімді Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары, филиалда – филиалдың басшысы немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін оның орынбасары қабылдауға құқылы.

 

11-тарау. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі

 

183. Құжаттар жасау кезіндегі еңбек шығындарын қысқарту, оларды өңдеу, құжаттық ақпараттарды беру және пайдалану, бақылау құжаттарының орындалуын бақылауды жетілдіру, жедел орындалуын арттыру, құжаттармен жүргізілетін ақпараттық-талдау жұмысының сапасын арттыру, сондай-ақ Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын ескере отырып, Мекеменің электронды мұрағатын құру электронды құжат айналымының негізгі міндеті болып табылады.

184. Электронды құжат айналымын ұйымдастырудың негізгі принциптері:

1) деректерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құрал-жабдықтарын пайдалану негізінде электронды құжат айналымын, құжаттардың электронды нысандарын басқарудың автоматтандырылған жүйесін, электронды почтаны ұйымдастыру;

2) электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электрондық санмен қол қойылған электрондық құжаттың мәртебесінің қағаз құжат айналымының жүйесіндегі өз қолымен қол қойылған құжаттың мәртебесіне тең болуын тану;

3) қойылған қолдардың бірдейлігін қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құрал-жабдықтардың ақпараттық жүйеде бар болған кезде ғана электронды сандық қолдардың шынайылығын тану және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес оларды пайдаланудың белгіленген режимін сақтау;

4) келіп түсетін, жіберілетін және ішкі құжаттарды бір рет тіркеу;

5) құжатты жүйеге енгізуден оны іс қағаздарына орналастырғанға дейін құжат ағынын үзбеу болып табылады.

185. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің келіп түсетін құжаттардың почта жәшігіне электронды құжаттар түскен кезде пайдаланушы бұл жөнінде тез арада хабарлама алады.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің пайдаланушылары өз компьютерлерінде шағын жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуін барлық жұмыс уақытының ішінде белсенді күйінде ұстауға міндетті.

 

§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде

құжаттарды келісу және бекіту тәртібі

 

186. Бөлімшеге құжат ресми түрде түскен кезде бұрыштама және қол қою рәсімдерін бастау алдында құжат бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркейтін арнайы журналға тіркелуі тиіс.

187. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бұрыштама қою электронды қол қою арқылы жүзеге асырылады.

188. Құжаттың қол қоятын бөлігінде көрсетілген лауазым иесі электронды құжатқа электронды қол қою арқылы құжатты бекітеді. Бөлімшенің жауапты адамы электронды құжатқа қол қойылғаннан (бекітілгеннен) кейін оны бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналынан алып, тиісті ресми тіркеу журналына орналастырады.

189. Орындаушыға қайтарылған және бұрыштама соғу және қол қою рәсімдерін толық көлемде өтпеген құжаттың жобасына өзгерістер енгізу қажет болған жағдайда құжаттың жаңа нұсқасы жасалады, ал өткен редакциясы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «бұрынғы нұсқа» ретінде сақталады.

190. Құжатты бекіткеннен кейін оған өзгерістер мен толықтыру енгізілмейді. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бекітілген құжаттардың файлында «тек қана оқу үшін» атрибуты белгіленеді.

191. Қол қойылған электронды құжат орындаушыға қайтарылады, ол құжаттағы бұрыштама соғу және қол қою рәсімдері кезінде қойылған электронды қолдарды тексереді және ресми тіркеу журналдарына тіркеу үшін өзінің бөлімшесінің жауапты адамына жібереді.

192. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі клиенттік және серверлік бағдарламалық қамтамасыз етудің нұсқасын ауыстыру тәртібі ақпарат технологиясы бөлімшесінің арнайы өкімімен белгіленеді.

193. Шағын жүйені басқарушы электронды құжат айналымының шағын жүйесін басқарады.

 

§ 2. Электронды құжаттардың түрлері

 

194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді:

1) мәтін – мәтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен қаралады, жасалады және редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде мәтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.

2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық өнімі қолданылады. Егер құжатта мәтіндік әрі кестесі бар ақпараттар болса «МS Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мәтіндік ақпарат, сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі құрылымдағы кестелер (мысалы, мәтінге қосымшалар) болса, әр түрлі форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі және құрамдас құжат ретінде сақталады.

3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif», «tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын бағдарламалық өнімдер қолданылады;

4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы, телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады;

5) гипермәтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мәтіннің айқын бөлінген участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді.

195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй белгілер бойынша жіктеледі:

1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін әр бөлімшеге тиісті журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уәкілетті бөлімше анықтайды және шағын жүйенің әкімшілігі белгілейді;

2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс қағаздарының жүйелі тізбесі;

3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі.

Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде және іс қағазына (іс қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері тағайындалады.

 

§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру

 

196. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру әр түрлі байланыс арналарын пайдалана отырып, электронды почта жүйесін, электронды құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасын пайдалануға негізделеді.

197. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушыларға «келіп түсетін» және «жіберілетін» жүйелердің екі почта жәшігі берілген. «Келіп түсу» почта жәшігіне барлық құжаттар және тапсырмалардың орындалуын пайдаланушы бақылауы тиіс.

 

§ 4. Индекстеу және резервтік көшіру тәртібі.Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалану кезінде филиалдармен ақпарат алмасуды ұйымдастыру

 

198. Құжаттар түнгі уақытта өзінен-өзі сервермен индекстеледі.

199. Резервтік көшіру өзінен-өзі түнгі уақытта бірден индекстелгеннен кейін жүзеге асырылады.

199-1. Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалана отырып орталық аппараттың бөлімшелері және филиалдар арасындағы ақпарат алмасуды ұйымдастыру Мекеменің электрондық почта жүйесін пайдалануға негізделген. Әрбір филиалда өзінің электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасы орнатылады, іс қағаздары дербес жүргізіледі.

199-2. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі барлық деректемелері бар тапсырмалар мен құжаттардың филиалдарға автоматты түрде жеткізілуін қамтамасыз етеді. Филалдарда тапсырмалар мен құжаттардың орындалуын бақылау дербес жүргізіледі.

 

12-тарау. Электронды құжат айналымының

шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы

 

200. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі шеңберінде ақпаратты қорғау және құжаттардың қауіпсіздік жүйесінің жұмыс істеуі Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

201. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің қауіпсіздік жүйесі электронды сандық қол қою механизмін пайдалану арқылы құжаттардың авторлығының сақталуын және расталуын қорғауға, сондай-ақ құпия ақпаратты шифрлеу әдісімен қорғауға арналған.

202. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат технологиясы бөлімшесімен бірлесіп электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуіне жауап береді.

203. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін қауіпсіздік бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің негізгі міндеттері:

1) пайдаланушыларға деректер базасына кіруге сертификаттар беру;

2) шалғай жұмыс орындарына сертификаттардың анықтамалықтарын жіберу;

3) пайдаланушылардың ашық кілт сертификаттарын шығару, есебін жүргізу, сақтау және қайтып алу;

4) қауіпсіздік журналын жүргізу болып табылады.

 

§ 1. Бірегейлендіру және сәйкестендіру

 

204. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің әрбір пайдаланушысының шағын жүйеге кіру үшін өзінің аты және паролі болады. Шағын жүйеге кіру үшін пайдаланушы атын және паролін енгізеді, деректер базасын басқару жүйесіне қосу арқылы шағын жүйенің дұрыс екенін тексереді.

205. Пайдаланушының паролі операциялық жүйеде қолданылатын жүйелік кестелердегі серверлерде кодталған түрде сақталады. Егер Пайдаланушы өзінің атын және қосу паролін ұмытып қалған жағдайда, онда шағын жүйені басқарушы парольді ауыстыра алады.

206. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде парольді рұқсатсыз пайдалану мүмкіндігін азайту үшін пайдаланушының кез келген уақытта өзінің паролін өзгертуге мүмкіндігі бар.

207. Шағын жүйені басқарушы пароль жүйесіне арналған парольдің ең аз көлемін, пароль жұмыс істеген уақытта (күнде) латын немесе орыс символдарына ғана тән шектеулер белгілей алады:

 

§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою

 

208. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде пайдаланушылардың құқықтары туралы ақпарат бар шағын жүйені пайдаланушылардың деректер базасы жүргізеді. Шағын жүйе пайдаланушыларға белгіленген құқықтарға сәйкес олардың шағын жүйе қызметіне, тіркеу журналдарына және электронды сақталатын құжаттарға енуін бақылайды. Шағын жүйені басқарушы пайдаланушылардың шағын жүйенің қызметіне, сондай-ақ тіркеу журналына кіру құқығын шектегені үшін жауап береді.

209. Уәкілетті бөлімше орталық аппараттың мүдделі бөлімше басшысының, филиалдарда – филиал басшысының өтініші бойынша пайдаланушының құжаттарға кіру деңгейін белгілейді.

210. Пайдаланушы шағын жүйеге кіретін кезде шағын жүйенің кіру деңгейімен рұқсат етілген шағын жүйенің қызметіне және тіркеу журналдарына ғана кіре алады.

211. Шағын жүйеге кіруге бақылау жасау шағын жүйенің әкімшілігіне жүктеледі.

212. Тіркеу журналдарында сақталатын құжаттарға кіру екі деңгейдегі нобай бойынша реттеледі:

1) бірінші деңгейде құжаттың тіркеу карточкасындағы ақпаратқа кіру реттеледі;

2) екінші деңгейде – құжаттың мәтініне кіру реттеледі.

213. Электронды құжаттарды өңдеу мен өткізу техникалық құрал-жабдықтары орналастырылған үй-жайға кіру тәртібін, сондай-ақ осы үй-жайға кіруге рұқсаты бар адамдардың құрамы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.

 

§ 3. Хаттама жасау

 

214. Шағын жүйеде электронды қол қоюды пайдалануды қоса алғанда, жасалатын барлық іс-қимыл автоматты түрде жасалатын іс-қимылдар журналына белгіленеді.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды құжаттардың қозғалыстарының бәріне хаттама жасалады.

Пайдаланушылардың құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің бәрі электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің журналында хаттама жасалынады. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде жасалған құжаттардың көшірмелерінің есебі жүргізіледі.

 

§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы

 

215. Деректерді апаттан және істен шығу кезіндегі бүлінушіліктерден ерекше қолданылатын техникалық және жүйелік бағдарламалық құрал-жабдықтармен қорғайды. Серверлер кепілдік берілген электр қуатымен қоректендірілуі тиіс.

216. Шағын жүйенің әкімшілігі машина тасымалдаушыларына арналған резервтік көшіру операцияларының уақтылы және жүйелі жүргізілуіне жауап береді. Деректер базасын резервтік көшіру операциясы деректер базасының басқару жүйесінің құрал-жабдықтарымен, ал құжаттардың электронды мұрағатын – операция жүйесінің құрал-жабдықтарымен жүргізеді.

Электронды мұрағат ауысымдық тасымалдаушыларда (СD, DVD, MOD және басқалары) ақпаратты электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі құжаттар серверінен (бұдан әрі – Құжаттар сервері) ауыстыру негізінде ұйымдастырылады.

Құжаттар серверінде электронды құжаттар мұрағатына берілгенге дейін электронды құжаттар сақталады.

Шағын жүйе басқарушысы сессиялық режимде электронды құжаттарды ұзақ уақытқа сақтауға ауыстырады.

Электронды мұрағатқа көшірілген электронды құжаттардың көшірмелерін шағын жүйе басқарушысы Құжаттар серверінен алып тастауға міндетті.

Бөлімшенің электронды құжаттарының электронды мұрағатқа дұрыс, толық және уақтылы көшірілуіне шағын жүйе басқарушысы жауап береді.

217. Электронды қол қою механизмін пайдалану есебінен ақпараттардың шынайы болуына кепілдік беріледі. Шағын жүйеде жасалынатын тапсырмаларға, тапсырмаларды, құжаттарды орындау жөніндегі ақпараттарға, сондай-ақ іс-әрекеттерге пайдаланушының электронды қолы қойылады.

218. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіне сырттан кіру кезінде міндетті түрде байланыс арнасын шифрлеу қолданылады.

219. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат бөлімшесімен бірлесе отырып, криптографиялық қорғау құралдарына қойылатын талаптарды белгілейді.

 

13-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен,

Парламентінен, Үкіметінен келіп түсетін нормативтік құқықтық

актілердің есебін жүргізу және сақтау тәртібі

 

220. Нормативтік құқықтық актілерді есепке алу және сақтау көрсетілген құжаттар бойынша іс қағаздарын жүргізу заң бөлімшесіне жүктеледі.

221. Мемлекеттік үкімет органдарының заңдары, кодекстері, жарлықтары, қаулылары және басқа құжаттары түсуіне қарай іс қағаздарына тігіледі.

222. Мекеме қызметкерлері заң бөлімшесінде сақталатын нормативтік құқықтық актілерді пайдалана алады, ал өндіріс қажеттігі болған жағдайда және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес осы құжаттардың көшірмелерін ала алады.

 

14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу,

сақтау және пайдалану тәртібі

 

223. Мекеме құжаттар жасау үшін А4 форматынағы қағазға орындалған арнайы қызмет бланкілерінің мынадай түрлері қолданылады:

1) хаттар үшін Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар, Қазақстан Республикасы Мекемесінің атауы және деректемелері бар елтаңбалы бланкілер;

2) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Бұйрық» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің талаптарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, басқа нормативтік құқықтық актілерді және Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесінің қаулыларын және басқаларын орындауға байланысты) ресімдеу үшін қолданылады;

3) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Өкім» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме бөлімшесінің немесе лауазым иесінің нормативтік құқықтық актілердің талаптарын, Мекеме жасаған шарттардың (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде белгіленген іс-қимылдарын жүзеге асыруға арналған нұсқауын) ресімдеу үшін қолданылады;

4) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар Мекеме бөлімшелерінің хаттарына арналған бланкілер.

224. Уәкілетті бөлімше Мекеменің, филиалдарының және өкілдігінің бланкілерінің дизайнын жасайды. Орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген дизайнның (үлгінің) түпкілікті нұсқасын және бланк өнімінің таралымы бөлімшелердің нақты қажетіне сәйкес Мекеме басшысының өкімімен бекітіледі.

225. Қызметтік бланкілердің еркін түрдегі нысандарын пайдалануға рұқсат етілмейді.

226. Мекеменің, Мекеме Төрағасының, Мекеме бөлімшелері мен филиалдарының хаттары, «Бұйрық», «Өкім» бланкілері – нөмірлері бар қатаң есептегі бланкілер болып табылады, бланкілердің түрін, санын және нөмірін, бөлімшенің атауын, бөлімшенің жауапты адамының аты-жөнін және қолын көрсете отырып уәкілетті бөлімшенің арнаулы журналдарында есептеледі және уәкілетті бөлімше оны бөлімшенің жауапты адамына, сондай-ақ Мекеме басшыларының қабылдау бөлмесіндегі референттерге (бұдан әрі – басшылықтың референттері) қол қойғызып беруі тиіс.

227-228. Басшылардың референттері, бөлімшелердің жауапты адамдары қызметтік бланкілерді металл шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдаланылуына және сақталуына жауап береді, қатаң есептегі қызметтік бланкілердің шығыс есебін жүргізеді. Қатаң есептегі бланкілер бөлімшелерде журнал бойынша беріледі.

229. Мекеме қатаң есептегі бланкілерін басқа заңды және жеке тұлғаларға беруге қатаң тыйым салынады.

230. Бөлімшелердің жауапты адамдары, басшылықтың референттері тоқсан сайын қолданылған және бүлінген бланкілердің саны (олардың нөмірлерін көрсете отырып) туралы екі дана етіп есеп жасайды, оны бөлімше басшысы немесе Мекеменің тиісті басшысы бекітеді. Есептің бір данасы уәкілетті бөлімшеде, ал екіншісі бөлімшенің жауапты адамында (басшылықтың референтінде) қалады. Бүлінген қатаң есептегі қызметтік бланкілерді уәкілетті бөлімше акт бойынша жояды.

231. Қызметтік бланкілер дизайнның, деректемелердің және басқа элементтердің өзгеруіне байланысты Мекеме бойынша бұйрық не өкім негізінде ауыстырылады. Ескі үлгідегі қолданылмаған қызметтік бланкілер уәкілетті бөлімшеге басқару құжатын алғаннан кейін үш күндік мерзімде акт бойынша қайтарылуы тиіс.

 

15-тарау. Құжаттарды есепке алу және сақтау тәртібі

 

232. Мекеме қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде құпия сипаттағы мәліметтерді жариялау бойынша Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын қатаң сақтауға, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.

233. Басқа заңды және жеке тұлғаларға Мекемедегі құжаттардың көшірмелерін бөлімшелер басшыларының рұқсатынсыз беруге тыйым салынады.

234. Ресімделген сәттен бастап және Мекеме мұрағатына тапсырылғанға дейін құжаттар осы құжаттарды жасаған бөлімшелердің іс қағаздарында сақталады.

Істер жұмыс бөлмелерінде не осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда болуы тиіс, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде сақталуы керек.

235. Құжаттармен жұмыс істеген кезде шапшаңдықты қамтамасыз ету үшін істер бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, ол әрбір бөлімшенің көрінетін жерінде болады. Іс мұқабаларының түбіртектерінде істердің номенклатура бойынша нөмірлері көрсетіледі. Істерді жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.

236-237. Құжаттардың көшірмелерін жасауға арналған бөлімшелерде құжаттар көшірмелері есепке алынады.

238. Уәкілетті бөлімше жыл сайын, есеп берілген жылдан кейінгі жылдың басында барлық бөлімшелер бойынша құжаттарды есепке алу нәтижелерін жинақтайды және Мекеме басшылығына ұсынады.

 

16-тарау. Құжаттарды тарату тәртібі

 

239. Құжаттарды тарату (көбейту) уәкілетті бөлімшенің құжаттарды тарату бөлімшесінде (бұдан әрі – тарату бөлімшесі), сондай-ақ Мекеменің басқа бөлімшелерінде жүзеге асырылады.

240. Таралуы шектеулі құпия емес мәліметтері бар материалдарды көбейту тәртібін Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілері белгілейді.

