Плановая деятельность фирмы — одна из первоочередных функций ее управления, взаимодействующая с такими функциями, как: организация, координация, контроль, регулирование, стимулирование и анализ. Планирование на фирме — экономический метод управления, представляет собой процесс проектирования желаемого будущего, а также эффективных путей его достижения. Задачи планирования заключаются в выявление перспектив изменения внешнего окружения фирмы, формирование целей и стратегии развития, определение первоочередных задач и действий для их решения. А также определение необходимых затрат и результатов, проектирование изменения состояния предприятия, согласование работы всех его подразделений, контроль за выполнением плановых заданий всеми подразделениями фирмы, анализ достигнутых плановых результатов.
Фирма как участник рыночной системы вынуждено подчиняться ценовому механизму, закону спроса и предложения и т.д. Однако во внутренней среде каждой фирмы, предприятия механизм цен вытеснен сознательными действиями и автономными решениями менеджеров и предпринимателей. Менеджер сознательно определяет основные направления внутрифирменной деятельности. Следовательно, внутренняя природа фирмы основывается на системе плановых показателей.
Планирование является естественной частью менеджмента. С этой позиции планирование отвечает на три основных вопроса:
Где находится фирма в настоящее время? Определяется экономическая позиция фирмы, каковы итоги и условия ее деятельности. Оцениваются сильные и слабые стороны в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования, трудовые ресурсы для того, чтобы определить, чего может реально добиться фирма.
Куда мы хотим двигаться? Оценивая конкуренцию, клиентов, законы, политические факты, экономические условия, технологию, снабжение и т.д., руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению.
Как, при помощи каких ресурсов фирма собирается достичь своих целей? Определяются функции и обязанности сотрудников?
Отвечая на эти вопросы, процесс планирования включает в себя три основных этапа:
Установление своевременно четких количественных показателей, целей, которые должна достигнуть фирма.
Определение основных действий, которые необходимо осуществлять для достижения целей, принимая во внимание воздействие внешних факторов и имеющиеся внутренние возможности фирмы.
Разработка гибкой системы планирования, обеспечивающая достижение поставленных целей.
Применение планирования на фирме позволяет:
предвидеть перспективу развития фирмы в будущем;
более рационально использовать все ресурсы предприятия;
избежать риска банкротства;
более целеустремленно и эффективно проводить научно-техническую политику;
улучшать контроль в организации;
увеличивать возможности в обеспечении фирмы необходимой информацией.
Постоянная неопределенность будущего является одной из причин, по которой планирование должно осуществляться непрерывно. В силу внешних изменений или ошибок управления события могут разворачиваться не так, как предполагало руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. Там, где есть планирование, неопределенность сокращается. Однако полностью удалить ее не под силу ни одной фирме в силу разнообразия рыночной системы. Но можно осуществлять некоторый контроль над рынком, и такие усилия приносят определенный успех.
Существует три основных типа планов.
Во-первых, планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов. Эти характеристики согласовываются и ранжируются, но не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами.
Такого рода планы используются при больших сроках либо при принципиальной непредсказуемости конкретных событий.
Во-вторых, планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки и порядок осуществления. Обычно они предусматривают «окна», позволяющие обеспечить свободу маневра в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Примером подобного плана является железнодорожное или учебное расписание.
В-третьих, планы для неповторяющихся действий, создаваемые для решения специфических проблем. Такие планы могут иметь вид программ, бюджетов поступления и распределения ресурсов и проч.
По срокам выполнения планы принято делить на три категории:
долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей;
среднесрочные (от 1 года до 5 лет), в основном выполняемые в виде программ;
краткосрочные (до 1 года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и др. Разновидностью таких планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.
В разных сферах деятельности плановый горизонт неодинаков. Планы разрабатываются на всех уровнях управления организацией:
Фирма создает стратегические планы.
Предприятие исходя из них и поступающих заказов разрабатывает годовые производственные программы.
Цех на основе заказов составляет квартальные, месячные и недельные планы-графики.
Участку выдаются сменно-суточные задания.
Принципы планирования
Планирование осуществляется в соответствии с рядом принципов, т. е. правил, каковыми сегодня считаются:
участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления (люди охотнее будут выполнять не спущенные сверху задачи, а те, что поставили сами себе);
непрерывность, в соответствии с чем планирование является не единичным актом, а системой регулярно повторяющихся действий;