Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:
құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;
парақтары нөмірленбейді;
істерге тізімдемелер жасалмайды.
Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс бөлмелерінде және осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін істер іс номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады, ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының түп жағына номенклатура бойынша индексі көрсетіледі.
Істерден құжаттарды алуға жол берілмейді. Ілуде бір жағдайларда басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен ғана құжатты істен алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының талабы бойынша істерден құжатты алу). Мұндай жағдайда құжатты уақытша пайдалануға беру туралы акті және түпнұсқаны алу себептері туралы акті жасалады және істе оның сондай расталған көшірмесі қалдырылады. Акті құжатты уақытша пайдалануға беруші кәсіпорынның елтаңбалы мөрімен бекітілуі тиіс. Акт құжаттың түпнұсқасы қайтарылғанға дейін істе сақталады.
Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кәсіпорынның мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей түсуі керек. Мұрағат істерді тізімдемелері бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың анықтамалық аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары да қоса беріледі.
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы жұмысына қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады, онда:
- істің қандай бөлімшеге берілгені;
- оның нөмірі;
- істегі парақтардың саны;
- беру күні;
- алғаны туралы қолхат көрсетіледі.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кәсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15 жылдан астам сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға дейін сақталатын жеке құрам бойынша материалдар кірмейді. Көрсетілген мерзім өткеннен кейін істер кәсіпорынның мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.