В растительных тканях на всех этапах товародвижения происходят процессы жизнедеятельности, которые вызывают потери питательных веществ, выделение углекислого газа и воды, кроме того, продукция может подвергаться механическим, физиологическим и микробиологическим повреждениям. Все указанные причины вызывают потери массы и качества свежих плодов и овощей. Потери плодов и овощей при хранении, транспортировании и реализации условно делят на две группы: естественная убыль и актируемые потери.
Естественная убыль обусловлена нормальными физиологическими процессами жизнедеятельности свежих плодов и овощей - дыханием и испарением. Это неизбежные потери, полностью исключить которые невозможно. Соблюдение утвержденных требований к условиям и режимам кратковременного и длительного хранения, транспортирования и реализации свежей плодоовощной продукции позволяет свести к минимуму эти потери и нормировать их. Приказом МВЭС России от 19.12.1997 № 631 "О нормах естественной убыли" предписано с 1 января 1998 г. для всех организаций торговли независимо от форм собственности ввести в действие нормы естественной убыли продовольственных товаров, в т. ч. Нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов в розничной торговой сети и Нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном и кратковременном хранении на базах и складах разного типа. Нормы убыли определяются дифференцированно для каждой однородной группы плодов и овощей в зависимости от сезона или месяца хранения. Установлены нормы естественной убыли при транспортировании свежих плодов и овощей автомобильным и железнодорожным транспортом.
Естественная убыль продукции списывается по фактическим размерам, но не выше установленных норм. Списание естественной убыли товаров может производиться только после инвентаризации товаров на основании соответствующего расчета (Инструкция по применению Норм естественной убыли свежих картофеля, плодов и овощей в розничной сети государственной и кооперативной торговли, утв. приказом Минторга РСФСР от 22.02.1988 № 45). Недостача товаров в пределах установленных норм естественной убыли списывается на издержки обращения с материально ответственных лиц по тем ценам, по которым товары были оприходованы. Потери, превышающие нормы естественной убыли, списываются за счет прибыли или взыскиваются с материально ответственных лиц.
Актируемые потери - отходы, образованные за счет отбраковки продукции, имеющей критические дефекты, недопустимые для плодов и овощей, предназначенных для хранения и реализации (микробиологические и физиологические заболевания, повреждения сельхозвредителями и недопустимые механические повреждения). Отбракованная продукция подлежит списанию и уничтожению. Решение о списании продукции принимает уполномоченная комиссия, которая составляет соответствующий акт о наличии, размерах и причинах потерь, устанавливает лиц, ответственных за потери. Актируемые потери по решению комиссии могут быть отнесены за счет прибыли предприятия или за счет материально ответственных лиц, признанных виновными.