Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:
листок новостей;
бюллетень для менеджеров;
ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
доски объявлений;
страница компании в Интернете;
общие собрания работников.
При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.
Росту доверия к компании способствуют:
своевременная и регулярная коммуникация;
демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
Листки новостей
Внутренние газеты, или листки новостей (newsletters) - одно из печатных средств коммуникаций. Небольшой листок - достаточно доступное и дешевое средство коммуникаций. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Листок-газета может издаваться полиграфическим способом. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике ("новости рынка", "новые проекты", "персонал") может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выявить заинтересованность занятых в информации, содержащейся в листках. Листки могут распространяться также по принципу "почитал - передай другому", или адресно руководителям подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах. Формат А-4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.
Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны ждать его с нетерпением.
Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Важно, чтобы он также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и мнения других сотрудников.
Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения - реструктуризацию, поглощения и показывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, также как и показывать различные типы людей, занятых в организации. Редактор должен рассматривать с каждым автором желаемый тезис, сообщаемый статьей.
Листок может выходить с периодичностью от 1 до 8 раз в месяц. Выдержка сроков выхода листка позволяет сохранить уважение к изданию.
При отборе фотографий следует учитывать, что внутреннему изданию трудно конкурировать с яркими газетами и журналами, выполненными высокотехнологичными методами. Фотографии для листка должны быть притягивающими и интересными по композиции и замыслу.
Редактор должен уметь сам писать захватывающе и требовать того же от других. Занятые должны хотеть читать о том, что происходит в организации.
Дизайн, или планировка листка требуют от редактора определения длин статей, мест размещения фотографий, формулировок заголовков. Настольные издательские системы позволяют это делать лучше и быстрее.
Редактор должен построить процесс выпуска так, чтобы в последний момент в издание не попало что-то ложное или лишнее.
Редактор проводит критический анализ листка, с тем, чтобы следующее издание было лучше.
Управленческие публикации
Менеджеры - занятые должны знать достаточно подробно то, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие её отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров - один из путей обеспечения этого. Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компании или других событий, выпускаются специальные бюллетени.
Существуют и более формальные публикации - такие как журналы для менеджмента. Они более сложны и специализированы. Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех занятых через листок новостей, и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр только в журнале для управленцев. Вопрос конфиденциальности здесь также должен учитываться. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих занятых.
Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться топ - менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.
Ежегодные отчеты
В практике российских предприятий нередки случаи создания своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным партнерам.
Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для её будущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма.
Годовой отчет - это средство признания достижений занятых сотрудников, которого они ждут.
Доски объявлений
Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов.
Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска может висеть у входа, или в другом месте интенсивного потока. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно её обновлять, например, еженедельно. Для выполнения этой задачи может быть назначен один человек.
Внутреннее видео
Внутреннее телевидение и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.
Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения.
Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.
Российские менеджеры выделяют десять законов успешной коммуникации:
- перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.
- проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.
- проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.
- обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание вашего информационного сообщения
воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.
- постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.
- устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.
- добивайтесь, чтобы дела и установки не противоречили словам.
- учитесь умению слушать другого.