Шаблон можна назвати також зразком, моделлю або планом нового документа. В шаблонах документів зберігаються вмістиме (текст, зображення і т.д.), параметри оформлення сторінки, елементи Автотексту, стилі, макроси, модифіковані меню, налаштування клавіатури. Все це зібране в одному шаблоні, визначає зовнішній вигляд і методи роботи з будь-яким один видом документу. Коли створюється новий документ на основі шаблону, Word зразу ж розміщує на сторінці, додає і форматує матеріал, стандартний для даного типу документів, значно зменшуючи таким чином об’єм ручної роботи.
Використання шаблонів – це чудовий спосіб заощадити час і створити узгоджені документи Office 2010. Шаблони особливо важливі для документів, що часто використовуються, наприклад тижневих презентацій, форм заяви та звітів про витрати. Якщо це можливо, зручніше використовувати файл, який уже має потрібне оформлення та покажчики місця заповнення, які можна змінити, щоб настроїти документ відповідно до поточних потреб. По суті шаблон – це файл, у якому вже виконано всю складну роботу, що звільняє від необхідності розпочинати з чистої сторінки.
Правильний шаблон допомагає створювати привабливі документи швидше та простіше. Крім цього, у шаблонах часто використовуються різноманітні функції програми, про які користувач міг би не дізнатися, якби не скористався шаблоном.
Всі документи основані на шаблоні Звичайний. В шаблоні Звичайний (Normal) зберігаються стандартні описи вбудованих стилів, стандартне налаштування меню, клавіатури тощо. У початковому вигляді шаблон Звичайний (Normal) не містить ніяких елементів Автотексту, макросів і ніякого вмістимого. Створюючи документ можна вибрати додатковий, спеціальний шаблон, який разом з шаблоном Звичайний (Normal) визначає умови створення і роботи з документом. Спеціальні шаблони документів дозволяють налаштовувати на конкретні умови роботи і вимоги до кінцевого результату.
Спеціальний шаблон може включати деякий текст, загальний для всіх документів такого типу, а також визначати налаштування панелей інструментів, меню, клавіатури, яка краще всього підходить для роботи над цим типом документів. Крім цього, шаблони документів можуть містити стилі і елементи Автотексту, а також специфічні для даного типу документів макроси, гарячі клавіші.
Де і коли працюють шаблони:
- Документ: матеріали і інструменти для одного цього документа.
- Шаблон: матеріали і інструменти для всіх документів, які використовують даних шаблон. Шаблон може також відключати деякі інструменти в документах, які побудовані на основі цього шаблону.
- Загальні шаблони: матеріали і інструменти для всіх документів.
Документ не обов’язково повинен мати спеціальний шаблон, якщо ж такий є, то він володіє перевагою перед всіма іншими шаблонами.