241. Құжаттарды көбейтуге бақылау жасау қарамағында тарату бөлімшесі орналасқан бөлімшеге, сондай-ақ көшіру-көбейту техникасы бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

242. Тарату бөлiмшесiнде құжаттар мен материалдарды тарату тек қана арнайы бланкіде жазылған тапсырыс-нарядпен белгіленген нысан бойынша жүзеге асырылады.

243. Материалдарды көбейтуге арналған тапсырыс-нарядтың бланкісін бөлімшенің жауапты адамы толтырады (құжаттың орындаушысын, тапсырыстың атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) және оған тікелей басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Тарату бөлімшесінің қызметкерлері құжаттарды тарату бөлімшесі уәкілетті тұлғасының бұрыштамасынан кейін көбейтеді.

244. Көбейтуге рұқсат етілетін материалдар мен құжаттардың тізбесі Ереженің қосымшасында келтіріледі.

245. Тарату бөлімшесі:

1) таралым даярлайды және оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол қойдырып береді;

2) тапсырыстар негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын, қағаз және басқа материалдардың шығысын есепке алады.

246. Көбейтуге берілетін материалдар тапсырыстар кітабында тіркеледі, оның парақтары нөмірленуі, тігілуі және тарату бөлімшесі басшысының қолымен әрі уәкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс.

247. Мекеме бөлімшелері үшін қызметтік бланкілер, статистикалық және бухгалтерлік есеп беру бланкілері, сондай-ақ филиалдар үшін қатаң есептегі бланкілер таратылмайды және оларды мамандандырылған кәсіпорындар Мекеме басшылығының шешімімен орталықтандырылған тәртіппен тапсырыс бойынша шығарады.

248. Көбейтілетін материалдың мазмұнына жауапкершілік материалдарды көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі.

 

17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда,

іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе

жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды

қабылдау, өткізу тәртібі

 

249. Бөлімшелердің қызметкерлері демалысқа шыққанда, ұзақ іссапарға кеткенде және басқа осындай жағдайларда олар орындамаған және бақылаудағы барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы тиіс.

250. Қызметкердің алдағы ұзақ (уақытша) жоқ болуына байланысты қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен берілетін құжаттарды өткізу және қабылдау туралы акт жасалады, онда қағазға шығарылып берілетін құжаттар және қажет болған жағдайда, орындаудағы құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атаулары көрсетіледі және берілу күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталады. Анықтамаға құжаттарды беретін және қабылдайтын қызметкерлер қол қояды.

251. Қызметкерлер жұмыстан босаған жағдайда немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет болған жағдайда, құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атауларын тапсыру және қабылдау актісі жасалады.

Қызметкер жұмыстан босатылған кезде электронды құжат айналымының шағын жүйесінің бақылауындағы құжаттарды өткізу және қабылдау актісінің көшірмесі ақпарат технологиясы бөлімшесіне беріледі. Мекеме жұмыстан босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің белгісі (оның ішінде) көзделуі тиіс.

252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына байланысты жоқ болған кезде, бөлімше штатында бірін-бірі ауыстыратын адам жоқ болған жағдайда бөлімшенің басшысы осы кезеңге іс жүргізу үшін басқа қызметкерлерді бөлуге міндетті.

253-254. Бөлімшелер арасында (Мекеме құрылымы өзгерген жағдайда) істер мен құжаттарды қабылдау-тапсыру кезінде Мекеме басшысының немесе оның қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесіне жетекшілік ететін орынбасарының бұйрығымен комиссия құрылады және істер мен құжаттарды тапсыру және қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады.

 

18-тарау. Іс номенклатурасын жасау және істерді

іс құжаттарына қалыптастыру тәртібі

 

§ 1. Іс номенклатурасын жасау тәртібі

 

255. Іс номенклатурасы сақталу мерзімін көрсете отырып жүйелі, белгіленген тәртіппен ресімделген Мекеме іс жүргізуінде ашылатын істер атауларының тізбесін білдіреді.

Іс номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, Мекеме бөлімшелерінің іс жүргізуінде істерді жүйелендіруге, қалыптастыруға және есепке алуға, олардың сақталу мерзімін белгілеуге арналған.

256. Бөлімшелердің іс номенклатурасы Мекеме қызметінің барысында пайда болатын бекітілген құжаттар тізбесі (бұдан әрі – Құжаттар тізбесі) негізінде сақталу мерзімін көрсете отырып, бөлімшенің жауапты адамы жасайды, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келіседі және оны Мекеме Директорлар кеңесі бекітеді.

257. Бөлімше басшысы бір жыл ішінде бөлімшенің іс номенклатурасына өзгерістер енгізуі мүмкін, бұл туралы міндетті түрде Мекеме мұрағатының жауапты қызметкеріне хабарланады.

258. Жыл сайын, келесі жылдың 1 қаңтарына дейін бөлімшенің іс номенклатурасы жасалған өзгерістерді ескере отырып қайта қаралады, Мекеме мұрағатының қызметкерімен келісіледі, белгіленген тәртіппен бекітіледі және күшіне енгізіледі.

259. Іс номенклатурасын жасаған кезде нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ мұрағатта сақталатын Мекеме өткен жылдардың іс номенклатураларын, бөлімшелер туралы ережелерді, істер тізімдемелерін басшылыққа алу керек. Мекеме қызметінде пайда болатын құжаттар, олардың түрлері мен құрамы зерделенеді.

260. Номенклатураға енгізілген істердің атаулары олардың түрлерін көрсете отырып (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысу және басқасы) істерде құжаттар топтастырылатын жұмыстар мазмұнын көрсетуі тиіс.

Бір жыл ішінде рұқсат етілмеген мәселелер бойынша істердің атаулары ауыспалы (ауыспалы құжат – іс қағаздарында аяқталмаған немесе ұзақ орындау мерзімін қажет ететін құжат) болып табылады және келесі жылдың іс номенклатурасына сол индекспен енгізіледі, осыған орай іс номенклатурасының «ескерту» бағанында «ауыспалы істер» белгісі көрсетіледі.

Іс номенклатурасына Мекеме таратылған филиалдары мен дербес бөлімшелерінің аяқталмаған іс-қағаздарының атаулары енгізіледі.

Басылымдардың атаулары іс номенклатурасына енгізілмейді.

Істердің атаулары іс-қағаздарды қалыптастыру және ресімдеу барысында нақтылануы мүмкін.

261. Орталық аппарат бөлімшелерінің іс номенклатурасы негізінде Мекеме жиынтық іс номенклатурасы жасалады, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келісіледі және Мекеме басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Мекеме филиалы мен ұйымының жиынтық іс номенклатурасын жауапты адам филиал мен ұйымның мұрағат қызметкерімен бірлесіп бөлімдердің іс номенклатурасы негізінде жасайды және аумақтық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келіседі, оны филиал мен ұйымның басшысы бекітеді.

Мекеме міндеттері мен құрылымы өзгерген жағдайда ол өзгеруі, келісілуі және бекітілудің белгіленген мерзіміне қарамастан бекітілуі тиіс.

262. Іс номенклатурасының бекітілген данасы тұрақты сақталатын құжат болып табылады және уәкілетті бөлімшенің номенклатура бөліміне енгізіледі.

 

§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар

 

263. Іс номенклатурасы белгіленген нысан бойынша бөлімдерді көрсете отырып жасалады. Мекеменің бекітілген құрылымына сәйкес номенклатурада орналасқан Мекеме бөлімшелерінің атаулары жиынтық номенклатурасындағы бөлімдердің атаулары болып табылады.

264. Іс номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әрбір істің индекстері қойылады. Индекс Мекемеде белгіленген бөлімшенің сандық көрсеткішінен және бөлімшенің іс номенклатурасы бойынша іс атауының рет нөмірінен тұрады (бірінші екі дәреже Мекеме бөлімшесінің нөмірін білдіреді). Істе бірнеше том (бөлік) болған кезде индекс әрбір томда «1-т.», 2-т.» тиісті жазбасын қоса отырып қойылады.

Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің номенклатура істерінің индекстерін уәкілетті бөлімше әзірлейді және оларды Мекеменің басшысы бекітеді.

Істер индекстерінің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында әрбір бөлімде бұрын көзделмеген істерді ашу үшін бос индекстер қалдырылады. Мекеме бөлімшелерінің үш деңгейлі құрылымы бар (мысалы: департамент, басқарма, бөлім) индекстері алты дәрежеден құрылуы мүмкін, мысалы: 181207, мұндағы бірінші екі дәреже департамент индексін, үшінші дәреже - басқарманың нөмірін, төртінші дәреже - бөлімнің нөмірін, соңғы екі дәреже істің номенклатура бойынша нөмірін білдіреді.

265. Іс номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің) атаулары енгізіледі.

Істің атауында нақты емес қисындарды (мысалы, «түрлі материалдар», «жалпы хат жазысу», «келіп түсетін құжаттар», «жіберілетін құжаттар»), сондай-ақ қыстырма сөздер мен күрделі тіркестерді қолдануға рұқсат етілмейді.

Номенклатура бөлімдері мен шағын бөлімдерінің ішіндегі іс атауларының орналасу тәртібі істердің негізін құрайтын құжаттардың маңыздылығы дәрежесімен және олардың өзара байланысымен белгіленеді.

Ең алдымен ұйымдастыру-басқару құжаттамасы бар істердің атаулары орналастырылады. Мұндайда мемлекеттік билік органдарының қаулылары мен өкімдері бар істердің атаулары Мекеменің қаулылары, бұйрықтары мен өкімдері бар істер атауларының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарланған және есеп беру құжаттары бар істердің атаулары орналасады.

Басқару құжаттарының жобалары және оларды дайындау үшін пайдаланған басқа құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздемелер іс номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін қойылады.

Географиялық және корреспонденттік белгісі бойынша ашылған істердің атаулары іс номенклатурасына корреспонденттердің немесе географиялық атаулардың алфавиті бойынша енгізіледі.

266. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс номенклатурасының 3-бағанында жыл ішінде ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны толтырылады.

267. 4-бағанда Құжаттар тізбесіне сілтеме жасай отырып істің сақталу мерзімі, баптардың нөмірлері көрсетіледі.

268. Мұрағат «Ескерту» деген 5-бағанда номенклатураның барлық қолданылу мерзімі ішіндегі құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу кезінде қолданылатын құжаттар тізбесінің атауларын көрсетеді, істерді ашу, ауыспалы істер, жоюға арналған істерді бөлу, істердің жасалуына жауапты адамдар туралы, істерді басқа ұйымға беру туралы ақпаратты машинаға және басқа тасымалдаушыларға ауыстыру туралы белгілер қояды.

269. Күнтізбелік жыл аяқталған соң бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасының аяғында тұрақты және уақытша сақталатын істерді бөлек көрсете отырып ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны туралы қорытынды жазба жасайды. Қорытынды жазбадағы мәліметтер мұрағатқа хабарланады, бөлімшенің жауапты адамы бұл туралы номенклатурада белгі қояды.

 

§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі

 

270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс номенклатурасына сәйкес іс-қағаздарға топтастырады. Мекеме бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар айналысады.

271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс:

1) бөлімшенің атауы;

2) істің нөмірі (іс номенклатурасына сәйкес), том нөмірі;

3) іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;

4) іс жүргізу басталған жыл;

5) іс жүргізу аяқталған жыл;

6) парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына және жеке құрам бойынша іс қағаздарына қойылады);

7) сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады;

8) Құжаттар тізбесі бойынша бап.

272. Бухгалтерлік және заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет:

1) номенклатура бойынша істердің атауларына сәйкес іс-қағаздарға тек орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық тәртіппен тігілуі тиіс.

Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналасады;

3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мәселелерді келесі жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс-қағаздарына тігіледі.

Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі.

Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін;

4) тұрақты және уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке топтастырылады;

5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек тіркеледі және топтастырылады;

6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мәжілістер мен жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен тігіледі;

7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек.

Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады (қажет болған кезде).

Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет.

273. Бір мәселе жөніндегі құжаттар, әдеттегідей, мынадай тәртіппен қалыптасады:

1) мәселе соның негізінде туындаған құжат;

2) мәселе сол арқылы шешілген құжат;

3) осы мәселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар.

Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тәртіппен немесе қисынды дәйектілікпен тігіледі.

274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге әдістемелік басшылық жасайды және олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды.

 

19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тәртібі

 

276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тәртіппен ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999 жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа тапсырады.

Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сәттен бастап екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға қалыптастырады, істерді ресімдейді және мұрағатқа тапсырады.

277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты адамы және бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды.

 

§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі

 

278. Тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша істер толық ресімделуі тиіс, оған мыналар жатады: істерді қатты мұқабаларға түптеу, іс парақтарын нөмірлеу, істің растау қысқа жазбасын жасау және іс мұқабасының деректемелерін ресімдеу. Тұрақты сақталатын істерді – Мекеменің бұйрықтарын, өкімдерін, хаттамасын, шарттарын, Басқарма мен Директорлар кеңесінің қаулыларын ресімдеу кезінде құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады. Уақытша сақталатын істер тігілмейді (бухгалтерлік құжаттарды қоспағанда), парақтар нөмірленбейді және құжаттар тігілетін папкаларда болады.

279. Тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істердің мұқабасы белгіленген нысан бойынша ресімделеді. Мұқабадағы іс атауларының тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкестігі тексеріледі. Қажет болған жағдайларда істің атауына қосымша мәліметтер енгізіледі (бұйрықтардың, хаттамалардың нөмірлері, есеп беру түрлері мен нысандары және басқалары қойылады).

Мұқабадағы күн істің ашылған және аяқталған жылына сәйкес келуі керек. Істің жасалған жылынан неғұрлым бұрынғы жылдардағы құжаттары бар істе күннің астына «___________ жылдарға арналған құжаттар бар» деген жазба қойылады.

Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында әрбір том құжаттарының соңғы күндері қойылады. Нақты күнтізбелік күнді белгілеген кезде күні, айы және жылы көрсетіледі. Күннің қысқартылған сандық жазбасына рұқсат етіледі.

Мұқабада тізімдеме бойынша істің нөмірі және мұрағатпен келісім бойынша мұрағатқа тапсырған кезде тізімдеме және қор нөмірі қойылады.

Іс құжаттары қамтитын кезең ішінде Мекеме бөлімшесінің атауы өзгерген кезде немесе істі басқа бөлімшеге тапсырған кезде мұқабада бөлімшенің жаңа атауы қайта жазылады.

 

§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі

 

280. Бөлімшелерде істерді сақтау мерзімі біткеннен кейін бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасына сәйкес істердің дұрыс ресімделуін тексереді, мұрағатқа тапсырылатын істерге тізімдеме жасайды.

Тұрақты және уақытша сақтау мерзімдері бар істерге және жеке құрам бойынша материалдарға жеке тізімдемелер жасалады.

Тізімді жасағанда әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке рет нөмірі беріледі. Егер істе бірнеше том (бөлік) болса, әрбір том (бөлік) тізімдемеге дербес нөмірмен енгізіледі.

Сақтау бірлігінің мұқабасында көрсетілген атау тізімдемеге өзгеріссіз және қысқартусыз жазылады.

Тізімдеме аяғында қорытынды жазба жасалады, оған мынадай деректер енгізіледі: тізімдемеге енгізілген сақтау бірлігінің саны, құрастырылған күні, құрастырушының қызметі және аты-жөні.

Тізімдемені орталық аппарат бөлімшесінің басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді. Мекеменің филиалдары мен ұйымдарында тізімдемені құрылымдық бөлімшенің (бөлімнің) басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді.

Қорытынды жазбадан кейін мұрағат қызметкері құжаттарды қабылдағанына қол қояды. Тізімдеменің бір данасы мұрағатта, екіншісі – бөлімшеде қалады.

Бухгалтерлік құжаттары тізімдемелер бойынша осындай тәртіппен және мұрағатқа тапсырылады.

281. Істерді сақтауға тапсырғанға дейін бөлімшенің жауапты адамы мұрағатқа құжатқа тән материалдарды екі дана етіп ұсынады. Тізімдеменің дұрыс толтырылғанын тексергеннен кейін оның бір данасы бөлімшеде қалады және бөлек папкаға тігіледі, тізімдеменің екінші данасы тапсырылатын істермен бірге мұрағатқа беріледі.

 

20-тарау. Мұрағат жұмысының тәртібі

 

282. Іс жүргізу аяқтаған құжаттарды есепке алу, сақтау және іс жүзінде қолдануды ұйымдастыру үшін Мекеме бөлімшелерінде мұрағат құрылады, ол өзінің жұмысында мыналарды басшылыққа алып отырады:

1) Қазақстан Республикасының ұйымдарында құжаттама жасау және құжаттаманы басқаруды реттейтін Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін;

2) Мекеме ведомстволық мұрағат туралы нормативтік құқықтық актісін;

3) Құжаттар тізбесін.

283. Мекеме мұрағаты орталық аппараттың және филиалдардың, өкілдік пен ұйымдардың мұрағаттарынан тұрады, олар өз кезегінде қағаз жазбадағы және электронды мұрағаттарынан тұрады.

284. Мекеменің мұрағаты:

1) бөлімшелерден іс жүргізу аяқтаған тұрақты, сол сияқты уақытша сақтау мерзімі бар істерді қабылдайды;

2) есепке алу деректерінің: тізімдемелердің, мұрағатқа сақтауға келіп түскен істерді есепке алу журналдарының негізінде істердің қатаң есепке алынуын жүргізеді;

3) Мекеме басшысының бұйрығымен, ал филиалдарда олардың басшысымен тағайындалатын Мекеменің құжатқа тән материалдарының құндылығын белгілеу жөніндегі сараптау комиссиясының жұмысына қатысады (сараптау комиссиясының хатшысы Мекеме мұрағатының қызметкері болып табылады);

4) (Құжаттар тізбесіне сәйкес) мерзімі біткен құжаттарды жоюға шығару туралы актілер жасайды және оларды Мекеменің сараптау комиссиясына қарау үшін, одан кейін орталық мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекіту үшін ұсынады;

5) іріктелген істерді акті бойынша қайталама шикізатты дайындау жөніндегі ұйымға жою үшін береді;

6) бөлімшелердегі іс номенклатурасының дұрыс жасалуын тексереді;

7) тұрақты сақталу мерзімі бар істердің тізімдемелерін жасайды және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекітуге ұсынады, істерді мемлекеттік сақтауға береді;

8) арнайы ресімделген ордер бойынша архивте сақталатын құжаттарды Мекеме бөлімшелеріне береді;

9) сақталатын құжаттардың негізінде заңды және жеке тұлғалардың сұратулары бойынша архив анықтамаларын, құжаттардың көшірмелерін және құжаттардан үзінділер береді.

