Разработке стратегии планов коммуникации предшествует анализ ситуации. Для этого необходимо задать следующие вопросы: на какие сегменты можно разбить работников, какова средняя продолжительность времени службы в компании, как с географической точки зрения размещены служащие, каким образом они получают информацию и др. На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии. Здесь вы отвечаете на следующие вопросы: какие деловые цели вы поддерживаете, как ваша стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом. И, наконец, как вы собираетесь этого добиться.
Следует подумать о том, как вы будете оценивать эффективность вашей коммуникационной стратегии и какие действия предпримете в случае, если бюджет не позволит осуществить формальное исследование. Примером оценки эффективности может служить случайная выборка служащих и их опрос. Фокус-группы - другой способ узнать об идеях, предположениях людей. Однако трудность оценки состоит в том, как измерить изменение поведения, которое не имеет ярко выраженного характера, как определить, что люди стали прилагать больше усилий к работе, что изменилось в их восприятии.
Предлагается также уделять большое внимание эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности". Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновителя. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, ее предпосылки, ему важно идентифицировать ее с собой.
Быть осведомленным еще не значит понять и принять. Степень согласия выражается через действия, которые и нужно отслеживать, таким образом оценивая эффективность претворяемой стратегии.
На тактическом уровне программы коммуникаций можно обнаружить следующие тенденции и рекомендации:
Наиболее предпочитаемый способ получения информации об организационных целях бизнеса для служащих - это личная встреча с глазу на глаз. В больших коллективах высшее руководство в силу удаленности и номенклатурной разницы зачастую, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи высшее руководство - менеджеры среднего звена - работники. Их задача - способствовать тому, чтобы работники поняли, как воплощать разработанную наверху стратегию.
В информационном взаимодействии с сотрудниками ключевыми задачами являются воспитание доверия к компании, делегирование полномочий, привитие гордости за компанию.
Сегодня росту доверия способствуют:
своевременная и постоянная коммуникация;
демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.