Число инвентаризаций в году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:
- перед составлением годового бухгалтерского отчета;
- при смене материально-ответственного лица;
- при установлении фактов хищения или злоупотреблений, порчи ценностей;
- после пожара или стихийных бедствий;
- при ликвидации предприятия;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается постоянно действующая комиссия, в которую включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты (экономисты, товароведы, аудиторы). Инвентаризация ценностей производится по их местонахождению и по материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся и с которыми заключены договора о материальной ответственности. Инвентаризационная комиссия берет расписку у материально ответственного лица о том, что все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию.
После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет акт инвентаризации или инвентаризационные описи. Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета регулируются следующим образом:
1. Выявленные излишки ценностей приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляются на финансовые результаты предприятия.
2. Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения.
3. Недостачи и порча ценностей сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В случаях, когда виновные не установлены убытки от недостач или порчи списываются, как правило, за счет собственных средств предприятия.