285. Мұрағатта Мекеме бөлімшелерінің қызметі нәтижесінде пайда болған, іс жүргізу аяқтаған істер сақталады. Мекеменің мұрағаты кезең-кезеңімен, белгіленген тәртіппен тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсырады.

Аумақтық филиалдардың мұрағаттары мемлекеттік сақтауға тапсыруға дейін таратылған (жабылған) бөлімшелердің барлық істері мен құжаттарын сақтайды.

286. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін Мекеменің мұрағатына басқа үй-жайлардан және санитарлық-техникалық коммуникациялардан оқшауланған, құрғақ, өрт жағдайы бойынша қауіпсіз, су басып кетуден кепілдік берілген және арнаулы сөрелермен жабдықталған арнайы үй-жай берілуі тиіс. Мұрағаттың үй-жайы қойма және жұмыс бөлмесінен тұрады.

Егер мұрағат үй-жайы бірінші қабатта орналасса, оның терезелері тормен жабдықталуы тиіс.

287. Құжаттарды мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындыққа мыналар жатады: құжаттардың құндылығына сараптама жасау, істерді тиісінше қайта ресімдеу, іс тізімдемелерін жасау.

288. Осы Ережеде белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген істер бөлімшеге қайта ресімдеу үшін қайтарылады.

Мұрағат құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдемелер жасайды.

289. Мұрағат құжаттарын ұқыпты және мұқият сақтау үшін жауапкершілік архив қызметкерлеріне жүктеледі.

Құжаттарды мұрағат істерінен алуға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады.

290. Мұрағатта сақталатын құжаттар арнайы ресімделген ордер бойынша архивтің жұмыс бөлмесінде қарау үшін қоймадағы бөлімшелерге беріледі.

Жеке жағдайларда (мысалы, аудиторлық тексеру жүргізген уақытта) қоймадағы құжаттар сол орында пайдалану үшін жеті күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін. Белгіленген мерзім біткеннен кейін қажет болған жағдайда архив қызметкері берілген құжаттардың сақталуын тексергеннен соң берілген істерге арналған ордер қайта ресімделеді.

291. Бөлімшенің қызметкеріне мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордеріне бөлімшенің басшысы немесе оның орнындағы адам, ал филиалдарда – филиалдың басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Басқа бөлімшенің қызметіне қатысты құжаттарды қарауға арналған ордерге осы бөлімшенің басшысы не оның орнындағы адам қол қояды.

292. Мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордерлері арнайы журналда тіркеледі.

293. Құжаттармен жұмыс жасау кезінде құжаттар мәтінінің астын сызуға және олардың үстінен қандай да болмасын белгілер қоюға, парақтарды бүктеуге, құжаттардан көшірмелер алған кезде олардың түбін сөгуге тыйым салынады.

Мұрағатта сақталатын құжаттардың көшірмелерін алу қажет болған жағдайда Мекеме басшы тұлғаларының дәл өз қолдары және мөрлері бар ксерокөшірмелерді жасауға тыйым салынады. Құжаттардың көшірмелері мұрағат қызметкерінің қол қоюымен және уәкілетті бөлімшенің «Кеңсе» мөрімен расталады.

294. Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесі қаулыларының, Мекеме бойынша бұйрықтар мен өкімдердің, мәжілістер хаттамаларының, нормативтік құқықтық актілердің, мемлекеттік билік (басқару) органдарымен хат жазысудың, кассалық және мемориалды құжаттардың, ревизиялардың және аудиторлық тексерулер материалдарының түпнұсқа даналарын мұрағаттан тыс пайдалану үшін істерді беруге тыйым салынады, құжаттардың түпнұсқаларын сот органдарына ұсыну қажет болған жағдайлардан басқа.

 

§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау

 

299. Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың мақсаты оларды мемлекеттік сақтауға іріктеу және сақтау мерзімін белгілеу үшін құжаттардың құндылығын анықтау болып табылады.

300. Мекемедегі құжаттардың құндылығына сараптама жасау Мекеменің мұрағатында сақталатын құжаттар мен істерді мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындық кезінде жүргізіледі.

301. Құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымдастыру және жүргізу үшін Мекемеде тұрақты жұмыс істейтін орталық сараптау комиссиясы құрылады. Осы сараптау комиссиясының міндеттері мен құқықтары, сондай-ақ оның жұмысын ұйымдастыру Мекеменің Директорлар кеңесі бекітетін ережемен белгіленеді.

302. Тұрақты сақтауға арналған құжаттар Құжаттар тізбесінің негізінде істерді парақтап қарау арқылы олардың сақталу мерзімін және Мекеменің іс номенклатурасын көрсете отырып іріктеледі. Тұрақты сақтауға арналған құжаттардан құжаттардың екінші даналары, жоба жазулар, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері және мәселеге қатысы жоқ уақытша сақтау мерзімі бар құжаттар алынуы тиіс.

 

21-тарау. Мекеменің филиалдарында және өкілдігінде

іс жүргізуді ұйымдастыру тәртібі

 

303. Мекеме филиалдарында және өкілдігінде (бұдан әрі – филиалдар) іс жүргізу осы Ережеге және осы бөлімде мазмұндалған ережелерге сәйкес жүзеге асырылады.

304. Мекеме филиалдарында іс жүргізу жөніндегі жұмыс жауапты адамға немесе егер жауапты адамның лауазымы жоқ болса, филиалдың басшысы тағайындаған басқа қызметкерге жүктеледі. Мекеме өкілдігінде жауапты адамның лауазымы болмаса, іс жүргізу жөніндегі жұмыс Мекеме өкіліне жүктеледі.

305. Филиалдың жауапты адамының міндеттеріне мыналар жатады:

1) келіп түскен хат-хабарды қабылдау, тіркеу және орындаушыларға бөлу;

2) жіберілетін хат-хабарды тіркеу және жіберу;

3) істерді қалыптастыру және филиал басшысының қарауындағы жалпы мәселелер бойынша ағымдағы мұрағатты жүргізу.

306. Мекеме филиалдарында жіберілімдер филиалдың басшылығы белгілеген тәртіппен қабылданады және жіберіледі.

307. Почта байланысы кәсіпорындарынан келіп түскен хат-хабар почта тізілімдеріндегі немесе почта байланысының қатынас қағаз тіркейтін кітаптарындағы қолхат арқылы қабылданады.

308. Кәсіпорындардың статистикалық есебінен басқа, барлық келіп түсетін хат-хабар келіп түскен хат-хабар журналында тіркеледі және оны филиалдың басшысы қарағаннан кейін орындаушыларға (журналға қол қоя отырып) беріледі.

309. Жауапты адам жіберілетін хат-хабарды тіркеу журналында жіберілетін хат-хабарды тіркейді, адресаттар бойынша топтастырады және мекен-жайлары жазылатын конверттерге салады.

Тапсырыс берілген хат-хабары бар конверттерде мекен-жайдан басқа салымдардың нөмірлері көрсетіледі, бұдан кейін көрсетілген хат-хабары бар конверттер почта тізілімдерінде немесе олардың орнындағы қатынас қағаз тіркейтін кітаптарында тіркеледі, почта маркаларымен таңбаланады және желімделеді және қолхат арқылы почта байланысының кәсіпорындарына тапсырылады.

310. Тізілімдер екі дана етіп жасалады. Почта байланысы кәсіпорнының қолхаты бар тізілімдердің көшірмелері жіберілген хат-хабарға және почтаға жұмсалған шығыстардың растау құжаттары болып табылады.

Жіберілетін жеделхаттар почта байланысының кәсіпорындарына тізімдемелердегі немесе қатынас қағаз тіркейтін кітаптарындағы қолхат арқылы беріледі.

311. Басшы тағайындаған филиалдың қызметкері күн сайын жіберілетін хат-хабардың почтаға уақтылы және толық тапсырылуын тексереді.

Хат-хабардың уақтылы жіберілмеу жағдайлары ұқыпты тексерілуі тиіс және тиісті шараларды қабылдау үшін басшыға хабарланады.

312-313. Филиалдарда Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін, басқару құжаттарын және нұсқауларын, құрылтай және тіркеу құжаттарын сақтау тәртібін, сондай-ақ олармен қызметкерлерді таныстыруды, яғни Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде көзделген талаптардан басқасын Мекеме филиалының басшысы белгілейді.

314. Құжаттар Ереженің қосымшасында келтірілетін мерзімде орындалады.

315. Филиалдың басшысы Мекеменің орталық аппаратынан келіп түскен ішкі хат-хабардың тіркеу бақылау карточкалары бойынша Мекеменің нұсқауларының уақтылы қаралуына және орындалуына бақылау жасайды, онда жауапты адам орындау туралы қажетті белгілер қояды.

 

22-тарау. Телеграф, факсимильді және электрондық

байланыс қызметін көрсету тәртібі

 

316. Электрондық почта (FASTI (VIDO), E-mail), факсимильді байланыс және телеграф (telex) арқылы келіп түсетін әрі жіберілетін хат-хабар уәкілетті бөлімшеде, сондай-ақ Мекеменің басқа да бөлімшелерінде алынады (қабылданады) және жіберіледі.

317. Электрондық почта, факсимильді байланыс және телеграф арқылы келіп түсетін әрі жіберілетін хат-хабарларды алуға (қабылдауға) және жіберуге бақылау жасау қарамағында телетайп бөлімшесі (орталық желілер) бар уәкілетті бөлімшеге, сондай-ақ электрондық почта, факсимильді байланыс және телексі бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

318. Уәкілетті бөлімше құжаттарды белгіленген нысан бойынша жазылған тапсырыс негізінде факсимильді байланыстың желілері арқылы тапсырады. Құжатты тапсыруға тапсырысты құжатты тапсыруға беретін бөлімшенің жауапты адамы алушының қаласын (елін), факс нөмірін/нөмірлерін, парақ санын, орындаушының аты-жөнін және телефонын көрсете отырып толтырады. Тапсырысқа тікелей басшы қол қояды. Мекеменің бөлімшелері рұқсат ету қолдарының сенімділігіне жауап береді және сол үшін қолдардың тиісті үлгілерін ұсына отырып, өздерінің басшылық құрамындағы өзгерістері жөнінде уақтылы хабардар етеді.

319. Электрондық байланыс арқылы тапсыруға арналған құжаттарға алушының мекен-жайын, құжат файлының/файлдарының атауын және бөлімше басшысының немесе оның орынбасарының қолын көрсете отырып тиісті хат қоса берілуі тиіс.

320. Электрондық почта және факсимильді байланыс арқылы қабылданған және тапсырылған құжаттар арнайы журналдарда тіркеледі, олардың парақтары нөмірленуі, тігілуі және уәкілетті бөлімше басшысының қолымен әрі мөрімен бекітілуі тиіс.

321. Тапсырылатын құжаттардың мазмұнына, құжаттар жіберілетін электрондық мекен-жайларға және факс нөмірлеріне арналған тапсырысқа қол қойған бөлімшенің басшысы жауап береді.

322. Мекемеге келіп түсетін хат-хабарды тіркеу журналында мыналардан басқа, факсимильді байланыс арқылы түсетін барлық құжаттар тіркелуі тиіс:

сметалық есептер;

маркетинг зерттеулерінің және тендердің материалдары;

есепшоттар (оның ішінде - құрылыс материалдарына және құрал-жабдыққа);

тендерге қатысушылардың құқықтарын белгілейтін құжаттардың көшірмелері;

жұмыс комиссиялары мәжілістерінің хаттамалары;

прайс-парақтар;

лицензиялық алымды төлеу жөніндегі түбіртектер;

әуе билеттерін сатып алу жөніндегі құжаттар.

 

 

Мекеме басшысы ______________ Т. Асанов

 

Құжаттармен жұмыс жүргізуді бір жүйеге келтірмейінше, кәсіпорын басшысының негізді әрі тиімді шешім қабылдай алмайтындығын назарда ұстаған жөн.

Кәсіпорын кеңейіп, құжаттар ағыны ұлғайған жағдайда, дербес құрылымдық бөлімше ашқан дұрыс. Ол мекеменің ішкі және сыртқы құжаттар ағынын реттеп, басқару шешімдерінің дер кезінде орындалуын қадағалауға, жұмыс тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

 

Тарау

Басқару құжаттарын ресімдеу тәртібі

 

Жаттардың деректемелерін ресімдеу

Іс қағаздарын жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілерде-стандарттарда белгіленген іс құжаттарын ресімдеуге… - құжаттың заңды күшін; - құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

Бірқатар ауыспалы деректемелерді ресімдеу үлгілері

Бекіту белгісі (грифі)

Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылып, сол жақ шетінен 10 см бос жер қалдырылып басылады. Бекіту белгісі мынадай сөздерден басталуы керек:

 

БЕКІТЕМІН

- аты-жөні көрсетілген жеке қолы - бекіту күні  

Адресат

 

Адресат деректемесі хаттарда, факстерде ресімделеді және лауазымды тұлға – құжатты алушы нұсқалады. Адресат деректемесінің құрамына почталық мекен-жайды қосу ұсынылады. Ол құжаттың жоғарғы оң жағына 8 см сол жағынан бос жер қалдырыла отырып ресімделеді.

 

Жат түрінің атауы

 

Құжат түрінің атауы БАС ӘРІПТЕРМЕН басылып, ұзына бойғы бланкілерде беттің ортасына орналастырылады және бұрыштық бланкілерде сол жақтың шетінен орын тебеді.

 

Жаттың күні

Күн (дата) – құжатқа заңды күш беретін бірден-бір негізгі деректеме. Құжат түрінің атауы… Күнді санмен және сөзбен ресімдеуге жол беріледі. Мысалы,…  

Жатты жасау орны

Бұл деректеме шетінен сол жағына ресімделеді.

Мысалы:

Алматы қ.

Мәтіннің тақырыбы

Мәтіннің тақырыбы деректемесі жасалатын құжаттың қысқаша мазмұнын жазудан тұрады.… Мәтіні 10 жолдан аспайтын құжатқа немесе А5 форматты… Тақырып құжат түрінің атауымен грамматикалық тұрғыдан сәйкесіп,…

Жаттың мәтіні

 

Мәтін – құжаттың негізгі және маңызды деректемесі. А5 форматтағы бланкіге құжат мәтіні жоларалық бір интервалмен басылады, ал А 4 форматты бланкілерге – бір жарым жоларалық интервалмен басылады. Қалған барлық деректемелер бір жоларалық интервалмен ресімделеді.

 

Осымшасының бар екендігі туралы белгі

Қосымшасының бар екендігі туралы белгі былайша жазылады: Қосымша: 2 данада 5 бет.  

Ол қою

Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады – лауазымның атауы және қойылған қол. Лауазым атауы… ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты (5.18-тармақ) мен ҚР… Құжат лауазымды тұлға бланкісіне ресімделетін (жазылатын, толтырылатын) болса, онда лауазымды…

Келісу белгісі

Келісу белгісі деректемесі КЕЛІСЕМІН деген сөзден, құжат келісіліп отырған тұлғаның лауазымының атауынан (ұйымның атауын қосқанда), жеке қолынан, және күннен тұрады. Мәтін, Қосымшасының бар екендігі туралы белгі және Қол қою деректемесінің астына беттің төменгі сол жағына ресімделеді.

 

Мөр

Мөр деректемесі лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын құжаттарға, ақша қаражатын және материалдық құндылықтарды жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген құқықтарды растау үшін қойылады. Лауазымды тұлғаның қолы елтаңбалық мөрмен расталуы тиіс.

Мөр бедерін құжатқа қол қоюшы тұлғаның Қол қою деректемесіндегі жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп қою керек.

Тек арнайы нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған құжаттар бойынша ғана лауазымды тұлға қолтаңбасы мөрмен куәландырылады.

Мөрмен куәландырылатын ұйымдық-өкімдік құжаттардың үлгі тізбесі ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты Г. қосымшасында келтірілген. Мемлекеттік ұйымдар бойынша мөрмен куәландырылатын құжаттар тізбесі Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінің 8-қосымшасында берілген.

Мөр таңбасы құжаттағы лауазым атауы мен қолтаңбаның бір бөлігін қамтитындай болып салынуы керек.

 

Орындаушы туралы белгі

Ә.Н. Омаров 701-700  

Жаттар бланкілері, форматтар

Құжат бланкісі деп тұрақты деректемелер басылған және ауыспалы деректемелерге орын қалдырылған… Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді: А4 (210*297 мм) – негізгі формат

Мемлекеттік елтаңбаны пайдалану реті

Қазақстан Республикасы елтаңбасының бейнесін тек қана ресми құқықтық акті бойынша… Демек, мемлекеттік кәсіпорын құжаттарына елтаңба… Мемлекеттік мекемелер мен мемлекеттік кәсіпорындар тарапынан берілетін жеке куәліктер мен қызметтік…

Мекеме хатының бланкісі

Форматы А4 210Х297)

Мекеменің нақты құжат түрі бланкісі

Формуляр

Құжат формуляры деп құжатта стандартта белгіленген ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы аталады. Сөйтіп, актінің формуляры, хаттаманың формуляры,…  

Тарау

Мекемелер мен кәсіпорындардағы негізгі құжаттар

 

Йымдық-құқықтық құжаттар

Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан басталады.… Ұйымдық-құқықтық… Ұйымдық-құқықтық құжаттарды қолданысқа енгізу…

Жарғы

Жарғы ұйымның құрылтай құжаттарының бірі болып табылады. Ол ұйымның…  

Кәсіпорын жарғысының үлгісі

 

Мұқаба беті

 

Акционерлердің Жалпы жиналысының 2007 жылғы «20» маусымдағы № 1 хаттамасымен БЕКІТІЛГЕН     «АРНА» акционерлік қоғамының ЖАРҒЫСЫ   Алматы қаласы

ОҒАМНЫҢ АТАУЫ ЖӘНЕ ОРНАЛАСҚАН ЖЕРІ

- қазақ тілінде «АРНА» акционерлiк қоғамы; - орыс тілінде – Акционерное общество «АРНА»; - ағылшын тілінде – Joint Stock Company «ARNA».

