1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері болады.
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
- адресат;
- күні;
- құжаттың индексі;
- мәтіннің тақырыбы;
- мәтін;
- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
- қолы;
- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нәрсе туралы өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мәселе - өтініш және бір нәрсе туралы хабарлау – қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені әр түрлі мәселемен әр түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан әрбір мәселе бойынша жеке хат жасаған орынды.
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі – 2 беттен аспағаны жөн (кейбір жағдайларда – 5 бетке дейін).
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің бланкісінде басылады, ал көшірмесі таза стандартты қағазға басылады. Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы растайды.
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде жазылып, лауазымды адамның аты-жөнін – барыс септігінде жазылады.
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасы
немесе
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
Адресат атауынан кейін оның почталық мекен-жайы көрсетілгені жөн:
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
480035, Астана
Кенесары к-сі, 12-үй
7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса, алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары тізіледі. Бір хатта Адресаттар деректемелері төртеуден аспауы керек. Егер құжат төртеуден көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі жасалып, әрбір данада нақты дана жіберілетін бір адресат көрсетіледі.
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер жауап хат болса, Күні, Индексі және хаттың нөмірі мен күніне сілтеме ресімделеді. Хат мәтінінің тақырыбы барынша қысқа және нақты болуы тиіс. Ол әдетте былайша ресімделеді: ....... өзгерістер туралы, ........... құру туралы, ................ өткізу туралы, т.б. мазмұны 4-6 жолдан аспайтын хаттарға тақырыпша ресімделмейді.
9. Хаттың мәтінін екі бөлікке – кіріспе және негізгі – бөлген жөн:
- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі, хаттың нөміріне, күніне, құжатқа сілтеме жасалады;
- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:
Кіріспе бөлік: «»
Негізгі бөлік: «»
Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді, оларды меңгеріп алған соң, әр түрлі хаттарды оңай құрастыруға болады.
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне орналастырылады.
Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.
Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған хаттардың мәнері әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатында болғаны жөн.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек, хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның артында тұрған ұйым да бағаланады. Нәтижесінде хат адамға немесе ұйымға жақсы бедел әкеледі немесе керісінше болып шығады.