Офисные технологии обработки информации

АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ

Кафедра информационных систем управления

и вычислительной техники

 

Офисные технологии обработки информации

Методические материалы по изучению курса  

Введение

Методические материалы по курсу Информатика предназначены для студентов заочной формы обучения по направлению 080 100 Экономика.

Пособие состоит из трех разделов. Первые два раздела представляют собой лабораторные практикумы по Word 7. 0 и Excel 7.0. В третьем разделе приведены методические рекомендации по выполнению контрольных работ.

В первом разделе основное внимание уделяется главным элементам грамотного оформления учрежденческих документов, а именно: заголовкам, оглавлению, нумерации страниц, спискам, сноскам, таблицам и т.д. Именно эти элементы должны быть использованы при оформлении контрольных работ.

Во втором разделе излагаются основные технологии электронных таблиц:

· автоматизация вычислений с помощью копирования формул,

· основные функции, применяемые при экономических расчетах,

· фильтрация,

· обработка данных в группах с использованием сводных таблиц и подведения итогов,

· анализ данных с помощью диаграмм.

В третьем разделе приводятся варианты контрольных работ и основные требования по их оформлению.

Все разделы пособия снабжены электронными раздаточными материалами, в которых находятся исходные данные для решения задач, тем самым экономится время, которое потребовалось бы для их ввода и занятия проводятся в более интенсивном режиме.

 

WORD

Настройка

Набор пиктограмм, относящийся к пункту основного меню, называется лентой, а пункт основного меню вкладкой. Ленты могут быть представлены в двух видах: свернутом и развернутом. В… На панели быстрого доступа располагаются пиктограммы наиболее часто используемых команд MS WORD. Панель может…

Приемы редактирования

Существует множество способов выделения фрагментов текста. Одни из них используют только мышь, другие только клавиатуру, есть комбинированные… Выделение текста с помощью мыши. Для выделения произвольного фрагмента текста… Двойной щелчок мыши - выделяет слово, Тройной щелчок - абзац.

Символы

MS Office предоставляет возможность использования более 50 видов шрифта. Большинство шрифтов имеют в своем составе латинский алфавит. Три наиболее… Каждый вид шрифта характеризуется своим стилем представления. В частности… Большинство шрифтов являются пропорциональными шрифтами, в которых ширина символов может быть различной. Некоторые…

Абзацы

Существуют четыре вида выравнивания границ абзацев: по левому и правому краю абзаца, по центру и по ширине.

Выравнивание по ширине осуществляется за счет изменения интервалов между словами в абзаце. Выравнивание по центру используется для оформления заголовков.

Форматирование абзацев проводится с помощью пиктограмм вкладки Главная.

Характеристики абзаца (левая, правая границы, а также отступ - красная строка) можно установить с помощью движков на горизонтальной Линейке.

Для каждого из видов выравнивания имеется специальная пиктограмма на вкладке Главная. Для изменения выравнивания достаточно установить курсор в любом месте абзаца и нажать на соответствующую пиктограмму.

 

Левое и правое поля страницы

Отступ первой строки

Правый отступ

Левый отступ

Рис. 5.

 

Абзацы имеют отступы относительно левой и правой полей страницы, а также отступ в первой строке. Если отступы слева и справа нулевые, абзацы выравниваются по полям страницы. Отступ в первой строке может быть как положительным, так и отрицательным. Отрицательный отступ первой строки называется выступом. Отступы абзаца можно установить с помощью движков на горизонтальной Линейке.Движки на линейке всегда указывают отступы текущего абзаца. (см. рис. 5)

Междустрочный интервал - это расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке. По умолчанию используется одинарный интервал, то есть, интервал несколько превышающий максимальный размер шрифта в данной строки.

Полуторный и двойной интервалы превышают одинарный междустрочный интервал соответственно в полтора и два раза.

Величину интервала между строками можно устанавливать произвольным образом. Для этого нужно в диалоговом окне Абзац на вкладке Отступы и интервалывыбрать вариант межстрочного интервала Множитель, а затем ввести требуемое значение интервала. Дробную часть необходимо вводить через запятую. Междустрочный интервал можно также менять, используя пиктограмму .

Введение интервала между абзацами увеличивает расстояние между ними. Нулевой интервал означает, что между абзацами установлено расстояние равное междустрочному интервалу первого абзаца. Интервалы между абзацами измеряются в пунктах. Размер Авто соответствует 6 пунктам. Интервалы задаются в строках Перед и После на вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац.