ОҒАМНЫҢ ҚҰҚЫҚТЫҚ МӘРТЕБЕСІ

2.2. Қоғам заңды тұлға болып табылады және өз қызметін Қазақстан Республикасының… 2.3. Қоғамның қаржылық және… 2.4. Қоғамның дербес балансы, банктік және басқа да шоттары бар, өз атауы…

ОҒАМ ҚЫЗМЕТІНІҢ МАҚСАТЫ МЕН МӘНІ

3.2. Қоғам қызметінің мәні: ● өндірістік-техникалық мақсаттағы үйлер… ● салынған жылжымайтын мүлік нысандарын ары қарай кәсіпкерлік қызметке пайдалану…

ОҒАМНЫҢ ҚҰҚЫҚТАРЫ МЕН МІНДЕТТЕРІ

4.2. Қоғам өз акционерлерінің мүлкінен бөлек мүлікке ие және олардың міндеттемелері бойынша… 4.3. Қоғам өз акционерлерінің міндеттемелері бойынша… 4.4. Қоғам өз атынан мәмілелер (шарттар, келісім-шарттар) жасайды, мүліктік және…

ОҒАМ АКЦИОНЕРЛЕРІНІҢ ҚҰҚЫҚТАРЫ МЕН МІНДЕТТЕРІ

Шетелдік заңды және жеке тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіппен… 5.2. Қоғамның акционері мыналарға… 1) осы жарғыда және Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңдарында…

ОҒАМНЫҢ ЖАРҒЫЛЫҚ КАПИТАЛЫ ЖӘНЕ МҮЛКІ

- жай акциялар - 100 000000 (бір жүз миллион) дана; - артықшылықты акциялар – жоқ. 6.2. Қоғамның жарғылық капиталы акционерлердің номиналдық құны…

ОҒАМНЫҢ АКЦИЯЛАРЫ ЖӘНЕ БАСҚА ДА БАҒАЛЫ ҚАҒАЗДАРЫ

7.2. Акциялар бөлінбейді. Егер акция бірнеше адамның ортақ меншігі құқығында болса, олардың… 7.3. Қоғам басқа да бағалы қағаздар… 7.4. Жай акция акционерге дауыс беруге қойылған барлық мәселелерді шешу кезінде дауыс беру…

ТАЗА КІРІСТІ БӨЛУ ТӘРТІБІ, ҚОҒАМНЫҢ АКЦИЯЛАРЫ

БОЙЫНША ДИВИДЕНДТЕРІ

8.2. Қоғамның акциялары бойынша дивидендтер ақшамен немесе Қоғамның бағалы қағаздарымен… Қоғамның акциялары бойынша бағалы… 8.3. Қоғамның акциялары бойынша мынадай жағдайда дивидендтер төлеуге жол берілмейді:

ОҒАМНЫҢ ОРГАНДАРЫ

жоғарғы органы – акционерлердің Жалпы жиналысы; басқару органы – Директорлар кеңесі; атқарушы органы – Атқарушы директор.

АКЦИОНЕРЛЕРДІҢ ЖАЛПЫ ЖИНАЛЫСЫ

10.2. Қаржылық жыл аяқталғаннан кейін бес ай ішінде Қоғам жыл сайын акционерлердің жылдық жалпы… 10.3. Акционерлердің жылдық Жалпы жиналысында: 1) қоғамның жылдық қаржылық есебі бекітіледі;

ДИРЕКТОРЛАР КЕҢЕСІ

11.2. Директорлар кеңесінің түпкілікті құзыретіне мынадай мәселелер жатады: 1) Қоғам қызметінің басым бағыттарын… 2) акционерлердің жылдық және кезектен тыс жиналысын шақыру туралы шешім қабылдау,…

АТҚАРУШЫ ДИРЕКТОР

12.2. Қоғамның Атқарушы директоры Қазақстан Республикасының заң актілерінде және… 12.3. Атқарушы директор басқа ұйымдармен Директорлар… 12.4. Атқарушы директор:

ОҒАМНЫҢ ІШКІ АУДИТ ҚЫЗМЕТІ

13.2. Ішкі аудит қызметін құру және қызмет ету тәртібі, ішкі аудит қызметі қызметкерлерінің… 13.3. Ішкі аудит қызметінің қызметкерлері Директорлар… 13.4. Ішкі аудит қызметі Қоғамның Директорлар кеңесіне тікелей бағынады және…

ОҒАМНЫҢ ҚАРЖЫЛЫҚ ЕСЕБІ ЖӘНЕ АУДИТ

14.2. Қоғамның Атқарушы директоры жыл сайын акционерлердің Жалпы жиналысына өткен жылға арналған… 14.3. Қоғамның жылдық қаржылық есебі… 14.4. Қоғам жылдық қаржылық есепке аудит жүргізуге міндетті.…

ОҒАМ АКЦИОНЕРЛЕРІНЕ ӨЗ ҚЫЗМЕТІ ТУРАЛЫ АҚПАРАТ БЕРУ ЖӘНЕ АКЦИОНЕРЛЕРДІҢ ЖӘНЕ ЛАУАЗЫМДЫ ТҰЛҒАЛАРДЫҢ ӨЗДЕРІНІҢ АФФИЛИИРЛЕНГЕН ТҰЛҒАЛАРЫ ТУРАЛЫ ҚОҒАМҒА АҚПАРАТ БЕРУ ТӘРТІБІ

15.1. Қоғам өз акционерлерінің назарына Қоғам қызметі туралы, Қоғамның мүддесін қозғайтын ақпаратты ұсынуға міндетті.

15.2. Қоғам акционерлерінің мүдделерін қозғайтын ақпарат деп мыналар танылады:

1) акционерлердің Жалпы жиналысы және Директорлар кеңесі қабылдаған шешімдер және қабылданған шешімдердің орындалуы туралы ақпараттар;

2) Қоғамның акциялар және басқа да бағалы қағаздар шығаруы, уәкілетті органның Қоғамның бағалы қағаздарын орналастыру нәтижесі туралы есептерді бекітуі, Қоғамның бағалы қағаздарын өтеу қорытындысы туралы есептер, уәкілетті органның Қоғамның бағалы қағаздарының күшін жоюы;

3) Қоғамның ірі мәмілелер жасауы және Қоғамның жасалуына қызығушылығы бар жасалған мәмілелер;

4) Қоғамның меншік капиталының жиырма бес пайызын және одан да асатын мөлшерде заем алуы;

5) Қоғамның қандай-да бір қызмет түрін жүзеге асыруға лицензия алуы, Қоғамның қандай-да бір қызмет түрін жүзеге асыруға бұрын алған лицензиясының тоқтала тұруы немесе қызметін тоқтатуы;

6) Қоғамның заңды тұлғаны құруға қатысуы;

7) Қоғам мүлкінің тұтқындалуы;

8) баланстық құны Қоғам активтерінің жалпы көлемінің он немесе одан астамын құрайтын Қоғам мүлкінің жойылуына алып келген төтенше сипаттағы жағдайлардың орын алуы;

9) Қоғамды және оның лауазымды тұлғаларын әкімшілік жауапқа тарту;

10) Қоғамды еріксіз тарату туралы шешім.

15.3. Акционерлердің мүдделерін қозғайтын Қоғам қызметі туралы ақпарат акционерлерге былайша жеткізіледі:

1) заңда көзделген жағдайларда «Юридическая газета» және «Заң газетi» баспасөз басылымдарында жариялау;

2) акционердің жеке жазбаша өтініші бойынша ақпарат ұсыну.

15.4. Акционер ақпарат алу үшін Қоғамның атқарушы органына жазбаша нысанда хабарласады. Акционердің өтініші Қоғамның келіп түсетін құжаттарды тіркеу журналына тіркелуі тиіс. Қоғам акционерге талап еткен ақпаратын (талап етілген құжаттардың көшірмелерін) хабарласқан күннен бастап отыз күнтізбелік күн ішінде беруге міндетті.

15.5. Құжаттардың көшірмелерін беру үшін ақы төлеу көлемін Қоғам белгілейді және құжаттардың көшірмелерін дайындауға және құжаттарды акционерге жеткізуге байланысты шығыстар төлемінен аспауы тиіс.

15.6. Қоғамның аффилирленген тұлғалары болып табылатын жеке және заңды тұлғалар Қоғамға аффилирленгендігі туындаған күннен бастап жеті күн ішінде өздерінің аффилирленген тұлғалары туралы мәліметтер беруге міндетті.

15.7. Қоғамның лауазымды тұлғасы қызметке қабылданған күннен бастап 10 жұмыс күнінен кешіктірмей Қоғамға жазбаша түрде өзінің аффилирленген тұлғалары туралы ақпаратты ұсынуға міндетті.

15.8. Акционерлер Қоғамға өздерінің аффилирленген тұлғалары туралы ақпаратты жазбаша түрде Қоғамның акциясына меншік құқығын сатып алған күннен бастап 10 жұмыс күнінен кешіктірмей ұсынады.

15.9. Қоғамның акционерлері және лауазымды тұлғалары өздерінің аффилирленген тұлғалары туралы ақпаратқа өзгерістер жөнінде өзгеріс енгізілген күннен бастап 10 жұмыс күнінен кешіктірмей хабарлауға міндетті.

 

ОҒАМДЫ ҚАЙТА ҚҰРУ ЖӘНЕ ТАРАТУ

16.2. Қоғам қосылу нысанында қайта құрылуды қоспағанда жаңадан пайда болған заңды… 16.3. Қоғамды ерікті түрде тарату туралы шешімді… 16.4. Қазақстан Республикасының заң актілерінде көзделген жағдайларда…

ОҒАМ МЕНШІГІН ҚҰҚЫҚТЫҚ ҚОРҒАУ

17.1. Қоғам мүлкін және оған тиісілі құқықты құқықтық қорғау Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңдарына сәйкес жүзеге асырылады.

 

ОРЫТЫНДЫ ЕРЕЖЕЛЕР

18.2. Қазақстан Республикасының заңдарына қайшы келмейтін Жарғыға өзгерістер мен толықтырулар… 18.3. Осы Жарғыда көрсетілмеген Қоғам қызметіне…  

КҮШІНЕ ЕНУ

19.1. Осы Жарғы мемлекеттік тіркелген сәттен бастап күшіне енеді.

 

Акционерлердің Жалпы жиналысының 2007 жылғы «20» маусымдағы Хаттамасының негізінде Қоғам акционерлерінің атынан

 

Атқарушы директор _____________________________

Штаттық кесте

Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның… Ең алдымен ішкі нормативтік актілерге қатысты… Компанияның ұйымдық құрылымыдеген ұғымға келсек, бұл сол…

Заң қызметі (заң кеңесшісі немесе заң бөлімі).

Кадрлар қызметі (кадрлар бөлімі немесе персоналдар бойынша менеджер).

Ндірістік бөлім.

Жоспарлау-экономика бөлімі.

Маркетинг және өткізу (логистика және жарнама) бөлімі.

Шаруашылық қызметі (жүргізуші, үй сыпырушы, күзетші).

Ұйымдық құрылым мен штат кестесі әдетте қандай да бір нақты күнге байланысты: компания… Штат кестесінде бұрын болып келген лауазымдарды қысқарту… Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат кестесін жасау және өзгерту…

Штаттық кесте нысанының үлгісі

  Ұйым басшысының орынбасары Қолы Қолының толық жазылуы

Ызметкерлер туралы» ереже

Ұйымның «Қызметкерлер туралы» ережесінде кәсіпорын жұмысын ұйымдастыру мәселелері,… «Қызметкерлер туралы» ереже ұжымның жалпы жиналысында… «Қызметкерлер туралы» ереже кейде ішкі еңбек тәртібі ережесінің орнына да жүреді.

Ызметкерлер туралы

ЕРЕЖЕ

 

Жалпы ережелер

1.2. Кәсiпорын қызметкерлерiнiң келiciм-шартта, жарғыда, ұжымдық шартта, осы ережеде реттелмеген еңбек… 1.3. Кәсiпорында мамандардың мынадай санаттары болады: кәсiпорынның жұмыскері – кәсiпорынмен еңбек қатынасында тұрған…

Жұмысқа қабылдау

2.2. Еңбек шарты лауазымын, жұмыс орнын, еңбектегi құқықтық қатынастар пайда болған… 2.3. Еңбек шартын мына жағдайда:… 2.4. Құқықтық қатынастардың пайда болатын және еңбек…

Ықтары мен мiндеттерi

3.2. Кәсiпорын қызметкерлерi белгiленген уақытта кәсiпорын басшыларына кiрiп, өз жұмыстарына байланысты… 3.3. Кәсiпорын әкiмшiлiгi ұжымдық шартта… 3.4. Қызметкердi жұмысқа алғаннан кейiн оның басшылары қызметкердi…

Жұмыс уақыты және демалыс

4.2. Ерекше жағдайларда кәсiпорын директорының немесе оның орынбасарының өкiмiмен қызметкер жедел… 4.3. Кәсiпорын өз қызметкерлерi үшiн икемдi…  

Демалыстар

5.2. Кәсiпорынның басқа қызметкерлерi еңбек шартын жасаған кезде ұзақтығы әрбiр… 5.3. Кәсiпорын қызметкерiнiң жылдық демалысты алу… 5.4. Жыл сайынғы демалыс уақыты алдын-ала белгiленген кесте бойынша берiлуге тиiс. Егер…

Iссапарға жiберу, уақытша iссапарға жiберу және жаңа жұмыс орнына ауыстыру

Iссапарға уақытша жiберiлгендер үшiн еңбек шартын өзгертудiң қажетi жоқ. Егер кәсiпорын тиiстi… Қызметкердi басқа жұмысқа ауыстыру… Еңбек шартына енгiзiлетiн тиiстi өзгерiстер екi тараптың келiсiмiмен жазбаша түрде…

Жалақы, әлеуметтiк сақтандыру және өтемақылар

7.1. Кәсiпорындағы қызметкерге кәсiпорын­ның өзi қызметкермен келiсе отырып белгiлеген мерзiмдi ақы,… 7.2. Әрбiр қызметкердiң жалақысы оның… 7.3. Кәсiпорын еңбекақы жүйесiне қосымша ретiнде жекелеген кезеңдерге…

Көтермелеу шаралары мен тәртiптiк шаралар

8.1. Кәсiпорын қызметкерлерiн көтермелеу шаралары: - алғыс айту; - бағалы сыйлықтармен, ақшалай сыйлық­ақылармен марапаттау;

Жұмыстан босату

9.2. Кәсiпорынның басқа қызметкерлерi директордың бұйрығы арқылы жұмыстан шығарылады. … 9.3. Кәсiпорын қызметкерi мынадай жағ­дайларда… 9.4. Еңбек шартының мерзiмi бітпей жұмыстан шығару мынадай жағдайларда жүзеге…

Лауазымдық нұсқаулықтың үлгісі

  Жалпы ережелер 1.1. Кәсіпорынның оқыту бөлімінің бастығы… 1.2. Бөлім бастығы қызметке Кәсіпорын директорының бұйрығымен…

Негізгі лауазымдық міндеттері

Мемлекеттік тілді оқыту бөлімі бастығының негізгі атқаратын лауазымдық міндеттері: 2.1. Бекітілген жұмыс регламенті мен жұмыс кестесіне сәйкес… 2.2. Бөлімнің белгілі бір кезеңге арналған жұмысын жоспарлау;

Ықтары

Мемлекеттік тілді оқыту бөлімінің бастығы: 3.1. Бөлім қызметкерлеріне тапсырмалар беріп, олардың… 3.2. Өз өкілеттігі шегінде мәселелерді қарауға және олар бойынша шешімдер…

Жауапкершілігі

Бөлім бастығы өзінің лауазымдық міндеттерін орындамағаны немесе тиісті дәрежеде орындамағаны… Бөлім бастығы қылмыс жасаса немесе басқа да…

Ызметкерге қойылатын талаптар

Қазақстан Республикасының Конституциясын, «Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы», «Әкімшілік ресімдер… Осы санаттағы лауазымға қатысты функционалдық…  

Кімдік құжаттар

Ұйымдардың, мекемелер мен кәсіпорындардың атқарушылық-басқарушылық қызметінің бір нысаны… Ұйым құзыреті шегінде негізгі мәселелер бойынша… 4.2.1. Шешім (қаулы)

АУЛЫ

 

 

Алматы қаласы

№ 1

2007 жылғы «___»______

 

 

Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының орталық кеңесікүн тәртібі бойынша жасалған баяндамаларды және жарыссөз барысында айтылған пікірлер мен ұсыныстарды қарай отырып, ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

 

1. Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының (бұдан әрі – Қоғам) Орталық аппараты, облыстық және қалалық ұйымдары Елбасының «Жаңа әлемдегі – Жаңа Қазақстан» Жолдауының рухани салаға, мемлекеттік тілге қатысты жерлерін жұртшылыққа жан-жақты түсіндіру мақсатында ақпараттық шараларды («дөңгелек үстел», семинар, БАҚ-қа мақала, т.б.) қолға алсын. Бұл ретте, Жолдаудың «Қазақстан халықтарының рухани дамуы және үштұғырлы тіл саясаты» атты жиырма алтыншы тармағын талдағанда, қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретіндегі мәртебесіне баса мән беріліп, оның қоғам өмірінің бар саласында басым сипатқа ие екендігі айрықша назарға алынсын.

 

2. Қазақстан Республикасының славян жазуынан (кириллица) латын әліпбиіне көшу бастамасына және осы бағыттағы іс-шараларына қолдау көрсетілсін.

 

3. Қоғамның облыстық және қалалық ұйымдары «Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамының мемлекеттік тілдің қолданылу аясын кеңейтуге байланысты 2007 жылға арналған іс-шаралар жоспарын» басшылыққа ала отырып, жеке іс-шаралар жоспарын жасасын және өздеріне қарасты аудандық, бастауыш ұйымдарды хабардар етсін.

 

4. Қоғамның көшпелі мәжілісінде жасалған баяндамалардағы ұсыныс-тілектер және жарыссөз барысындағы ой-пікірлер назарға алынсын.

