Электронная почта - наиболее быстроразвивающееся средство внутриорганизационных коммуникаций. Она помогает доносить информацию до широкого круга адресатов без задержек и искажений, что особенно важно в территориально разнесенных организациях.
Однако ее использование порождает ряд весьма нетривиальных вопросов, связанных с "этикой электронной почты". Например, электронное послание должно соответствовать целому набору правил хорошего тона: содержать обращение к адресату, приветствие, формулу вежливости, подпись. В случае вашего продолжительного отсутствия вы должны пользоваться функцией автоматического отзыва с информацией о том, когда вы сможете ответить на полученное электронное послание.
Возникают также и "деловые" проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к уменьшению эмоционального аспекта деловых отношений, "дегуманизации" труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников.
Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Электронная почта, по сути, весьма анархична; по ее вине сотрудники затрачивают много времени на просмотр огромного объема ненужной или второстепенной информации; неизбежное появление массы "писателей", руководствующихся экзистенциалистским принципом "я пишу, значит, я существую".
В-третьих, электронная почта может помогать "прятаться" от ответственности или от живого общения. Например, высокопоставленный менеджер крупной российской компании, широко применяющей электронные коммуникации, заметил, что в последнее время наиболее распространенный способ общения в организации - обмен посланиями между секретарями руководителей. А в правилах внутреннего распорядка одного крупного концерна специально подчеркивается, что сотрудники не должны "прятаться" за электронной или голосовой почтой.
И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей. Помимо гипотетической угрозы компьютерных хакеров, существует реальная опасность ошибочно разослать конфиденциальную информацию.
Поэтому исключительно важно на самых ранних этапах внедрять культуру пользования электронной почтой, правильные процессы создания и управления списками рассылки сообщений, обучать сотрудников правильно пользоваться программой, управляющей почтой, и создавать иерархию сообщений в зависимости от их важности.
Основным и наиболее общим параметром сегментирования аудитории средств внутренней коммуникации является профессиональная принадлежность. Отсюда вытекает, что создание обращений к целевой аудитории главным образом должно касаться профессиональных интересов целевой аудитории. И через эти профессиональные интересы средства внутренней коммуникации должны прямо и косвенно транслировать постулаты корпоративной культуры, наращивать эффективность внутренних коммуникаций, слагать и укреплять корпоративный дух.