Промежуточные итоги позволяют проводить вычисления для различных групп данных. Стандартными операциями обработки данных в группах являются вычисление суммы, максимума, минимума, среднего значения, количества значений.
При проведении операции подведении итогов необходимо указать, какие поля будут являться полями группировки, а какие полями вычислений.
Технология проведения операции промежуточных итогов
1. Отсортировать список по полю группировки.
2. Активизировать одну ячейку в списке и вызвать диалоговое окно Промежуточные итоги. (Вкладка Данные – пиктограмма Структура – пиктограмма Промежуточные итоги.)
3. В диалоговом окне Промежуточные итоги(см. рис.45):
· в строке При каждом изменении в указать имя поля группировки,
· в строке Операциявыбрать операцию обработки данных,
· в строке Добавить итоги по выбрать поля вычислений,
· включить флажок Заменить текущие итоги.
Рис. 45
Пример. В таблице Рейтинг хранятся данные о текущей успеваемости студентов различных специальностей по предметам Информатика, История и Математика. Требуется определить средний рейтинг студентов по каждой специальности и каждому предмету.
1. Проводим сортировку по полю Специальность. Устанавливаем курсор в таблице Рейтинг и нажимаем на пиктограмму Сортировка(вкладкаДанные).
2. В диалоговом окне Сортировка диапазона в строке Сортировать по выбираем поле Специальность.
3. Вызываем диалоговое окно Промежуточные итоги. (Вкладка Данные – пиктограмма Структура – пиктограмма Промежуточные итоги.)
4. В диалоговом окне Промежуточные итоги (см. рис. 45):
· в строке При каждом изменении в - выбираем Специальность,
· в строке Операциявыбираем Среднее,
· в строке Добавить итоги по выбираем поля Информатика, Математика, История.
При подведении итогов Excel структурирует таблицу. На нижний уровень структуры попадают исходные данные каждой группы. С помощью символов управления структурой можно просматривать данные, промежуточные и общие итоги, только общие итоги.
| Это промежуточные итоги по полю Специальность. Они находятся на 2-м уровне иерархии. |
| Это вид структуры документа |
| Точки обозначают данные. Данные находятся на 3-ем уровне иерархии. |
Рис. 46
На рисунке 46 приведен вид таблицы Рейтинг после проведения операции Промежуточных итогов (см. пример).
Данные в таблице сгруппированы по специальностям. После каждой группы специальностей в таблицу добавлена строка с промежуточными итогами по полям Информатика, Математика, История.
Слева от таблицы появилась область со структурой документа. На верхних уровнях иерархии находятся строки с промежуточными итогами. На нижнем третьем уровне находятся данные исходной таблицы. Для того чтобы отразить на экране только итоговые значения, необходимо нажать на цифру 2.
Для удаления промежуточных итогов следует вызвать диалоговое окно Промежуточные итоги и нажать кнопку Убрать все.
Задание 9
Откройте документ ПрактикумExcel и проведите обработку данных с помощью Промежуточных итогов.
9.1. На листе Рейтинг требуется определить средний рейтинг студентов по каждой специальности и каждому предмету с помощью промежуточных итогов.
9.2. На листе Сотрудники требуется определить средний оклад по каждому отделу с помощью промежуточных итогов.