 

5. Қоғамның қызметін жандандыру және өзін-өзі қаржыландыру мәселелерін шешу бойынша Қоғамның барлық құрылымдық бөлімшелері төмендегі іс-шараларды қолға алсын:

1) 2007 жылдың 15 маусымына дейін құрылымдық бөлімшенің құрылтай құжаттарының көшірмелерін, мүшелерінің тізімін Орталық аппаратқа жіберу;

2) тоқсан сайын атқарылған жұмыстары мен қаржы-шаруашылық қызметі бойынша Орталық аппаратқа есеп беру;

3) мекен-жайы, банктік деректемелері, хабар алысу құралдары және бөлімше ішіндегі басқа да өзгерістер жөнінде Орталықты дер кезінде хабардар ету;

4) мекемелер мен кәсіпорындар жанынан бастауыш ұйымдар құруды, мүшелер тартуды, олармен жұмыс жүргізуді қолға алу;

5) мүшелік жарна жинауды қайтадан жаңғыртып, жүйелі жолға қою;

6) электрондық почта ашу;

7) құрылымдық бөлімшенің жұмысын жетілдіру жөніндегі ұсыныстарын, жалпы мемлекеттік тілді дамыту туралы ой-пікірлері мен бастамаларын Орталық аппаратқа жіберу;

8) жергілікті әкімдіктермен, мемлекеттік мекемелермен қарым-қатынасты жолға қою;

9) Орталық аппараттың бастамаларына барынша қолдау көрсету.

 

6. Осы қаулының орындалуын бақылау Қоғамның Орталық аппаратына жүктелсін.

 

 

Президент__________ _____________

(қолы) (аты-жөні)

Хатшы__________ _____________

(қолы) (аты-жөні)

 

Кім

 

Өкім – кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.

Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.

Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:

- нақты тапсырма (жұмыс);

- орындаушының жауапкершілігі;

- орындау мерзімі.

Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде «Міндеттеймін», «Белгілеймін» және т.б. сөздермен аяқталады.

 

Өкімнің үлгі нысаны

Ведомоствоның, мекеменің, ұйымның атауы (қазақ тілінде)   ӨКІМ	Мемлекеттік елтаңбаның немесе диаметрі 20 мм-ден аспайтын фирмалық белгінің орны	Ведомоствоның, мекеменің, ұйымның атауы (орыс тілінде)   РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.00. № ___________ __________ қаласы		_________ №__________ г. ________________
Шығарылатын орны (қазақ тілінде)		Шығарылатын орны (орыс тілінде)
___________________ не туралы екендігі

 

 

___________________________________________ӨКІМ ШЫҒАРАДЫ:

 

1. ________________________________________________________.

 

1) ________________________________________________________.

 

2) ________________________________________________________.

 

2. Негіздеме_____________________________________________.

 

Мекеменің басшысы __________ _____________

(қолы) (аты-жөні)

 

 

Өндірістік мәселе бойынша өкімнің үлгісі

 

 

«Арқау» ЖШС

ӨКІМ

 

Алматы қаласы

№ ________

200_ жылғы «___» ______

 

Жөндеу жұмыстарын

Жүргізу туралы

Өрт дабылының апатты жағдайына байланысты МІНДЕТТЕЙМІН: 1. Өрт дабылын қалпына келтіру жұмыстары жүргізілсін. Жауапты – жөндеу-техникалық…

Нұсқау

Нұсқау – бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға…   Жеке құрам бойынша нұсқаудың үлгісі

Арқау» ЖШС

КІМ

 

Алматы қаласы

№ ________

200_ жылғы «___» ______

 

2007 жылғы еңбек демалысының

Кестесі туралы

2007 жылға арналған еңбек демалысының кестесін жасау үшін ҰСЫНАМЫН: 1. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары кадр қызметіне 2007 жылғы кезекті…

Арқау» ЖШС

БҰЙРЫҚ

 

Алматы қаласы

№ ________

200_ жылғы «___» ______

 

Жылдық түгендеу жүргізу туралы

БҰЙЫРАМЫН: 1. Кәсіпорынның барлық нысандарында 2007 жылғы 01… 2. Түгендеу жүргізу үшін төмендегідей құрамда комиссия құрылсын:

Мекеменің жеке құрамы (қызметкерлері) бойынша құжаттар

 

Жеке құрам бойынша құжаттарды ресімдеуге қойылатын жалпы талаптар

Мекеменің басқару қызметі кадрларды іріктеуді және орналастыруды, азаматтарды жұмысқа қабылдауды,… Кадр құжаттарының маңызы оларда азаматтардың… Кадр құжаттарын жүргізуге қойылатын талаптар Қазақстан Республикасының…

Жұмысқа қабылдау туралы өтініш

● жеке басын куәландырушы құжаттың көшірмесі; ● еңбек кітапшасы; ● білімі туралы куәліктің, жоғары білімі болса, дипломының көшірмесі;

Жұмысқа қабылдау туралы өтініштің үлгісі

 

«Арқау» ЖШС-нің директоры

Н. Асановқа

Алматы қаласы, Абай д-лы,

4-үйде тұратын

Г. Ермековадан

 

 

ТІНІШ

 

Мені 2007 жылдың 02 қыркүйегінен бастап мұрағатшы ретінде қызметке қабылдауыңызды сұраймын.

02.09.2007 ж. Қолы Г. Ермекова

 

Мірбаян

 

Жұмысқа қабылданар алдында кей жағдайларда өмірбаян жазу талап етіледі. Өмірбаян еркін түрде ақ қағазға қолмен жазылады. Түйіндемеден ерекшелігі мұнда фактілер хронологиялық тәртіппен кеңірек баяндалады. Жеке жетістіктері мен наградалары, тағы басқа қажет деп тапқан мәліметтер жан-жақты қамтылады.

 

Мірбаянды ресімдеу үлгісі

 

МІРБАЯН

02.09.2007 ж.   Мен, Ермекова Гүлнәр Арманқызы 1972 жылы 15 тамызда Талдықорған қаласында…

Еңбек шарты

Еңбек шарты – қызметкер мен жұмыс беруші арасындағы келісім. Бұл шартқа сәйкес қызметкерлер… Қазақстанның қолданыстағы еңбек… Еңбек құқықтық қатынастарды мемлекеттік реттеуге күш салу…

ЖЕКЕ ЕҢБЕК ШАРТЫ

Алматы қаласы 2007 жылғы 27 қазан

«Арқау» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі, бұдан әрi – Жалдаушы деп аталады, Жарғы негiзiнде iс-қимыл жасайтын Бас…  

ШАРТТЫҢ МӘНІ

1.1. Тараптар Жалдаушының Әкімшілік бөлімінің бас маманықызметінеҚызметкер жалдау туралы осы Шартты жасады. 1.2. Жалдаушы осы Шартқа сәйкес жалдайды және ақы… 1.3. Осы Шарт еңбек қатынастарын және соған байланысты осы Шарттың талаптары мен…

ЫЗМЕТКЕРДІҢ ҚҰҚЫҚТАРЫ МЕН МІНДЕТТЕРІ

2.1. Қызметкердің: 1) Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген… 2) Қазақстан Республикасының заң актілерінде басқа нәрсе ескерілмеген болса,…

ЖАЛДАУШЫНЫҢ ҚҰҚЫҚТАРЫ МЕН МІНДЕТТЕРІ

3.1. Жалдаушының: 1) Қызметкерден Конституцияға, Қазақстан… 2) өздерінің құқықтары мен мүдделерін білдіру және қорғау…

АҚЫ ТӨЛЕУ ТАЛАПТАРЫ

4.1. Қызметкердің еңбегіне Жалдаушының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес ақы… Жалдаушы Қызметкерге жалақыны айына кем дегенде 1 (бір) рет… 4.2. Қызметкерге оның Жалдаушы екеуінің арасындағы құқықтық…

ЖҰМЫС УАҚЫТЫНЫҢ РЕЖИМІ. ДЕМАЛУ УАҚЫТЫ

5.1. Жұмыс аптасының ұзақтығы 2 (екі) демалыс күні бар, аптасына 40 (қырық) сағаттан астам… 5.2. Күнделікті жұмыс күндері Қызметкерге дем… 5.3. Қызметкерді өзінің келісімі бойынша, ал еңбек туралы заңдарда ескерілген ілуде бір…

ШАРТТЫҢ ҚОЛДАНЫЛУ МЕРЗІМІ ЖӘНЕ

ОНЫҢ БҰЗЫЛАТЫН ЖАҒДАЙЛАРЫ

6.1. Осы Шарттың қолданылу мерзімі шектеусіз. 6.2. Жалдаушы Қызметкерге 2 (екі) ай сынақ мерзімін белгілейді. … 6.3. Осы Шартты:

ТАРАПТАРДЫҢ ЖАУАПКЕРШІЛІГІ

7.1. Тараптар осы Шарт бойынша өз міндеттемелерін бұзған және осы Шарт бойынша талаптар мен міндеттемелерді орындау…  

ДАУЛАРДЫ ШЕШУ ТӘРТІБІ

 

8.1. Осы Шарттың талаптарын орындау барысында Тараптар арасында туатын даулар солардың өзара келісімі бойынша шешіледі.

8.2. Өзара келісімге қол жетпеген жағдайда, Тараптардың даулары Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген заңдарында белгіленген тәртіп бойынша шешіледі.

 

БАСҚА ТАЛАПТАР

9.1. Осы Шарттың талаптарына енгізілген өзгертулер мен толықтырулар Тараптардың өзара келісімі бойынша осы… 9.2. Осы Шарт әрбір Тарап үшін қазақ тілінде бір… 9.3. Тараптардың еркіне бағынбайтын және Тараптардың осы Шарт бойынша міндеттемелерді…

ТАРАПТАРДЫҢ МЕКЕН-ЖАЙЫ ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРІ

4.3.7. Қызметке қабылдау туралы бұйрық (өкім)   Қызметкерді жұмысқа қабылдау жасалған еңбек шарты негізінде шығарылатын…

Жұмысқа қабылдау туралы бұйрықтың үлгісі

  БҰЙРЫҚ  

Ызметкердің жеке карточкасы

Белгіленген нысан бойынша жасалатын қызметкердің жеке карточкасы негізгі есепке алу құжаты болып табылады және…  

Еңбек демалысының кестесі

Қазақстан Республикасының еңбек туралы заңына сәйкес әрбір азаматтың еңбек демалысын… Кезекті еңбек демалысын ресімдеу кезінде алдымен… Кезекті еңбек демалысын ресімдеу мынадай операциялар жасауды қажет етеді: кезекті еңбек…

Еңбек демалысы кестесінің үлгісі

  Құры-лымдық бөлімше Штат- тық кесте бойынша лауазымы Аты-жөні …    

Ссапар куәлігі және іссапарда болған қызметкерді тіркеу журналы

Іссапарға жіберу туралы бұйрыққа қол қойылғаннан кейін арнайы нысан бойынша іссапар куәлігі… Іссапар шығыстары тәулік бойынша төленетін… Іссапар куәлігі арнайы нысанда бір данада жасалып беріледі және іссапарда болған…

Ссапарда болған қызметкерлерді тіркеу журналының үлгісі

  4.3.11. Қызметкермен жасалған еңбек шартын бұзу туралы…  

Еңбек кітапшасы

Қолданыстағы еңбек заңдарына сәйкес еңбек кітапшасы қызметкердің еңбек қызметі… Жұмысқа қабылданған адам кадр қызметімен… Еңбек кітапшасында қызметкердің бүкіл қызмет істеген орындары, атқарған…

Жеке құрам бойынша құжаттарды мұрағатқа әзірлеу

Жұмыстан босатылған әрбір қызметкердің жеке ісі үшін дербес іс ресімделуі мүмкін. Бұл ретте… Мұрағатқа сақтауға қажет болмаған… Еңбек кітапшалары қатаң түрде әліпби тәртібімен сақталады. Әрбір…

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар… Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға… Анықтамалық-ақпараттық құжаттар…

Скерлік хат

Іскерлік хат – кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі.… Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми… Қызметтік хаттар – бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат…

Ызметтік хаттарды ресімдеу ережесі

1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда… 2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер… - адресат;

Жолдама хат

Жолдама хат – құжаттар хатпен бірге қоса жіберіліп отырғандығы туралы адресатты хабардар ету үшін жиі… Жолдама хат жіберілген құжаттар жөнінде түсінік беру… Жолдама хаттың мәтіні өте қысқа, әрі тақырыпсыз жазылады.

Жазбалар

 

Баян хат

Баян хат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты жазушының өзі… Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс…  

БАЯНХАТ

 

07.02.2007 ж. № 15

 

Тапсырысты қосымша

Аржыландыру туралы

 

2007 жылдың І тоқсанында полиграфия қызметтерінің бағасының өсуіне және шығындар сметасының өзгеруіне байланысты № 105/4 тапсырыс бойынша жұмысты аяқтау үшін қосымша 1,5 (бір жарым) млн. теңге бөлуіңізді сұраймын.

 

Бөлім бастығы Жеке қолы Т. Тұрсынов

 

Түсініктеме

 

Тініш

 

Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.

Жұмысқа қабылдау туралы

 

«Арқау» ЖШС-нің директоры

Т. Асановқа

Алматы қаласы, Байзақов көшесі,

200 үй, 21 пәтерде тұратын

Б. Қансейітовадан

 

ТІНІШ

Мені 2006 жылдың 11 қыркүйегінен бастап штаттық кестеге сәйкес қызметке алуыңызды сұраймын.

10.09.2006ж.__________

(күні) (қолы)

 

 

Нотариалдық кеңсеге

******____________________

(нотариалдық кеңсенің атауы)

нотариалдық кеңсесіне

__________________________

мекенжайында тұратын

________(аты-жөні)________ АРЫЗ ******_________________ нотариальдық кеңсесінен _____________ мекенжайында тұратын азамат ______(аты-жөні)___________ төмендегі мазмұдағы өтінішті беруді өтінемін: «Азамат ____(аты-жөні)_______________, маған тиесілі _________________ маркалы, _________________ ж. № _________________ реестрмен куәландырылған автомобилді пайдалануға Сіздің атыңызға өзім берген сенімхаттан бас тартамын. Сенімхаттың Сізге берілген данасын маған немесе ________________ нотариалдық кеңсесіне қайтаруыңызды өтінемін».

__ __________ ___ж. __________ (күні) (қолы)

 

Акт

 

Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау - тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т.б.).

Сті тасыру-қабылдау актісі

 

БЕКІТЕМІН:

Кәсіпорынның басшысы ___________________

(қолы, аты-жөні)

___ ________ __ ж.

Мөр

 

СТІ ТАПСЫРУ-ҚАБЫЛДАУ

АКТІСІ

___ ________ __ ж. № Алматы қ.

 

Жұмыстан босатылған ******бас бухгалтер ___________________________

(кәсіпорынның атауы)

_____________________________________________________________________

(аты-жөні)

және жаңадан тағайындалған бас бухгалтер _____________________________

(аты-жөні)

№ ________ бұйрық негізінде, ___ ________ __ ж. жағдай бойынша олардың істі тапсыру-қабылдау актісі жасалды.

*******Тапсыру-қабылдау актісі кәсіпорын директорының орынбасары ________________________________________ қатысуымен жүргізілді.

(аты-жөні)

Істі тапсыру-қабылдау нәтижесінде:

1. Бас кітап толығымен осы жылдың ____ ___________ жағдай бойынша толтырылды.

2. ___________________ шоты бойынша аналитикалық есептің карточкасы көрсетілді.

3. Ағымдағы жылдың қаңтар-қыркүйек айларына арналған ордерлік журналы көрсетілді, ____________________________________ талдама есеп бойынша ведомостар және депоненттерді тіркеу кітабы көрсетілді.

4. _____________________________ жылғы бухгалтерлік баланс көрсетілді.

5. Мыналар бойынша ___________ жылғы салық декларациясы көрсетілді:

- табыс салығы бойынша;

- ҚҚС бойынша;

- әлеуметтік салық бойынша.

6. __________________ жылғы І, ІІ, ІІІ тоқсандағы тексерулердің актілері көрсетілді.

7. _________________ жылғы кәсіпорынның жылдық есебін тексерген тәуелсіз аудитордың корытындысы берілді.

8. Тізімдеме бойынша _____________ ж. ________ іс мұрағатқа өткізілді.

9. Тізімдеме бойынша анықтамалық-нормативтік әдебиеттер тапсырылды.

 

Қосымша: 1. Кәсіпорын мұрағаты ісінің тізімдемесі, 5 бет.

2. Анықтамалық-нормативтік әдебиеттер тізімдемесі, 2 бет.

 

Істі тапсырдым ________________ __________________

(қолы) (аты-жөні)

Істі қабылдап алдым ________________ __________________

(қолы) (аты-жөні)

 

 

Істі тапсыру-қабылдап алуға қатысқандар:

 

Кәсіпорын директорының орынбасары ____________ ______________

(қолы) (аты-жөні)

 

 

Анықтама

Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) биологиялық немесе… Анықтамалар қызметтік және жеке болады. Қызметтік анықтамалар лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің…

Жұмыс істейтіндігі туралы

АНЫҚТАМА

(аты-жөні) ________________________________ болып жұмыс істейтіндігі туралы… (лауазымын көрсету)

Шарт

 

Шарт – азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.

Шартта мынадай деректемелер болады:

● құжат түрінің атауы;

● күні;

● тіркеу нөмірі;

● мәтін;

● келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;

● тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары;

● тараптардың әрқайсысының мөрлері;

● келісу бұрыштамалары.

Шарттың санын шарт жасасушы тараптар анықтайды.

 

Телеграмма

Телеграмма – байланыс арнасы берілетін құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер кезінде шешім… Телеграмма А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері… ● шұғылдық санаты;

Телефонограмма

Телефонограмма – телефон байланыс арнасы арқылы ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат. Телефонограмма бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы…  

Факсограмма

Қазіргі кезде факс арқылы хат-хабар алмасу кең қолданысқа енді. Сондықтан оны ресімдеу мәселесі… Факс – телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған… Қалған деректерді аппараттың (теелфакс) өзі қояды:

Электрондық хабарлама

Электронды хабарлама – компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электрондағы… Электронды хабарлама электронды почта адресатынан, қызметтік… Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады:

Хаттама

 

Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат.

Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар мәтіні толық келтіріле бермейді. Әйтсе де хаттамаға мәжілістің стенограммасы тіркелгені жөн.

Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да ресімделе береді. Мынадай деректемелерден тұрады:

Құжат түрінің атауы және оның рет тік нөмірі;

Күні;

Хаттама жасалған орын;

Мәтіннің тақырыбы;

Мәтін;

Төраға мен хатшының қолдары.