На вкладке Положение на странице указываются дополнительные параметры оформления абзаца. Рассмотрим эти параметры.

Висячая строка- это последняя строка абзаца, перешедшая на следующую страницу или первая строка абзаца, которая располагается отдельно внизу страницы. При установлении опции запрет висячих строк последняя или первая строка абзаца будет переноситься на следующую страницу вместе с предпоследней или второй строкой. Если установить опцию не разрывать абзац, то в случае, если абзац не умещается на станице, он будет перемещен на следующую страницу целиком.

Висячий заголовок - это абзац, представляющий собой заголовок документа, расположенный на последней строке страницы. При установлении опции не отрывать от следующего висящий заголовок будет переноситься на следующую страницу. Если установить опцию с новой страницы, то абзац будет перемещен на следующую страницу. Эта опция применяется для заголовков документа, в случае, если требуется, чтобы раздел документа печатался с новой страницы.

Если абзац имеет опцию Запретить автоматический перенос слов, то в данном абзаце переносы слов автоматически расставить невозможно. По умолчанию эта опция для абзацев не устанавливается, поэтому переносы расставляются сразу во всем документе.

Для расстановки переносов в документе используется пиктограмма Расстановка переносов,находящаяся на вкладкеРазметка страницы (см. рис.6).

Если режим автоматического переноса слов включен (опция Автоматическая расстановка переносов), то переносы расставляются там, где это требуется и при повторном редактировании документа расставляются заново.

 

Рис.6

 

Для отдельных фрагментов текста и для абзацев можно задать обрамление и заливку. Обрамление создает рамку вокруг выделенного фрагмента (со всех сторон или только с нескольких.) Заливка раскрашивает выделенный фрагмент.

Для создания обрамления и заливки используется пиктограммаГраницы и Заливка, находящаяся на вкладке Главная.

Параметры линий обрамления текста задаются на вкладке Границыдиалогового окнаГраницы и Заливка. Здесь определяется вид, цвет и ширина линий. При выборе типа рамка, тень или объемная обрамление создается со всех сторон выделенного фрагмента. Для обрамления отдельных сторон текста используются специальные кнопки (см. рис.7).

Рис. 7

Параметры заливки выделенного фрагмента задаются на вкладке Заливка. Здесь можно выбрать цвет заливки и узор. Узор определяется цветом, насыщенностью и видом. При одновременном применении заливки и узора их цвета смешиваются.

Границы и заливка, примененные к абзацу, закрашивают и обрамляют абзацы в соответствии с их левым и правым отступами.

Задание 4

Откройте документ ПрактикумWord и выполните следующие упражнения в разделе Форматирование абзацев.

4.1, 4.2, 4.3. Следующие абзацы необходимо отформатировать в соответствии с их содержанием.

4.4. Расставьте переносы в следующем тексте.

 

Списки и сноски

На ленте Главная имеются пиктограммы для создания маркированных , нумерованных и многоуровневых списков. Пиктограммы работают как… Форматирование списка распространяется на следующий абзац после нажатия на… Как правило, списком оформляется текст, идущий после двоеточия, и представляющий собой перечисление чего-либо.

Таблицы

Для создания таблицы используется пиктограмма Таблица, которая находится на ленте Вставка. В диалоговом окне Вставка таблицынеобходимо указать необходимое количество столбцов и строк.

Для редактирования таблиц имеются две специальные вкладки, которые появляются на экране, если установить курсор внутри таблицы.

На вкладке Конструкторнаходятся пиктограммы, которые позволяют изменить оформление таблицы с помощью заливки, границы и встроенных стилей (см. рис 8).

 

 

 

Рис. 8

На вкладке Макет находятся пиктограммы, которые позволяют изменять структуру таблицы. В частности добавлять и удалять строки и столбцы, объединять ячейки и т.д. (см. рис.9)

 

 

 

Рис.9

 

Форматирование текста в ячейках таблицы производится так же, как и в обычных абзацах. Для того чтобы не переходить на вкладку Главная, где находятся основные пиктограммы форматирования текста, можно использовать контекстное меню.

Для изменения направления текста в ячейках таблицы на вкладке Макет имеется специальная пиктограмма Направление текста (см. рис.9).

Для того чтобы сразу отформатировать несколько ячеек, их необходимо предварительно выделать. Признаком выделения ячейки служит вид указателя мыши (æ). Указатель мыши меняет вид, если его подвести к границе ячейки. Для множественного выделения необходимо дополнительно нажать на клавишу CTRL. Выделение используется также при объединении ячеек и при добавлении нескольких строк или столбцов.

В таблицах можно проводить простую обработку данных, в частности вычисления и сортировку.

Сортировка в таблицах может осуществляться двумя способами: с учетом строки заголовков таблицы и без учета.

Для проведения сортировки необходимо установить курсор внутри таблицы, а затем использовать пиктограмму Сортировка на вкладке Главная - опция со строкой заголовка.

Сортировку без строки заголовка следует проводить только в том случае, если у таблицы нет заголовков.

Перед сортировкой необходимо выделить ту часть таблицы, которая не содержит объединенных ячеек и многоуровневых заголовков.

В MS Word имеется возможность преобразования текста в таблицу. При этом в составе текста должны быть символы, которые бы служили признаком разделения ячеек таблицы. Такими символами могут служить знаки препинания, маркер конца абзаца и другие символы. При обратном преобразовании данных из таблицы в текст вместо линий разделения ячеек в текст вставляются определенные пользователем символы.

Для преобразования таблицы в текст нужно выделить таблицу и найти пиктограмму Преобразовать в текст(вкладка Макет, пиктограмма Данные),а затем в диалоговом окне Преобразовать в текст указать знак разделителя ячеек.

Команда преобразования текста в таблицу отсутствует на стандартных лентах, поэтому её нужно добавить на панель быстрого доступа.

 

Задание 6

Откройте документ ПрактикумWord и выполните следующие упражнения в разделе Создание и редактирование таблиц.

6.1. Создайте таблицу из семи строк и семи столбцов.

6. 2. Удалите таблицу Расписание.

6.3. Добавьте в таблице Календарь пять колонок, и заполните их датами ноября месяца.

6.4. Отформатируйте таблицу Календарь, используя стандартный авто формат Современная таблица. Объедините ячейки первой строки таблицы (2-6, 7-11, 12-16). Закрасьте числа воскресных дней (субботу и воскресенье) красным цветом.

6.5. Оформите таблицу График дежурств по образцу приведенному ниже. Вставьте в таблицу Вашу фамилию.

6.6. Создайте таблицу Объявлениепо образцу приведенному ниже.

6.7. Отсортируйте данные в таблице Рейтинг по фамилиям.

6.8. Отсортируйте данные в таблице Оценки по фамилиям.

6.9. Преобразуйте таблицу в текст.

6.10. Преобразуйте следующий текст в таблицу.

 

Рисунки

    Рис. 10

Страницы

Для настройки параметров страницы служит лента Разметка страницы.    

Стиль

Стиль- это совокупность элементов форматирования, имеющая имя. В состав стиля входят всевозможные параметры шрифта, абзаца, границы и заливки, а также выделение цветом.

Для применения стиля на ленте Главная имеется пиктограмма с выпадающим списком перечня стилей. Кроме того, для работы со стилями имеется специальное окно задач Стили(см. рис.26).

Некоторые специальные элементы текста, такие как ссылки, названия, заголовки, цитаты, сноски и т.д. имеют стандартные встроенные стили оформления. Стандартные стили нельзя удалять, но их можно изменять. Для этого нужно вызвать контекстное меню в окне задач Стили, и выбрать пункт Изменить(см. рис.26). При изменении стиля все фрагменты текста, оформленные этим стилем, сразу меняют свой вид.

Помимо стандартных стилей пользователь может использовать свои собственные стили. Но для этого нужно сначала создать стиль с требуемыми параметрами.

Стиль текущего фрагмента текста

Перечень стилей оформления документа

Изменить стиль

Создать стиль

 

Рис. 26

 

По кнопке Создать стиль(см. рис. 26) вызывается диалоговое окно Создание стиля,в котором задается имя стиля и определяются все параметры форматирования (см. рис. 27). Стили можно задать для оформления символов, абзацев и таблиц. Каждый из этих элементов имеет свои параметры форматирования. Например, стиль оформления символов включает параметры шрифта, границы и заливки, а стиль оформления абзацев - параметры абзаца, списка, шрифта, границы и заливки, а также стиль следующего абзаца.

При создании стиля по молчанию указывается название базового стиля, на основании которого будет создан пользовательский стиль (строка - Основан на стиле). С этим параметром нужно быть очень осторожным. Следует учитывать, что в случае изменения какого-либо элемента форматирования базового стиля, в документе будут соответствующим образом изменены все стили, основанные на базовом стиле. Поэтому рекомендуется в опции Основан на стиле проставлять - нет.

 

 

 

Рис. 27.

Новые созданные стили называются пользовательскими стилями. Пользовательские стили в отличие от стандартных встроенных стилей можно удалять.

Применение стиля позволяет одним действием изменить сразу все параметры форматирования текста.

Для оформления абзацев используется по умолчанию стиль Обычный. Этот стиль имеет особенное значение. Он используется для замены всех видов стилей при очистке формата. После удаления пользовательского стиля часть документа, оформленная этим стилем, переоформляется стилем Обычный. Этот стиль является базовым для большинства встроенных стилей. Кроме того, он, как правило, используется в качестве базового стиля при создании новых стилей, поэтому изменять параметры этого стиля не рекомендуется.

Стиль оформления фрагмента текста можно копировать и переносить его на другие фрагменты. Для этого нужно установить курсор на фрагменте текста, нажать на пиктограмму Копировать формат (при этом курсор приобретает форму кисточки), а затем провести мышью по другому фрагменту.

 

Задание 9

Откройте документ ПрактикумWord и выполните следующие упражнения в разделе Стиль.

9.1. Измените стиль оформления абзаца рамка . Сделайте обрамление абзаца зеленой двойной линией.

9.2. Создайте новый стиль оформления абзацев и дайте ему Вашу Фамилию. Цвет шрифта – белый, заливка – темно- синяя. Примените стиль к следующему тексту.

9.3. Создайте новый стиль оформления символов и дайте ему Ваше имя. Цвет шрифта – зеленый, внешняя граница - рамка.Оформите этим стилем в следующем тексте два фрагмента: Джон фон Нейман и общие принципы работы ЭВМ

 

Структура документа

Структура позволяет быстро перемещаться по документу, автоматически формировать оглавление и редактировать состав документа. Структура отражается в…   Заголовок 1-го уровня Заголовки 2-го уровня …

EXCEL

Оформление таблиц

Файлы электронных таблиц Excel называются рабочими книгами. Вся информация в Excel хранится на рабочих листах. По умолчанию листы именуются Лист1 , Лист2 и т. п. Каждый лист состоит из таблицы, у которой заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв латинского алфавита (A, B, C, …, AB и т.п.), заголовки строк – числами.

Клетка листа называется ячейкой. Каждая ячейка имеет адрес, который образуется из названий строк и столбцов. Так, например, ячейка, находящаяся в первой колонке (A) и первой строке, имеет адрес А1. В ячейках хранятся либо данные, либо формулы.

При изменении данных, на которые ссылаются формулы, Excel автоматически выполняет пересчет формул и выводит на экран новый результат.

Прямоугольный фрагмент листа, состоящий из ячеек, называется Диапазоном. Обозначение диапазона состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячейки.

В Excel таблицей называется диапазон ячеек, ограниченный со всех сторон пустыми строками и колонками. На одном листе может храниться несколько таблиц.

Форматирование строк и столбцов таблицы.Изменение высоты строк и ширины столбцов производится с помощью мыши.При изменении ширины или высоты строк и столбцов с помощью мыши, необходимо установить мышь на заголовке столбца (буквы А, В, С и т.д.) или на заголовке строки (номера строки 1, 2, 3 и т.д.) и мышью растянуть высоту или ширину.

Ячейки можно добавлять, удалять и копировать. Для этого их нужно предварительно выделить.

Существует два способа выделения ячеек: - первый служит для выделения одного диапазона данных, второй для выделения нескольких диапазонов данных.

Для выделения одного диапазона используется клавиша Shiftили обычное выделение группы ячеек левой кнопкой указателя мыши. Для выделения нескольких диапазонов (множественное выделение) необходимо первый диапазон выделить обычным способом, а затем нажать клавишу Ctrlи продолжить выделение мышью.

Для оформления таблиц используется пиктограммы на ленте Главная. В каждой ячейке можно менять тип данных, характеристики шрифта, заливку и обрамление. Кроме того, можно объединять ячейки, менять характеристики выравнивания, а также направление текста.

При нажатии на кнопку Шрифт (вкладка Главная) появляется диалоговое окно Формат ячеек,которое имеет пять вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

В Excel существуют множество типов данных. Из них можно выделить два основных типа: числовой и текстовый. Принципиальное различие между этими двумя типами данных заключается в способах их обработки. С числовыми данными можно проводить различные арифметические операции. Типы данных задаются в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число(см. рис 30).

 

Рис. 30

При выборе числового формата можно задать отображение количества десятичных знаков, выбирать способ отображения отрицательных чисел и задать разделитель групп разрядов.

Денежный и финансовый форматы позволяют добавлять к числу знак денежной единицы.

Формат даты применяется для отображения числа в формате дата. Число 1 соответствует 1 января 1900 года.

ВкладкиВид, Шрифт и Граница- служат для задания параметров оформления фона, шрифта и обрамления ячеек. Эти параметры во многом совпадают с аналогичными параметрами оформления абзаца в Word.

НавкладкеВыравнивание (см. рис. 31) находятся опции, которые меняют расположение текста в ячейке.

Выравнивание относительно левого и правого краев ячеек.

Выравнивание относительно верхнего и нижнего краев ячеек.

Ориентация текста.

Расположение текста в несколько строк.

Рис. 31

Опция переносить по словам увеличивает высоту ячейки в соответствии с размером текста.

Опция Ориентация -позволяет располагать текст под углом.

Опция Переносить по словам увеличивает высоту ячейки в соответствии с размером текста.

Опция Объединение ячеек -объединяет несколько ячеек в одну. Применяется для создания заголовков.

Для форматирования ячеек их нужно предварительно выделить.

Копирование формата. Для копирования форматов данных используется специальная пиктограмма Формат по образцу .

Задание 1

Откройте документ ПрактикумExcel и настроите представление таблицы Сотрудникина листе Таблица.

1.1. Отобразите скрытый столбец С.

1.2. Отформатируйте заголовок таблицы.

1.3. Измените ширину столбцов таблицы, сделайте так, чтобы все данные были видны на экране.

1.4. Зафиксируйте заголовки строк таблицы.

 

Заполнение данных

Автозаполнение числовых данных. Если протаскивается одна ячейка, то ячейки заполняются одинаковыми данными. Если выделено несколько ячеек по… Автозаполнение текстовых данных. Если текст не содержит чисел, то при… Автозаполнение списка. В Excel имеется набор стандартных списков данных: названия дней недели и названия месяцев. Для…

Формулы

Константамимогут быть- символьные, логические (ИСТИНА, ЛОЖЬ) и числовые данные. Знаки арифметических действий: - сложение (+), вычитание (-), умножение (*),… Операторы сравнения - =, <, < =, >, >=, <> (не равно). Операторы сравнения применяются ко всем типам…

Логические и математические функции

Для вставки функции используется Мастер функций (значок fxв строке формул),который помогает выбрать функцию, выдает подробную справку и перечень…   Функция ЕСЛИ производит вычисления в зависимости от условия. Если заданное условие истинно, вычисляется первая…

Статистические функции

Функции МАКС, МИН, СРЗНАЧ,подсчитывают: максимум, минимум и среднее значение чисел, находящихся в различных диапазонах данных. Функции могут иметь… Форматы функций СУММ (Диапазон1; Диапазон2; …. Диапазон30)

Функции поиска

Функции ВПРиГПРслужат для поиска информации в таблице. Функция ВПРищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение из найденной строки и указанного столбца таблицы. Функции ГПРищет значение в верхней строке таблицы и возвращает значение из найденного столбца и заданной строки таблицы.

Форматы функций

ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)

ГПР(искомое_значение; таблица; номер_строки; интервальный_просмотр)

Аргумент интервальный_просмотр имеет два значения 0 (ЛОЖЬ) и 1 (ИСТИНА).

ЛОЖЬ - поиск по точному соответствию, если значение не найдено, результатом выполнения функции будет ошибка.

ИСТИНА - поиск по приближенному соответствию, если значение не найдено, то ищется первое значение, которое меньше искомого. Для поиска по приближенному соответствию таблица должна быть отсортирована в порядке возрастания по первому столбцу таблицы (ВПР) или по первой строке таблицы (ГПР).

Пример. Имеется информация о рейтинге студентов по 100-бальной шкале. Требуется проставить оценки по 5- бальной шкале, используя таблицу, в которой приводится соответствие между 100-бальной и 5 -бальной шкалой.

Аргументы функции ВПР: искомое_значение - рейтинг в первой таблице; таблица - диапазон Е1:Е5; номер_столбца 2; интервальный_просмотр - ИСТИНА.

Функция ВПРосуществляет поиск по приближенному соответствию и находит первое значение, которое меньше искомого (см. рис. 35).

 

Рис.35

 

Применение функции ВПР и ГПР позволяют заменить использование вложенных функций ЕСЛИ при решении задач, в которых вычисление выражения зависит от изменения одной переменной.

При поиске по точному соответствию (интервальный_просмотр = 0) в случае если в таблице отсутствуют искомые значения, вычисление функций ВПР и ГПР дают ошибку #Н/Д (недопустимые значения данных).

 

Задание 6

Откройте документ ПрактикумExcel и сравните применение функций ВПР и ЕСЛИ при решении задачи о назначении стипендии.

6.1. На листе Стипендия определите общий балл (сумма всех баллов за экзамены).

Стипендия назначается по следующим правилам. Если общий балл больше или равен 24, то назначается повышенная стипендия, если балл больше или равен 20, то обычная стипендия, если балл меньше 20, то стипендия не назначается.

6.2. Напечатайте в колонке Стипендия результат назначения стипендии (да / нет / повыш.), используя вложенную функцию ЕСЛИ. (Колонка Н).

6.3. Напечатайте в колонке Стипендия результат назначения стипендии (да / нет / повыш.), используя вложенную функцию ВПР. (Колонка J).

 

Диаграммы

    Рис. 36

Фильтры

В результате применения фильтра на экране остаются только записи, удовлетворяющие заданным критериям. Остальные записи скрываются. Чтобы… Можно последовательно задавать условия к нескольким колонкам таблицы. Сравнение текстовых данных (больше, меньше, равно и т.п.) происходит по кодам символов. В начале кодовой таблицы…

Промежуточные итоги

При проведении операции подведении итогов необходимо указать, какие поля будут являться полями группировки, а какие полями вычислений. Технология проведения операции промежуточных итогов 1. Отсортировать список по полю группировки.

Сводные таблицы

Сводные таблицы – служат для обработки данных в группах.

Анализ данных исходной таблицы с помощью технологии сводных таблиц состоит из двух этапов:

· на первом этапе необходимо указать диапазон данных, в котором находится исходная таблица;

· на втором этапе необходимо спроектировать макет сводной таблицы.

Макет сводной таблицы состоит из двух областей (см. рис.47):

первая – область данных, куда помещаются названия колонок таблицы, которые необходимо обработать;

Область данных

Область группировки

вторая – область группировки, куда помещаются названия колонок таблицы, по которым производится группировка данных.

 

Рис. 47

 

Способы обработки данных (сумма, среднее, дисперсия, количество значений и д.р.) можно назначать в процессе макетирования.

Для обработки данных с помощью сводных таблиц исходная таблица должна быть определенным образом оформлена:

· все заголовки таблицы должны иметь различные имена;

· данные в колонках таблицы должны быть однородными;

· в таблице не должно быть объединенных ячеек;

· таблица должна быть окружена пустыми строками и колонками.

Технология создания сводных таблиц.

1. Установить курсор на любой клетке таблицы.

2. Вызвать мастер сводных таблиц. (Вкладка Вставка –пиктограмма Сводные таблицы.)

3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы указать:

· Диапазон исходной таблицы. Если таблица правильно оформлена мастер сводных таблиц определяет диапазон автоматически (см. рис.48).

· Расположение первой ячейки сводной таблицы. Если таблица помещается на новый лист, то адрес первой ячейки не надо указывать (см. рис.48).

 

 

 

Рис.48

 

4. В диалоговом окне Список полей сводной таблицы выбрать колонки (см. рис.49), по которым будет производиться группировка данных и последовательно перетащить их мышью в область группировок макета (см. рис 47).

5. В диалоговом окне Список полей сводной таблицы выбрать колонки (см. рис.49), по которым будут производиться вычисления и последовательно перетащить их мышью в область данных (см. рис 47).

 

 

Рис.49

 

В области данных сводных таблиц можно проводить дополнительные вычисления, например, представлять данные в процентах. Для этого необходимо установить курсор в области данных, вызвать контекстное меню и выбрать пункт меню Параметры поля значений.В открывшемся диалоговом окне на вкладкеДополнительные вычисленияможно выбрать вид вычислений (см. рис. 50).

 

 

 

Рис. 50

 

 

 

Рис. 51

На рисунке 51 представлена сводная таблица, на которой представлено распределение выпуска брака по дням недели.

 

Задание 10

Откройте документ ПрактикумExcel и изучите способы автозаполнения данных.

10.1. На листе Сотрудникиопределить среднюю заработную плату по должностям, используя сводные таблицы.

10.2. На листе Сотрудникиподсчитать в процентном отношении объем заработнойплаты, выплачиваемой по каждому отделу.

10. 3. На листе БД определить количество машин различных марок и различных цветов.