Первичные документы в управленческом учете

На Рисунке 2систематизированы признаки классификации отчетности, обеспечивающие формирование системы управленческих отчетов в соответствии с поставленной целью развития отдельных подразделений и предприятия в целом. Состав форм управленческой отчетности зависит от особенностей деятельности предприятия, технологического процесса и бизнес-процессов, присущих каждому виду деятельности. Для понимания процесса функционирования предприятия необходимо детально описать его деятельность, основными структурными элементами которой являются бизнес-процессы.

В отечественной литературе еще недостаточно освещены вопросы классификации систем управленческого учета, за исключением некоторых аспектов финансового управленческого учета. В то же время создание на предприятии системы управленческого учета практически невозможно без правильной классификации процессов и технологий в соответствии с систематикой управленческого учета, что позволит выработать правильную методологию учета затрат, определения результатов деятельности подразделения, да и наконец, просто определения системы управленческой отчетности подразделения.

Рис. 2. Схема генерации управленческого учета

Рисунок 2. Признаки классификации управленческой отчетности.

Бизнес-процессы рассматриваются как последовательно повторяющиеся действия (функции), выполняемые в течение какого-либо промежутка времени сотрудниками структурных подразделений предприятия, расположенных на различных уровнях организационной структуры предприятия, и направленные на достижение общей цели (цели бизнес-процесса), например, изготовление того или иного вида готовой продукции, выполнение работ или оказание услуг.

Методика формирования управленческой отчетности:

1. Общий анализ бизнеса (в том числе стратегических целей и задач предприятия, организационной структуры предприятия), описание типовых бизнес-процессов и функций бизнес-процессов;
2. Разработка ко всем функциям бизнес-процессов рекомендаций по использованию информации для формирования управленческой отчетности; выделение, в соответствии с имеющейся организационной структурой, центров ответственности;
3. Обоснование концепции системы управленческой отчётности и контроля, т.е. определение перечня форм и форматов управленческой отчетности для тех функций бизнес-процессов, по которым необходимо получать информацию для целей управленческого учета.
4. Определение целей, к которым стремится предприятие в целом и его отдельные структурные подразделения, и на этой основе оценка эффективности их деятельности. Такие цели определяются через систему показателей эффективности деятельности, включенных в управленческую отчетность.

5. Обеспечение автоматизации управленческого учета и составления управленческой отчетности, расчет ключевых показателей деятельности, внедрение контрольных процедур с использованием информационной системы.

Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

1. Целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
2. Гибкая, но единообразная структура – информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.
3. Объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
4. Понятность и обозримость информации – сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.
5. Оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
6. Оптимальная частота представления - Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.
7. Краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
8. Сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами; пригодность для анализа и оперативного контроля
9. Адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
10. Эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.

Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений.