При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток такой стратегии — необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии.
К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.
К основным ее недостаткам следует отнести:
· Существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
· Наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами данной стратегии являются:
· Рационализация организационной структуры фирмы;
· Максимальная занятость всех работников;
· Высокий профессиональный уровень;
· Интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Эффективность внедрения информационных технологий
С точки зрения возмож6ности повышения конкурентоспособности предприятия, наибольший интерес представляют информационные технологии, а их внедрение являются темой, безусловно интересующей руководителей различного уровня и соответствующих специалистов. Как правило, в этом случае речь идет о поиске ответов на очень широкий круг вопросов. Например: какие факторы затрудняют или облегчают внедрение информационных технологий, где следует использовать их в первую очередь?
В тоже время основной проблемой, связанной реализацией такого рода проектов, следует считать оценку их эффективности, определяемую возможностями использования информационных технологий для совершенствования деятельности компании в целом. Действительно, при всей значимости информационных технологий для организации бизнеса следует отметить, что их применение не может носить случайный характер и должно учитывать нужды конкретного предприятия, существующие особенности управления, а так же технологические аспекты построения информационных систем. Например, по утверждению ряда фирм, оказывающих консалтинговые услуги в области информатики, быстрое расширение парка вычислительной техники, которое происходит без принятия соответствующих мер в области контроля за ее приобретением и использованием, приводит к значительным перерасходам бюджетных средств и низкой рентабельности.
Поэтому для компаний все актуальнее становиться исключение необоснованных и недостаточно продуманных вложений в информационные технологии, а так же оптимизация расходов на них и их перспективное планирование. Зачастую все улучшения, связанные с применением информационных технологий, сводятся к тому, что сотрудники начинают более аккуратно оформлять рабочую документацию и выполнять другую не всегда нужную работу. Например, среднестатистический служащий, постоянно пользующийся ПК несколько часов рабочего времени в неделю тратит на «улучшение» интерфейсов своих программ и другие бессмысленные настройки.
Одним из факторов успешной информатизации следует считать выработку внутрифирменных стандартов на приобретаемое оборудование и ПО. В противном случае, вследствие плохой совместимости приобретаемых средств информатики, расходы на обслуживание увеличиваются, а обучение сотрудников для работы с ними превращается в серьезную проблему.
Как вывод, можно сказать, что производители могут предложить только общие методы построения информационных систем, а их внедрение и эффективное использование практически полностью определяется успешным сочетанием маркетинговой стратегии компании с возможностями ее информационной инфраструктуры, а так же организацией совместной работы подразделений предприятия.