Мәтіннің тақырыбы әдетте жиналыстың атауынан тұрады, мысалы:

Оқу кеңесінің мәжілісі

Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы

Кәсіподақ комитетінің мәжілісі

Хаттама мәтіні екі бөліктен – кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.

Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады.

Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады: ТЫҢДАЛДЫ – СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ)

ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының аты-жөні, (лауазымы көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады.

СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі.

АУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады.

Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды.

 

Сенімхат

 

Сенімхат – сенімді тұлғаға сенім білдіруші (кәсіпорынның немесе азаматтың) атынан қандай да бір іс-әрекеттерді жүзеге асыруға құқық беруі туралы құжат.

Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан сенімді тұлғаға берілген құжат болып табылады.

 

 

Жалақыны алуға берілген

 

 

СЕНІМХАТ

___________ қ., _____________ ж.   Мен, _____________, жеке куәлік __________, мекен-жай: ____________. өзімнің жалақымды…

Толық сенімхат

Тарау

Жаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру

Жат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін… Құжат айналымы деп ұйымдағы… Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

Хатшының міндеттері

Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру салмағы негізінен кәсіпорын басшысы… Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен басқасына… 1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне бүкіл іс…

Жаттарды тіркеу және есепке алу

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы… Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу… Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды…

Тіркеу нысандары

Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын бекіткен: 1) журналдық; 2) карточкалық;

Тіркелмейтін құжаттар тізбесі

 

Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Әрбір ұйымда осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады және басшы бекіткен іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі.

Тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды үлгісі

1. Мәлімет үшін жіберілген хат (көшірмесі). 2. Телеграмма және кезекті еңбек демалысына және… 3. Мамандарды шетелге іссапарға жіберу туралы техникалық тапсырма және іссапар сметасы.

Келіп түскен құжаттарды тіркеу

Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң… Кәсіпорынның бөлімшелері бойынша әр түрлі…  

Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы

 

Мысал: Бірінші басшының атына келген хатты өңдеу кезеңдері:

 

1. Хатшы конвертті ашқаннан кейін оны алдын ала қарап, танысады, соның негізінде құжатты басшыға жіберу туралы шешім қабылдайды («жеке өзіне» деген белгісі бар конверттер ашылмайды).

2. Хатшы хатты тіркейді. Хатқа бірегей кіріс нөмірі беріледі. Тіркеу кезінде оның ұйымға келіп түскен күні де белгіленеді.

3. Хатшы хатты басшыға береді.

4. Басшы құжатты қарап, өзі қабылдаған шешім туралы оған бұрыштама қойып, хатты хатшы арқылы орындаушыға бағыттайды. Хатшы бұрыштаманы тіркеу журналына түсіреді.

5. Орындаушы құжатпен жұмыс істей отырып, оған жауап дайындайды, содан кейін басшының қол қоюына ұсынады (жауапты дайындау кезінде пайдаланған ілеспе құжаттармен бірге).

6. Хатшы (қажет болған жағдайда) құжаттың орындалуына бақылау жасайды.

7. Хатшы орындаушыдан бастама тудырған хатты (инициативное письмо) алып, оны бұдан әрі сақтау және пайдалану үшін тиісті іс папкасына тігеді, ал жауапты адресатқа жібереді.

Бұл аталғандарды тұжырымдап айтсақ, ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша төмендегідей операцияларды атқарады:

1) құжаттарды қабылдау және экспедициялық өңдеу;

2) құжаттарды тіркеу;

3) құжаттарды ұйым басшысына қарауға тапсыру;

4) құжаттарды орындауға тапсыру;

5) құжаттардың мерзімінде орындалуын бақылау.

Құжат салынған конверттер құжаттама қызметінде ашылып, оның дұрыс жеткізілгендігі, құжаттар орамының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжаттар толық болмай шықса немесе бүлінген жерлері болса, онда соңғы парағының төменгі бөлігіне, сондай-ақ тіркелімдік есепке алу формасының «Ескертпе» бағанына тиісті белгі салынып, бұл туралы жіберуші жаққа мәлім етіледі. Жіберуші жаққа жолданатын хабарлама қағаз акті түрінде еркін формамен үш дана етіп жасалады. Бірі жіберушіге бағытталса, екіншісі – ұйымның құжаттама қызметінде қалады, үшіншісі – орындаушыға (орындаушыларға) беріледі.

Жіберушінің мекен-жайын, жіберілген және құжаттың алынған күнін (уақытын) анықтауда қажеттілігі болмаса кіріс құжаттары салынған конверт жойылуға тиіс. Азаматтардың өтініші және жеке құжаттар салынған конверттер сақталады.

Алынған құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады. Тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға арналған құжаттар өз мекен-жайына тапсырылады.

«Жеке өзіне» («Лично») деген белгісі бар конверттер ашылмайды, жіберілген иесіне сол күйі беріледі.

Жаңылыс келген корреспонденциялар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйым бойынша белгіленген функциялық бөліністерге, қызметкерлер арасындағы міндеттер мен өкілеттілік сипаттарына қарай тарату үшін алдын-ала қарап шығады.

Алдын-ала қараудың бірінші кезеңінде келіп түскен пошта тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сортталады. Бұл іс Құжаттама қызметінде тіркелмейтін құжаттар тізбесіне сәйкес жасалады. Мұндай тізбені әр ұйым өзінше, қызмет түрінің ерекшеліктеріне қарай жасайды (Тізбе Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа қосымша тіркелгені жөн). Мұнан соң тіркелетін құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:

1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары көрсетілмей жолданған құжаттар;

2) азаматтар өтініштері;

3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаларға) тапсырылады.

Тіркеуден өткен құжаттардың негізгі бөлігі ұйым басшысына қарауға беріледі. Мынадай орындардан жолданған құжаттар ұйым басшысына міндетті түрде қарауға берілуі тиіс:

1) Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен;

2) Қазақстан Республикасы Парламент Сенаты Аппаратынан, Қазақстан Республикасы Парламент Мәжілісі Аппаратынан;

3) Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен;

4) орталық атқару органдарынан;

5) мәслихаттардың аппараттарынан және әкімдерден;

6) жоғарғы органнан келген құжаттар;

7) ұйым қызметінің принциптік мәселелері туралы ақпараты бар немесе жемқорлық фактілері жайлы жазылған азаматтар өтініші мен арыз-шағымдары;

8) басшылықтың шешімін талап ететін құжаттар.

Азаматтардың тіркелген өзге өтініштері ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаға), азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуге жауапты кісілерге жолданады.

Құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеуден өткен соң сол бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.

Құжаттарды қарау қорытындылары ұйым басшысының бұрыштамасынан көрініс табады. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжаттардың көшірмелері атқарушыларға кезегімен немесе бәріне бір мезгілде беріледі. Ал сол құжаттардың түпнұсқалары қарарда бірінші аталған жауапты атқарушы тұлғаларға тапсырылады.

Құжат атқарылуға келіп түскен күні беріледі. Тез арада орындау қажет болған жағайда атқарушының құжатпен басшылық қарамай тұрып танысып шығуына болады.

Егер құжат құрылымдық бөлімшеге немесе орындаушыға құжаттама қызметіне соқпай келіп түскен болса, ол ұйым тәртібіне сәйкес тез арада тіркеуге берілуі тиіс.

Электрондық құжат айналымы жүйесі жұмыс істейтін ұйымдарда қағаз негізде келіп түскен құжаттар тіркеу алдында сканерленеді. Электронды түрде келіп түскен құжаттар электрондық қолтаңба мен пакет референсінің сәйкестігі тексерілгеннен кейін барып тіркеледі. Электрондық қолтаңбасы жоқ немесе электрондық қолтаңбаның сәйкестігі тексерілмеген электрондық құжаттар тиісті қолдары қойылған, заң жүзінде дұрыс ресімделген қағаз негіздегі құжаттары болғанда ғана электрондық құжат айналымы жүйесіне тіркеуге алынады.

Электрондық құжаттың алынғандығын куәландыру ол туралы жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл да электрондық құжат болып табылады.

Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге куәлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге куәлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат алушыға мәлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.

Егер куәлік жіберушінің алушыға жолдаған мәлімдемесінде көрсетілген мерзімде де келмесе құжат жіберілмеген деп есептеледі. Куәлік белгіленген уақытта келмеген жағдайда жіберуші алушыға өзге байланыс құралдары арқылы электрондық құжаттың ақпараттарын хабарлайды.

Жүйедегі электрондық құжатты тексеру сол жүйеде қолданылатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары арқылы атқарылады. Бұл процесс оларды пайдалану құжаттарына сәйкес жүргізіледі және мынадай іс-шараларды қамтиды:

1) электрондық құжат деректемелерінің белгіленген форматқа сәйкестігін тексеру;

2) электрондық құжаттағы электрондық цифрлық қолтаңбалардың түгел түпнұсқалығын тексеру;

3) электрондық цифрлық қолтаңба тіркеу куәлігінің растығын тексеру;

4) электрондық құжатқа электрондық цифрлық қолтаңба қоюшы барлық тұлғалардың өкілеттілігін тексеру.

Электрондық құжатты тексеру оңды нәтиже берген жағдайда, ол орындауға қабылданады немесе одан әрі өңделеді.

Электрондық құжатты тексерудің кері нәтижесі конфликті жағдай деп есептеледі. Бұл жағдайды реттеу куәландырушы орталықтың қатысуымен және ақпарат саласындағы өкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілерінде қарастырылған тәртіп, ереже бойынша жүзеге асырылады.

Келіп түскен электрондық құжаттардың компьютерлік вирустері бары-жоғы міндетті түрде тексерілуі керек.

 

Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және тіркеу

Жіберілетін құжаттарды өңдеу кезеңдері

1. Жіберілетін құжатты Бөлімшедегі (құжат жобасы жасалатын немесе келісілетін) Орындаушы дайындайды. Негізінен… 2. Ресімделген құжат кәсіпорын басшысының қол… 3. Басшы қол қойғаннан кейін құжатты хатшы немесе кеңсе тіркейді.

Шкі құжаттардың қозғалу барысы

 

Шкі құжаттарды өңдеу кезеңдері

Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері олардың түріне байланысты. Ішкі құжаттың көп… 1. Ішкі басқару құжаттары (мысалы, бұйрықтар,… 2. Содан кейін бұйрықтар қажеттілігіне қарай кәсіпорынның заң…

С құжаттарының орындалу мерзімдері және орындалуын бақылау

Орындалу мерзімі арнайы нормативтік актілерде анықталмаған құжаттардың көпшілігі 10 күн ішінде орындалуы… Келіп түскен құжаттарды орындау мерзімі оның мекемеге… Құжатты орындау мерзімі ұзартылуы мүмкін, бірақ оны осы мерзімді белгілеген…

Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

 

Кәсіпорын жұмысының табысты болуы көбінесе оның басқару процесін автоматтандыру деңгейіне де байланысты. Компьютер іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда айрықша қажетті құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас және ажырамас құрал.

 

Электронды құжатты жасау тәртібі

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word… Электрондық құжаттың ақпараттық… Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар: …

Электрондық қолтаңба

Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік… Электрондық құжат айналымы мен электрондық… Электрондық құжатты рұқсат етілмеген кіруден сақтау үшін ақпаратты…

Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру

Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді… Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі… Компьютер желісі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін…

Жат айналымының көлемін есепке алу

Құжат айналымының көлемі – кәсіпорынға келіп түскен және белгілі бір мерзім ішінде, әдетте бір… Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде…  

Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі

 

Кәсіпорындарда коммерциялық ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз ету мақсатымен ақпараттар бойынша жұмыс жүргізу және оған қол жеткізу жөнінде тиісті іс тәртібі белгіленеді. Оның ішінде кәсіпорын (фирма) басшысының ұйымдық-басқару ережелеріне енетін әкімдік, құқықтық, ұйымдық, инженерлік-техникалық, қаржылық шаралар бар.

Коммерциялық құпияны қорғау ісі мына шарттардың міндетті түрде орындалуына негізделген:

өндірістік, коммерциялық, қаржылық және режімдік мәселелерді бірлесіп шешу;

кәсіпорынның барлық ынталы бөлімшелері арасында ақпаратты қорғау шараларын үйлестіру;

жіктелуге (құпияландыруға немесе қорғауға) жататын ақпараттар мен объектілерге ғылыми баға беру;

Режимдік жұмыстарды бастамас бұрын режимдік шараларды белгілеп алу;

Ақпараттар қорғалуын қамтамасыз ету ісінің барлық деңгейдегі басшылар мен орындаушылар үшін жеке жауапкершілігіндегі жұмыс болуы;

Шартқа немесе еңбек келісіміне режімнің нақты талаптарын сақтау жөніндегі негізгі міндеттерді енгізу.

Негізгі проблемалардың бірі – іс қағаздарын жүргізу жұмыстарының қорғалуын, коммерциялық ақпараттар салынған негіздердің сақталуын, тасымалдануын ұйымдастыру болып табылады. Бұл өз кезегінде құжаттарға және жабық ақпарат негіздеріне міндетті түрде тиісті белгілерін салып отыруды қажет етеді.

Коммерциялық құпиясы бар ақпараттарды және объектілерді жіктеп, топтастыруға кәсіпорын (фирма) басшысы сенім көрсеткен, уәкілеттілік берген тұлғалар тізімін ресімдеу шарт. Жіктеліп (классификацияланып), топтастырылған ақпараттарға қол жеткізу кәсіпорын бойынша сол адамдар шеңберімен шектелуі қажет.

Рұқсаттамалық режім шараларын, рұқсаттамаға қол жеткізу және оны ресімдеу тәртібін белгілеу керек.

Бірқатар жағдайларда ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз ету талаптарын орындау үшін алдын-ала арнайы орындар қарастыру керек болады. Бұл әсіресе конструкторлық-тәжірибелік ғылыми-зерттеу жұмыстарын жүргізу, бұйымдар шығару және сынау, сату, жарнамалау, келісім-шарттарға қол қою процестерінде, аса маңызды және жабық мәжілістер өткізу кезінде, ақпараттарды өңдеу, сақтау және тарату т.б. жөніндегі техникалық құралдарды (есептеу техникалары құралдары) пайдалану кезінде өте-мөте қажет.

Бұл жағдайларда кәсіпорындар мен фирмалар басшылары аталған органдардағы қызметтің белгілі бір түрлеріне бақылау жасау жөнінде уәкілеттілігі бар тұлғалармен мемлекеттік құпияны сақтау жөнінде бірлесіп жұмыс жүргізулері шарт.

Күзеттің болуы, рұқсаттамалық және объектінің өз ішінде жүріп-тұру режімі жасалуы міндетті.

Ақпараттарды қорғау жөнінде тұрақты түрде шаралар әзірлеп, оларды жүзеге асырып отыру, қабылданған режімдік шаралардың тиімділігіне жүйелі бақылау жасау қажет.

Ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз ету жөнінде белгіленген ережелерді орындаушыларға түсіндіріп, нұсқау беріп отыру шарт.

Коммерциялық құпияның, мүліктік және қаржылық құндылықтардың сақталуын ұйымдастыру кезінде кәсіпорын (фирма) директоры ең алдымен экономикалық тиімділік жағын қарастырады. Бұл жерде бәрінен бұрын экономикалық қауіпсіздікті қамтамасыз ету ісінің мүмкін болатын экономикалық шығыннан асып кетпеуі ойға оралады. Әйтсе де ақпаратты қорғау шаралары кәсіпкерліктің экономикалық тиімділігін арттыра түсуге ықпал ететінін естен шығармау керек. Коммерциялық құпиясы бар ақпараттары, сондай-ақ тауарлары мен ақшалай қаржысы аз кәсіпорындарда режімді қамтамасыз ету ісін басқаруды кәсіпорын (фирманың) басшысының өзі немесе оның бұйрығымен тағайындалған лайықты тәжірибесі бар қызметкер қосымша жүргізуіне болады.

Кәсіпорынның (фирманың) қауіпсіздік қызметі, әдетте, сол кәсіпорын басшысы бұйрығымен құрылады және оған бағынады. Бұл қызмет орыны кәсіпорынның өндірістік-коммерциялық жұмыстарға тікелей араласатын құрылымдық бір бөлімшесі болып табылады. Бұл қызмет орыны өз жұмыстарын кәсіпорынның басқа барлық құрылымдық бөлімшелерімен бірлесе отырып, өзара әрекеттестікте жүргізеді.

Бұл ретте, мынадай істерді қолға алған жөн:

- қорғауға жататын ақпараттарды тобынан бөлектеу өлшемдерін жасау;

- қорғау әдістерін таңдау (патенттеу, авторлық құқық, коммерциялық құпия);

- коммерциялық құпиясы бар мәліметтер Тізімдемесін (тізімдемеге қосымшаны) кезекті бекітуге әзірлеу;

- коммерциялық құпиясы бар мәліметтерге жіберу тәртібін бекіту және оған қол жеткізудің рұқсаттамалық жүйесін әзірлеу;

- коммерциялық құпиясы бар нақты құжаттар мен ақпараттар бойынша жұмыс жүргізуге құқығы бар тұлғалар тізімдемесін (лауазымдар тізімдемесін) ресімдеу;

- ақпараттарды жіктеуге (классификациялауға) уәкілеттігі бар лауазымдарды (тұлғаларды) белгілеу;

- құжаттарды және басқа да ақпарат негіздерін жіктеу, белгі салу, сондай-ақ, оларды қол жеткізілуін шектеу шеңберінен шығару (құпиялылығын алып тастау) тәртібі мен процедураларын белгілеу;

- ақпарат негіздері бойынша жұмыс жүргізудің бірыңғай тәртібін жасау және іске қосу (құжат түзу, есепке алу, жұмыс жүргізу, сақтау, көшірмелеу, тасымалдау, көбейту, жою тәртібі);

- тиісті аттестациялаудан кейін коммерциялық құпиясы бар ақпарат негіздерін тұрақты және уақытша сақтауға, сол негіздер бойынша жұмыс жүргізуге, сондай-ақ жабық мәжілістер өткізуге рұқсат етілген орындардың орналасу жоспарын жасау, есепке алу;

- бөлінген (аттестацияланған) орынға өтудің бірыңғай тәртібін белгілеу шарт;

Жабық ақпараттар мен жіктелген (құпияландырылған немесе қорғауға жататын) ақпарат негіздері пайдаланылатын жұмыс түрлерінің бәрінде де атқарылатын шараларды жоспарлау, жүзеге асыру және бақылау процестері коммерциялық құпияға қол жеткізу құқы бар бөлімше басшылары мен мамандарының тікелей қатысуымен жүргізіледі.

