Существует множество определений организации. Одно из наиболее простых, выражающих суть понятия, рассматривает организацию как устойчивую систему совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей.
Отношения между членами организации относительно стабильны. Эта структурная устойчивость позволяет организации эффективно действовать для достижения поставленных целей. Организационная структура придает коммуникации предсказуемость и стабильность и тем самым способствует выполнению административных задач.
Организации обладают ресурсами – это персонал, финансы, технологии, сырье, энергоносители, организационная структура и т. д.
Основной функцией всякой организации является решение проблем, связанных с использованием ресурсов и взаимодействием с внешней средой.
Так как организация представляет собой частный случай системы, то необходимо выявить ее отличия от других систем. В качестве отличительного признака организации обычно называют иерархичность, которую можно представить в виде пирамидального построения с единым центром.
Кроме того, организации – целевые системы. Они создаются обществом для решения каких-то специальных задач. Цели организациям задаются извне или вырабатываются внутри них. В любом случае организации создаются в расчете на достижение определенных целей. И чем больше их устройство соответствует поставленной перед ними цели, тем лучше она достигается.
Коммуникация является жизненно важной системой любой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный инструмент для обеспечения восприятия членами организации своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиций теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи, корректировки целей и деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.
Что представляют собой коммуникативные потребности организации? На практике их часто отождествляют с информационными потребностями, т. е. потребностями в разного рода информации. На самом деле к коммуникативным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (в новых сведениях, уменьшающих неопределенность наших знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникативные потребности, т. е. потребности в общении, контактах, сплочении вокруг организации ее общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.
Информационные потоки в организации могут двигаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.
Горизонтальное направление. Когда взаимодействие происходит среди членов одной и той же рабочей группы или среди персонала одного уровня, то такой коммуникативный процесс называется горизонтальным. В одних случаях такая коммуникация является формальной и обязательной, в других – происходит спонтанно.
Горизонтальные потоки информации в организации имеют место чаще, чем вертикальные, потому что люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем с превосходящими их по статусу. Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвержен искажениям. Содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер.
Нисходящее направление. Информационный поток, движущийся от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах. Потоки сообщений сверху вниз имеют место в организациях чаще, чем снизу вверх. Информация в организации подобно воде стремится течь вниз.
Восходящее направление. Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел. Также восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, при подготовке отчетов).