Как и любое серьезное преобразование на предприятии, внедрение системы автоматизации управления является сложным и болезненным процессом. Среди проблем, с которыми сталкиваются руководители предприятий, можно выделить следующие аспекты.
Отсутствие управления (менеджмента) на предприятии не позволяет корректно поставить задачу его автоматизации. Это в первую очередь философские и психологические аспекты. Ведь большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из личного опыта, интуиции и собственных представлений, а также весьма неструктурированных данных о состоянии предприятия. Очень мало руководителей смогут правильно и полно описать структуру деятельности своего предприятия или бизнес-процессы, на основе которых собственно и принимаются управленческие решения.
Нельзя автоматизировать то, чего нет. Поэтому для успешного внедрения АСУП необходимо максимально формализовать все те контуры управления, которые, собственно, планируется автоматизировать. В большинстве случаев для этих целей привлекаются профессиональные консультанты. Хотя это и дополнительные затраты, но они ничтожны в сравнении с теми убытками, которые могут последовать из-за неуспешного проекта автоматизации.
Одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. Конечно, можно автоматизировать все «как есть». Но, как правило, в результате обследования выявляются причины необоснованных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволяет уменьшить производственные и логистические издержки, существенно сократить время выполнения бизнес-процессов. Не следует автоматизировать беспорядок, так все равно получится автоматизированный беспорядок.
Известно, что работники отечественных предприятий не очень радостно воспринимают любые нововведения. Это вызвано страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, показать несостоятельность к самообразованию, а также боязнью увеличивающейся ответственности за свои действия. Поэтому руководитель должен быть готов к тому, что сопротивление сотрудников «на местах» может сорвать или существенно затянуть проект внедрения АСУП.
Чтобы исключить сопротивление своих сотрудников, руководитель должен создать у них твердое ощущение неизбежности внедрения, наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений по предприятию.
На этапе внедрения проекта автоматизации, кроме выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам предприятия необходимо осваивать новые технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации АСУП в течение некоторого времени придется вести дела как в новой системе, так и продолжать их ведение традиционными способами.
Для внедрения АСУП формируется небольшая рабочая группа, которая обучается работе с системой, а затем обеспечивает ее дальнейшее сопровождение. Это вызвано тем, что предприятие заинтересовано в том, чтобы у него были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и ее будущей эксплуатации. Для каждого члена этой группы должен быть расписан перечень решаемых каждым задач, формы планов и отчетов, а также продолжительность отчетного периода.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, кроме компьютерных технологий, должен обладать знаниями в области ведения бизнеса и управления. Достаточно важна и критична фигура администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация, потеря которой иногда может привести к краху всего бизнеса или, по крайней мере, потери его части.
Желательно не допускать увольнения специалистов группы внедрения в процессе ведения проекта, так как это может крайне негативно отразиться на его результатах и сроках.
Разработчик АСУП должен стать стратегическим партнером автоматизируемого предприятия, поскольку развитие бизнеса предполагает постоянную адаптацию к изменению конкурентной среды, рыночным условиям, законодательству и др. Это влечет за собой необходимость обновления и перенастройки программ, автоматизации новых бизнес-процессов, внедрения последних достижений информационных технологий.