- кәсіпорын бөлімшелерінің басшыларына ақпарат қорғау шараларын әзірлеу және өткізу кезінде, ғылыми, конструкторлық, өндірістік және өзге де жұмыстар процесінде әдістемелік көмек көрсету;

- ашық басылымдарда жариялау үшін, конференцияларда, көрмелерде, жарнама қызметінде пайдалану мақсатымен материалдар әзірлеу кезінде және тапсырыс берушілерге арналған құжаттарды ресімдеу үстінде коммерциялық құпияның жария болмауын қамтамасыз ететін шараларды мамандармен бірлесе отырып дайындау және оны жүзеге асыру;

- сынау, сақтау, тасымалдау кезінде орындаушылар мен кәсіпорын мамандарының қатысуы бойынша коммерциялық құпиясы бар өнімдерді қорғау шараларын ұйымдастыру;

- жабық мәжілістер өткізудің тәртібі мен бақылау ережесін жасау;

- өзге фирмалар өкілдерін, іссапармен келген кісілерді, бақылау органдары өкілдерін қабылдаудың режімдік шараларын белгілеу;

- кәсіпорын мамандарымен бірігіп ақпарат тарататын техникалық құралдарды, сондай-ақ есептеу техникалары құралдарын (электрондық есептеу машиналары тетіктерін), есептеу құрылғыларын, өндірістік шпионаждың техникалық құралдарына қарсы әрекет ететін жүйелерді қолдану кезінде қауіпсіздікті қамтамасыз ету шараларын әзірлеуге қатысу;

- кәсіпорынды, қорғалатын (бөлінген) орындарды, қоймаларды күзету ісін ұйымдастыру, рұқсаттамалық тәртіпті және объект ішінде жүріп-тұру ережесін ендіру;

- күзеттің техникалық құралдарын орнатуға ұсыныстар беру, оларды монтаждау, пайдалануға беру, жөндеу жұмыстарын ұйымдастыру;

- коммерциялық құпияға қол жеткізуге құқы бар қызметкерлерді іріктеу және орналастыру ісіне қатысу шартты міндеттер.

Қорғау шараларының бірі, сөз жоқ, кадрлар ауысуын азайту бағытында жүргізілетін жұмыстар болып табылады.

Ұйымдық және профилактикалық жұмыстар кезінде нақты жағдайларды есепке ала отырып, бөлімше басшыларымен бірге қызметкерлердің ақпаратты қорғауға деген сындарлы көзқарасын қалыптастыру қажет.

Бүгінгі күні ақпарат негіздерін, соның ішінде электронды есептеу машиналары аспаптарын санкциясыз жоюға (сақтау, өңдеу және ақпарат тарату кезінде) қарсы алдын алу шаралары бірінші кезекке шығып тұр.

Режимдік талаптардың орындалуын бақылау: комерциялық құпияларды қорғау жөнінде қабылданған шаралардың сенімділігін бағалауға байланысты аналитикалық зерттеу жүргізу және бұл шаралардың тиімділігін арттыру бағытында ұсыныстар әзірлеу қажет.

Коммерциялық құпиясы бар ақпараттармен жұмыс жүргізу режімінің бұзылу фактісі бойынша қызметтік тексеру жүргізу;

Қылмысты істерге әрекеттену фактілерін дер кезінде аңғарып отыру үшін қызметкерді кабинетке, автомашинаға, автотұраққа, пәтерге санкциясыз кіруден қорғайтын (магнитофондар, кинокамералар орнату), басшыны кәсіпорын күзетімен жасырын байланыстыратын техникалық құралдармен қамтамасыз ету;

Өзгелерге жария етуге болмайтын (коммерциялық құпия санатына енбейтін) ақпараттар тізімдемесін жасау;

Қызметкерге төніп тұрған қауіптің нақты түрлеріне сәйкес белгі, сипаттары бар ақпараттарды жинау;

Кәсіпорында өзге жақтан келіп жөндеу, профилактика бағытында іс жүргізіп жатқан ұйымдардың жұмысына бақылау жасап отыру (қажет болған жағдайда жұмыс біткеннен кейін ол орындарға, автомашиналарға, қондырғыларға, аспаптарға арнаулы тексерулер жүргізіледі) керек.

Ақпараттың қорғалуын қамтамасыз ету мақсатында жіктелген (құпияланған, қол жеткізілуі шектелген) ақпараттар салынатын негіздердің (жеткізгіштердің) категориялары белгіленеді, сондай-ақ, қызметкер, құжаттар, бұйымдар мен материалдар; сақайтын, өңдейтін және ақпарат беретін техникалық құралдар нақтыланады, физикалық сәулелену жағдайы айқындалады. Ең соңында қорғау жүйесі схема түрінде белгіленіп, онда коммерциялық құпияны білетін қызметкерлердің нақты аты-жөні, жіктелген, яғни құпияланған құжаттар мен бұйымдардың аттары (санаттары) жазылады. Схемада осымен қатар жұмыс кезеңдері, коммерциялық құпияның ақпараттық негізге түсірілген уақыты, кәсіпорынның өз ішінде және сыртта оны пайдаланған жұмыс орындары мен мерзімдері көрсетіледі. Мысалы, конструкторлық-тәжірибелік, ғылыми-зерттеу жұмыстарын орындаушылардың қызмет орнындағы есепті мәліметтерінде; бұйымды сынақ орындарында сынау нәтижелері жазылатын журналда; шет елдерде қол қойылатын келісім-шарттарда; нақты кабинеттерде өтетін есепті мәжілістерге қатысушылардың мәліметтік хабарламаларында; көбейткіштер учаскесінде жіктелген құжаттарды көбейту кезінде; көрмелерге қойылатын бұйымдардың үлгілерін жасауда жіктелген құжаттар негіздері пайдаланылуы мүмкін.

Негізге түсірілген нақты мәліметтер бойынша кәсіпорын (фирмадан) аумағында және одан тыс жерлерде жүргізілетін жұмыстардың схемасы жасалып, сол негіздің қолданылуы мүмкін орындар бағдары белгіленеді.

Ақпараттың шетке шығып кетуімен күрес елеулі проблемалардың бірі болып қалып отыр. Кәсіпорынның санкциясыз орын ауыстыруы бәсекелестер үшін коммерциялық құпияны біліп алуға қолайлы жағдай жасауы мүмкін екендігін естен шығармау керек. Сондықтан мұндай жағдайларда мұқият болу шарт.

Коммерциялық құпиясы бар мәліметтерге рұқсат беру мен қол жеткізу жүйелерін нақты мәліметтер бойынша рұқсаттамалық қосымша жүйелерге бөліп жүргізу ісі қарастырылады. Нақты ақпараттың қорғалуына байланысты шараларды кімнің жүзеге асыратыны, жіктелген, яғни құпияланған деректер бойынша жұмыс жүргізу процесіне кім жауап беретіні айқындалады.

Үйлестіру жөніндегі шаралар белгіленіп, нақты орындаушылар тағайындалады.

Ақпаратты қорғауға қатысты тұлғалардың іс-әрекеттерін жандандыру және үйлестіру жөнінде жоспар жасалады.

Қорғауды қамтамасыз ету жөнінде қабылданған шаралардың сенімділігі тексеріледі. Атап айтқанда:

- коммерциялық құпиясы бар ақпарат негіздерін кәсіпорыннан тыс жерлерге санкциясыз алып шығу әрекетінің алдын алу шаралары;

- тасымалдау, тарату, жеткізу жұмыстары кезінде режімдік талаптарды сақтау, күзеттік бақылау жасау;

- шақырылған, іссапармен келген кісілердің кәсіпорын ақпараттарына қол жеткізуін ұйымдастыру;

- мәжілістер, көрмелер, келіссөздер т.б. өткізу ісін ұйымдастыру;

- жабық жұмыстар мен жабық құжаттарға рұқсаты бар кісілердің режім талаптарын білу деңгейі;

- сенімді қоймалармен, жабылатын қондырғылармен, мөр салу құралдарымен қамтамасыз етілу деңгейі;

- қызметкерлердің коммерциялық құпиясы бар негіздер бойынша (соның ішінде жіктелген, яғни құпияланған ақпараттар бойынша) жұмыс жүргізу үшін лайықты жұмыс орнымен қамтамасыз етілу деңгейі;

- ғимараттарда, орын-жайларда, жалпы кәсіпорында рұқсаттамалық және ішкі режімнің жай-күйі;

- коммерциялық құпиясы бар негіздерді орындалу және басқарылу дәрежелері бойынша тарату механизмі;

- нақты қызметкерлер топтарының әрқандай ақпарат негіздері түрлеріне қол жеткізу негіздемесі;

- жұмыс орындарында ақпарат негіздері бойынша жұмыс жүргізудің тәртібі;

- есептеу техникалары құралдарын қолданудың тәртібі (ақпараттарды алу, өңдеу, сақтау, шығару, тарату);

- кәсіпорынның өз ішіндегі және сырттағы әріптестермен мәлімет алмасу тәртібі;

- мәліметтерді жіктеу және жария етудің уақытқа сәйкестігі мен дұрыстығы;

- көрмелер, конференциялар, симпозиумдар т.б. ұйымдастырып, өткізу;

- ұйымдық-әдістемелік құжаттар әзірлеу ісінің сапасы, жұмыс жоспары мен ақпараттарды қорғау жөніндегі арнайы шаралардың орындалуы;

- кәсіпорын басшылығы талаптарының орындалу деңгейі (оның қаншалықты толық орындалғандығы);

- қызметкерлер арасында жүргізілетін профилактикалық жұмыстардың жай-күйі;

- бөлімшелер арасындағы өзара әрекеттестікті ұйымдық-әдістемелік тұрғыдан қамтамасыз ету деңгейі;

- ақпаратты іздестіру мен орындаушыларға жеткізу уақытының мөлшері;

Талдаулар ақпараттың шетке шығып кетуіне мүмкіндік беретін әртүрлі арналарды жетілдіру бағытындағы жұмыстарды да қамтиды. Атап айтқанда:

● жабық ақпараттарды санкциясыз алудың мүмкін болатын әдістері мен тәсілдері.

Шетелдік фирмалар жіктелген, яғни құпияланған ақпараттардың шетке шығып кетуіне мүмкіндікті неғұрлым көбірек ашатын арналарға мыналарды жатқызады:

● өзге фирмалармен бірігіп жұмыс жүргізу, келіссөздерге қатысу;

● фирмаларда әртүрлі лауазымдық қызметтер бойынша жұмыс жүргізуге болатындығы туралы сырттан келген жалған сұраныстар;

● өзгелердің фирмада болуы, экскурсиялар жасауы;

● фирмалар сауда өкілдерінің шығарылған бұйым сипаттарына байланысты қарым-қатынас жасауы;

● шектен тыс жарнамалау;

● арадағы адамдар арқылы жабдықтау;

● шеттен келген мамандардың кеңес беруі, жұмыс барысында олардың фирма қондырғылары мен құжаттарына рұқсат алуы;

● баспасөзде мақалалар жариялау, баяндамалар жасау;

● кеңестер, конференциялар, симпозиумдер т.б.;

● жұмыс орнынан тыс жерлердегі әңгімелер;

● фирма басшылығына көңілі толмайтын, қысым көрген қызметкерлері.

Коммерциялық құпияны қорғау ісін ұйымдастыру кезінде бәсекелестер мәлімет жинаудың мынадай әдістері мен тәсілдерін қолдануы мүмкін екендігін ескеру қажет:

● жеке кездесуде зерттелетін фирма қызметкерінен пікір тарту;

● білгісі келетін мәселелер бойынша пікірталастар ұйымдастыруға көндіру;

● кәсіпорындарға және жекелеген қызметкерлерге сауалнамалар мен анкеталар тарату;

● ғылыми орталықтардың және ғалымдардың мамандармен жеке қатынас хаттар жазысуы.

Бәсекелестер тарапының өкілдері мәліметтер жинау үшін бірқатар жағдайларда ынтымақтастық көкжиегін анықтау, бірлескен кәсіпорын құру жөніндегі келіссөздер жүргізу жолын пайдалануы мүмкін.

Ынтымақтастықтың мұндай түрлері өзге ұйымдар өкілдерінің құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процестеріне тікелей араласуына, жұмыс орындарында болуына жол береді, құжаттардың көшірмелерін алуға, материалдардың әрқилы үлгілерін, сынамаларын алуға байланысты мүмкіндіктерін молайта түседі. Мұнымен қоса дамыған елдер тәжірибесінен байқалатындай, экономикалық бәскелестер заңға қайшы әрекеттерге, өндірістік шпионажға баруы да мүмкін.

Қажетті ақпараттарды қолға түсірудің мүмкіндігі неғұрлым жоғары тәсілдері:

● көзбен байқап, қадағалау;

● тың тыңдау (біреудің сөздерін білдірмей тыңдау);

● техникалық өзгерістерді бақылау;

● тікелей сұрақ-жауап арқылы, барлау арқылы білу;

● материалдарды, құжаттарды, бұйымдарды қарап, шолып тексеру т.б.;

● ашық құжаттар мен ақпараттық өзге де дерккөздерді жинау;

● құжаттар мен ақпараттық өзге де дереккөздерді ұрлау;

● қажетті мәліметтердің бөлшектері кездесетін ақпараттық дереккөздерді мүмкіндігінше көптеп зерттеу.

Талдама зерттеулер, мүмкін болатын қауіп түрлерін моделдеу ісі қажет болған жағдайда қосымша қорғаныс шараларын жасауға мүмкіндік береді. Осымен бірге олардың орындалу мүмкіндігіне, әдістемелік материалдарының болуына, материалдық қамтамасыз етілуіне, қызметкердің оларды атқаруға әзірлігі жағдайларына баға беру қажет. Жоспарлау кезінде коммерциялық құпияның сақталуын қамтамасыз етудегі кәсіпорында орын алып отырған кемшіліктер есепке алынуы тиіс.

Қорғаныс жүйесін ұйымдастыру жағдайы фирмадағы жалпы жағдаймен астасады. Осыған байланысты ондағы болып жатқан және болады деп күтілетін өзгерістерді есепке алып отыру аса маңызды жәйт.

Осының бәрінен шығатын қорытынды, коммерциялық құпиялар мен жіктелген (құпияланған немесе қорғауға жататын) ақпараттардың қорғалуын ұйымдастыру жүйесі белгілі бір мерзімге алдын-ала әзірленген кешенді режимдік және ұйымдық-техникалық шаралар жиынтығы болып табылады. Бұл кешенді шаралар жиыны ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз етуді жетілдіруге бағытталған барлық қызмет түрлерін қамтиды және ішкі, сыртқы жағдайлардың, сондай-ақ, жауапкершілігі нақты тұлғаға немесе бөлімшеге жүктелген іс-әрекеттің белгілі бір тәртібіндегі өзгерістер де есепке алынып отырады.

 

С қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау

 

С қағаздарының номенклатурасы

Кез келген ұйымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар түзіледі. Олар: бұйрықтар,… Құжат ұйымда түзіліп немесе бір жақтан келіп… Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттардың…

С қағаздарын қалыптастыру

Іс қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу… Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша… 1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері),…

Жаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау

Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды… Орындалған құжаттарды сақтауға және… ● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама…

Жаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?

Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу…   2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?

Жатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?

Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі мүмкін: - қысқа мерзімді сақтау мерзімдері – 10 жылдан аз (мысалы 1… - ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері – тұрақты сақтауды қосқанда 10…

Жаттарды сақтау мерзімі қалай есептеледі (қай күннен бастап)?

 

Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2001 жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.

 

Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді?

Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың…  

Зақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу

Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай… - мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің… - құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін жасау,…

Ысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу

Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған: … құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда… парақтары нөмірленбейді;

Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру

Ведомстволық мұрағаттар қызметін ұйымдастырғанда Қазақстан Республикасының «Ұлттық… Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз… Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру барысында негізінен Тұрпатты…

Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны

Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде… Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер… - қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық…

С қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру

Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік… Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған… Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте құжаттарды тіркеу…

Дебиеттер тізімі

  1. Authenticity of Electronic Records: a Report Prepared for UNESCO. ICA,… 2. Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for UNESCO and the International Council on Archives. ICA,…

Орытынды

  Бұл кітапта мекемелерді, кәсіпорындар мен ұйымдарды… Еңбектің қамту ауқымының ауданды, мазмұнының бай болуына авторлар…

Осымша

 

С қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі

 

А

АДРЕСАТ - алушы.

АДРЕСАНТ – жөнелтуші.

АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚОР – салалық ақпараттық қызмет көрсету мақсатында пайдаланылатын баспаның жүйелендірілген шығармалар және жарияланбаған ғылыми, техникалық құжаттар жиынтығы.

АҚПАРАТТЫҚ ХАТ – басқа кәсіпорындарды немесе мүдделі адамдарды болған факт немесе жоспарланған іс-шара туралы дер уақытында ақпараттандыратын хат.

АННОТАЦИЯ – түпнұсқаның қысқаша сипаттамасы.

АНЫҚТАМА - 1. Сол немес басқа фактіні немесе оқиғаны сипаттайтын және анықтайтын құжат. 2. Биографиялық немесе қызметтік сипаттағы фактіні анықтайтын құжат.

АСПЕКТ – құжатты іздеуге немесе одан қажетті мәліметтерді алуға түрткі болған жайт.

Б

БАҒДАРЛАМА - ұйымның немесе кәсіпорынның белгілі бір мерзімде жұмыстың негізгі бағытын немесе ауқымды жұмыс, тәжірибені жүзеге асырудың кезеңі және мерзімі көрсететін құжат.

БАҚЫЛАУ ПАРАҒЫ - қарар және хаттың тақырыбы енгізілген құжаттарды жеке тіркеуге арналған талон.

БАСТАМАШЫ ҚҰЖАТ – белгілі бір мәселені қарауға түрткі болған құжат.

БЛАНК – анықтамалық сипаттағы мәтін және бос жерлері бар арнайы үлгідегі ақ қағаз.

БҰЙРЫҚ - 1. Негізгі және жедел тапсырмаларды орындау мақсатында жеке басшылық негізінде әрекет ететін мемелекеттік басқару органының (оның құрылымдық бөлімшелерінің) басшысы шығарған құқықтық акт. Кей жағдайларда бағыну тәртібіне қарамастан ұйымның барлық ортасына және лауазымды тұлғаға да қатысты болуы мүмкін. 2. Мемлекеттік орган және ведомстволық арбитраждың шешімін міндетті түрде орындауға беретін құжаты.

БҰЙРЫҚ БЕРУ - әскери және кейбір басқа мекемелерде командир (басшының) жариялайтын құжат.

БҰРЫШТАМА – лауазымды тұлғаның құжатпен танысу фактісін растайтын қолы.

Г

ГРИФ – іс хат-хабарларының ерекше сипатын немесе ерекше тәсілмен жөнелтілуін көрсететін белгі (мысалы «құпия», «шұғыл», «жариялауға болмайды», «жеке өзіне» т.б.).

Д

ДАТА – құжат жасалған күн, ай және жыл, ол араб санымен көрсетіледі.

ДӘЛЕЛДЕУ ХАТ –құжаттың жөнелтілгенін анықтайтын факт, бұрында қозғалған мәселе және т.б. туралы хат.

ДИРЕКТИВТІК ҚҰЖАТ – жоғары тұрған органның орындауға міндетті нұсқауы бар құжаты.

ДУБЛЕТТІ ҚҰЖАТ – көбейтілген құжат даналарының бірі.

ДУБЛИКАТ (телқұжат) – түпнұсқасының орнына жасалған құжат, заңды күші бірдей болады.

Е

ЕРЕЖЕ – 1. Ұйымның және мемлекеттік органдардың, оның құрылымдық бөлімшелерінің, сондай-ақ бағынышты мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның негізгі ережесін бекітетін құқықтық акт. 2. Мемлекеттік, саяси, қоғамдық, мәдени немесе шаруашылық өмірдің белгілі бір саласын реттейтін ережелер жинағы.

ЕРЕКШЕ БЕЛГІЛЕР – құжатты орындау жеделдігі, құпиялық дәрежесі.

ЕРКІН ҰСЫНЫС - еш міндет жүктемейтін ұсыныс. Егер тапсырыс беруші мұндай ұсыныс шартын қабылдаса, онда келісім бекітілген болып саналады.

ЕСКЕРТУ ХАТ – қандай да бір факт туралы ақпарат екінші рет берілетін хат. Мұндай хат телеграммаға ұқсас болады.

ЕСЕП – жоғары мекемеге немесе лауазымды тұлғаға ұсынылатын жоспарлар, тапсырмалар, іссапарлар және шараларды дайындау, өткізу және орындау нәтижесін (қортындысын) туралы мәліметтер бар құжат.

Ж

ЖАЗБА – қандай да бір мәселенің қысқаша баяндалуы не қандай да бір құжаттың, фактінің, оқиғаның қысқаша баяндалуы (мысалы, қызметтік хат, еске салу хат, баяндау хат, түсіндірме хат).

ЖАРНАМАЛЫҚ ХАТ - өнімді алуда немесе көрсетілген қызметте жетіспеушілік, ақаулардың болғаны жайлы арыз.

ЖЕКЕ АДАМДАРДЫҢ ІС-ҚАҒАЗДАРЫ – қандай да бір адамның құжаттары енген іс-қағаздары (өмірбаяны, білімі, еңбек немесе қоғамдық қызметі туралы).

ЖЕКЕ ШОТ - ұйыммен немесе тұлғамен анықталған және олармен ақшалай есебі бар қандай да бір нақты құрал түрінің (материал, құрал-жабдық, өнім, тұрақты т.б.) берілуін көрсететін бухгалтерлік құжат.

ЖЕКЕ ҚҰРАМ БОЙЫНША КАРТОТЕКА – жеке тұлғалардың еңбек стажы, білімі, еңбекақысы, әскерде қызмет етуі, әлеуметтік жағдайы және т.б. бар құжаттамалық материалдар каталогы.

ЖЕКЕ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтық қатынасы бар азамат. (азаматтық құқық және міндетті адам).

ЖІБЕРІЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – жіберушінің құжатты тіркеу нөмірі.

ЖІКТЕМЕЛІК ИНДЕКС – жіктеу схемасына жіктемелік бөлгіш беретін және жүйелік және басқа каталогтардың карточкаларына қойылатын шартты белгі (сандық, әріп, аралас). Ол құжаттарда да, сол секілді істерде де қойылуы мүмкін.

З

ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматттық құқық және міндетті мекеме, кәсіпорын, ұйым.

И

ИНДЕКСТЕР – есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.

ИНДЕКСТЕУ – индекстер қою.

К

КЕЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – алушының құжатты тіркеу нөмірі.

КЕПІЛДІК ХАТ – кепілдік білдіруден тұратын хат.

КЕРІ БАЙЛАНЫС ТАЛОНЫ – бір нәрсені (ақпаратты, материалдық құндылықты, құжатты) алғандығын куәландыратын құжат.

КЕСТЕ – бір нәрсені жүзеге асырудың уақыты, орыны және кезеңі туралы хабарлама.

КӨШІРІЛГЕН ҚОЛЖАЗБА (ФАКСИМИЛЕ) – 1. Қолжазбаның немесе қолдың (мәтіннің) нақты үлгісінің техникалық құралмен көбейтіндісі. 2. Клише, мөр, ресми құжатта жеке қолды бірнеше рет жазып шығару.

КІЛТ СӨЗ – қажетті сөздер жиынтығы, барлығы бірігіп құжаттың мазмұнын білдіреді.

КІРІС ҚҰЖАТ – мекемеге келіп түскен құжат.

КӨРСЕТКІШ – атаулар; заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.

Қ

ҚАРАР – жиналыс, съезд, конференция т.с.с. талқыланған мәселе бойынша қабылдан шешім.

ҚОЛ ҚОЙЫЛҒАН ҚҰЖАТ – құжаттың көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлғаның немесе автордың қол қойған құжат.

ҚҰЖАТ – заңды күші бар материалдық тасымалдаушыдағы ақпарат.

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ – 1. – құжаттардың мекеме ішінде олар алынғаннан немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2. – мекеменің белгілі бір уақыт кезеңі ішінде кірген, ішкі және шыққан құжаттарының саны.

ҚҰЖАТ ДЕРЕКТЕМЕСІ – сол немесе басқа жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).

ҚҰЖАТ ЖОБАСЫ – қарауға берілуге арналған құжаттың алғашқы нұсқасы.

ҚҰЖАТТАҒЫ ҚАРАР – басшының атқарушыға құжаттың сипаты және орындау мерзімі туралы жазбаша бұйрығы.

ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ – мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ДЕПОНИРЛЕУ – оларды анықтамалық-ақпараттық қорда сақтаудың белгіленген тәртібі.

ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ – құжатта іс-қағаздарын жүргізу индексі және тіркеу күні қойылған қысқаша мәліметтердің есептік үлгідегі (журналда, карточкада және т.б) жазбасы.

ҚҰЖАТТЫ КОНСЕРВАЦИЯЛАУ – құжатты ішкі ортаның қаупінен сақтау.

ҚҰЖАТТЫҢ ТҮПНҰСҚАСЫ - 1. Құжаттың алғашқы данасы. 2. Көшірмеге берілетін материал болып табылатын құжат данасы.

ҚҰЖАТТЫ ІЗДЕУ МӘЛІМЕТІ – архивтік шифрі және құжаттың парақ нөмірлеріне сілтеме көрсетілген, құжатты сақтау орны туралы мәлімет.

ҚҰЖАТТЫ ТІРКЕУ НӨМІРІ – іс-қағаздарын жүргізу индексінің бөлігі болып табылатын келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезіндегі нөмір тәртібі.

ҚҰЖАТ ФОРМУЛЯРЫ – құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі (автор, мекен-жай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ (ЖАЗБА) – лауазымды адамға және басқа қызмет адамына бағыттылған қандай да бір жұмысты орындалғандығы туралы жазба хат.

М

МӘТІНДІК ҚҰЖАТ – кез-келген хат түріне ұқсас жазылған құжат.

Н

НАРЯД-ТАПСЫРЫС – мекеме жетекшісінің кәсіпорын бағынушысына немесе кәсіпорынның қойма жетекшісіне белгілі бір жұмысты орындау жайлы жоспарлы тапсырмасы.

НЕСИЕ – белгілі бір қажеттілікке рұқсат етілген шығын сметасына кіретін жалпы сомма.

НОМЕНКЛАТУРА – іс атауларының тізімі.

НОРМАЛАР – бір нәрсенің (мыс., бір нәрсені өңдеу, шығару) белгіленген көлемі туралы мағлұмат бар құжат.

НОРМАТИВТІ ҚҰЖАТТАР – қандай да бір ереже, нормалар келісілген құжат.

НҰСҚАУ ҚҰЖАТТАРЫ – мекемеде әкімшілік және ұжымдық мәселелердің шешімі көрсетілетін құжат.

Ө

ӨКІМ – 1. Мемлекеттік алқалық басқару органының, бірінші басшының шұғыл мәселелерді шешу мақсатында шығаратын құқықтық актісі. Әдетте, қолданылу мерзімі шектеулі болады және лауазымды тұлғалар пен азаматтардың шағын тобына қатысты болады. 2.Бұйыру.

ӨНДІРІСТІК КЕСТЕ - өнімді шығарудың күнтізбелік жоспары.

ӨТІНІШ – мекемеге немесе лауазымды тұлғаға өтінішпен немесе сұраныспен хабарласқан құжат (мысалы, кезекті еңбек демалысын беру туралы, жұмысқа қабылдау туралы, жәрдемақы беру туралы т.б. өтініштер).

П

ПӘНДІК КӨРСЕТКІШ - әліпби тәртібі бойынша негізгі пәндік белгінің көрсеткіші.

Р

РЕКВИЗИТТЕР (деректемелер) – қызмет құжатының міндетті элементтері.

РЕСМИ ҚҰЖАТТАР – мекеме немесе лауазымды тұлға дайындаған және белгіленген тәртіп бойынша ресімделген құжаттар.

РЕФЕРАТ – қысқаша алғашқы жазба деректерді мәлімдеу.

С

СТЕНОГРАММА – Жиналыстардағы, жиындар мен мәжілістердегі баяндамаларды, сөйленген сөздерді және басқа да пікірлерді стенография әдісі арқылы сөзбе-сөз жазу.

СҰРАТУ – бір мәселені түсіндіру, сол туралы егжей-тегжейлі ақпарат беру туралы өтінішпен хабарласуды білдіретін құжат.

Т

ТАБЕЛЬ – белгілі бір тәртіппен құрылған бір нәрсенің көрсеткішінің тізімі (мысалы, есепшот табелі, үлгерім табелі).

ТАЛАП ХАТ – келісім-шартты және басқа да түрлі міндеттерін орындамаған жағдайда кінәлі жаққа жіберілетін хат.

ТАҢБАЛАУ - техникалық құжаттар немесе тауардың көрсеткіші.

ТАПСЫРУ ТІЗІМІ– мекеменің жұмысты мұрағатқа тапсыру барысында жасалған құжаттық материалдар тізімі.

ТЕЗИСТЕР – құжаттың немесе сөз сөйлеу мәтінінің қысқаша мазмұны.

ТЕЛЕГРАММА – телеграф арқылы берілетін мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жалпы атауы.

ТЕЛЕКС – телетайп арқылы жіберілетін телеграмма.

ТЕЛЕТАЙП – жазба машинкасы секілді клавиатуралы телеграфтық аппарат.

ТЕХНИКАЛЫҚ ҚҰЖАТТЫ ЖҮРГІЗУ – мекеме құрылысы және өндірістік бұйымды дайындау жұмыстары бойынша құрылыс және техникалық жобалау, құрастыру және басқа инженерлік іздеу нәтижелерін көрсететін құжаттардың жалпы атауы.

ТЕХНОЛОГИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАУ – технологиялық процестерді сипаттау және бейнелеу арналған құжаттың жалпы атауы (сызу, ерекшелік, карта, құрал-жабдық және т.б.).

ТӨЛҚҰЖАТ ҚҰРАМЫ – қол және мөр.

ТРАФАРЕТТІ ҚҰЖАТ – алдын ала стандартты басылып жазылған мәтін (мәтіннің бөлігі) және нақты мазмұнын толтыратын құжат.

ТҮГЕНДЕУ ТІЗІМДЕМЕСІ - (ведомость) – мекеменің, кәсіпорынның, ұйымның немесе жеке тұлғаның мүлкінің тізбесі, онда олардың анықталған саны, заттың жай-күйі, құны көрсетіледі.

ТІЗБЕ - бухгалтерлік есепте және іс-қағаздарын жүргізуде қолданылатын бір нәрсенің тізімі.

ТІЛДІК ФОРМУЛА (құжаттың) – негізгі мәтінді құрайтын (құжаттың) және нақты құжат түріне бекітілген сөз, сөз тіркесі, сөйлем, жоғары фразалы бірлік.

ТІЗІМ – құжаттардың заңды түрде ресімделген тізбесі.

ТІРКЕУ ШТАМПЫ – құжатқа енгізілетін мынадай мәліметтері бар мөртабан: мекеменің атауы, тіркеу күні, тіркеу индексі, жұмыс нөмірі.

ТІРКЕУ КАРТОЧКАСЫ – мекеме іс-қағаздарын жүргізуде құжаттарды тіркеуге арналған карточка.

ТҮСІНІК ХАТ – 1. Негізгі құжаттың жеке қосымшаларын (жоспар, есеп, жоба) түсіндіретін құжат. 2. Жоғары лауазымды тұлғаға ұсынылатын қандай да бір әрекет, факт, оқиғаны түсіндіретін қызмет адамының хабарламасы.

І

ІС – жеке папкаға салынған жазбаша құжаттардың бір данасы, мұрағатта сақтауға арналған.

ІСКЕРЛІК ХАТ – екі корреспондент арасында ақпарат алмасу үшін пайдаланылатын құжат. Олар заңды және жеке тұлға болуы мүмкін.

ІС ИНДЕКСІ – істің номенклатура бойынша реттік нөмірі және іс мұқабасына қойылатын мекеменің құрылымдық бөлімін көрсететін шартты белгі.

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ – кеңсе істерін жүргізу, мекеменің қызметін құжаттандыру және онда құжаттарды ұйымдастыру жөніндегі жұмыстардың жиынтығы.

ІС НОМЕНКЛАТУРАСЫ – мекеменің іс-қағаздарын жүргізуде жасалған іс атауларының жүйелендірілген тізбесі немесе тізімі.

ІШКІ ҚҰЖАТ – кәсіпорынның ішінде жасалып, өз іштерінде пайдалануға арналған құжат.

Ү

ҮЗІНДІ КӨШІРМЕ – құжат мәтінінің бір бөлігінің көшірмесі.

ҮЛГІ ҚҰЖАТ - 1. Бір текті сұрақтарды көрсететін және бірдей үлгімен құралатын құжат. 2. Мекеменің жұмыс тәртібін (типтік жарғы, типтік құрылыс) немесе оның жеке жақтарын (типтік келісім-шарт) және қызмет ерекшелігін көрсететін мекеменің бір атаулы құжаттарын құрудың үлгісі болып табылатын нормативті және басқару құжаты.

Ұ

ҰСЫНУ – жеке құрамды тағайындау, ауыстыру немесе қолдау көрсету туралы ережесі, сондай-ақ қандай да бір бірлікке жататын (бұйым, операция) өндірілген өнім, мекеме қызметіне қатысты белгілі бір әрекет немесе іс-шараны куәландыратын құжат.

ҰСЫНЫС - кәсіпорын атынан басқа кәсіпорынға бағытталған белгілі бір шарт бойынша келісім-шарт жасасуға дайындығы туралы жазбаша өтініш.

Ш

ШАҚЫРУ ҚАҒАЗ – жеке тұлғаға немесе мекемеге өзінің өкілін бір жерге жөнелту туралы ресми хабарлама.

ШАРТ – құқықтық қатынасты белгілеу, өзгерту немесе тоқтатудың келісім-шарты.

ШАРТТЫ ХАТ – ілеспе хаттың бір түрі, мұнда шарттың жөнелтілу фактісі көрсетіледі.

ШЕШІМ – 1. Аса маңызды мәселелерді шешу мақсатында алқалық тәртіппен қабылданатын құқықтық акті. Сондай-ақ бірнеше әр түрлі органдар – алқалық және жеке басшы басқаратын ұйымдар шығаратын бірлескен актілер де шешім деп аталады. 2. Азаматтық мәселелерді сотта немесе даулы мәселені төрелік сотта шешу нәтижелері бойынша соттың немесе төрелік соттың қорытындысы бар құжат. 3. Жиналыстың, мәжілістің қарары.

Ц

ЦИРКУЛЯРЛЫҚ ХАТ – бір жіберушіден бірнеше адреске бағытталған хат.

Х

ХАБАРЛАМА – алда болатын іс-шара туралы хабарлайтын (мәжіліс, жиналыс, конференция) және соған қатысуды ұсынатын құжат.

ХАБАРЛАМА ХАТ – бір нәрсе жайлы хабарланатын немесе белгіленетін хат.

ХАТ – мекемелер, жеке тұлғалар арасында байланыс құралы қызметін атқаратын мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жалпылама атауы.

ХАТТАМА – жиналыс, кеңес, конференция және алқалық органдардың жиынында мәселені талқылау және шешім қабылдау барысында ретімен жазылып отыратын құжат.

 

Ғылыми-көпшілік басылым

 

Асқаров Нұрлан Әуезханұлы

Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы

Белғара Біржан Байғараұлы

 

 

С қағаздарын жүргізу негіздері

 

 

Редакторы

Суретшісі

Корректоры

Беттеген

 

Терімге 00.00.00. тапсырылды. Басылуға 00.00.00. қол қойылды.

Гарнитура Times. Офсетті басылым.

Шартты баспа табағы 14,1. Есепті баспа табағы 16, 15.

Таралымы 1000 дана. Тапсырыс №

 

 

Олданбалы тіл құрал

Н.Ә. Асқаров,

Ж.Б. Нәлібаев,

Б.Б. Белғара

С ҚАҒАЗДАРЫН

ЖҮРГІЗУ НЕГІЗДЕРІ

Егер Сіз:   - іс қағаздарын жүргізу қыр-сырымен жете танысқыңыз келсе;

Онда

 

«Іс қағаздарын жүргізу негіздерін» оқыңыз, күнделікті қызметіңізде пайдаланыңыз, табысқа жетіңіз.