Организация и технология завоза товаров в розничные торговые предприятия.
Процесс товароснабжения розничной торговой сети заключается в организации, доведения товаров от производителей до розничной торговой сети в количестве и ассортименте, соответствующих спросу населения. Процесс товароснабжения можно подразделить на следующие основные этапы - организация закупки товаров - распределение по торговым предприятиям - организация завоза - приемка и хранение товаров. Закупочная деятельность торговых организаций должна быть планомерно организована и экономически обоснована.
Для этого необходимо, чтобы торговые организации вели систематическое изучение источников закупки и поставщиков товаров. Систематическое изучение торговой конъюнктуры, установление постоянной связи с поставщиками позволяют своевременно определять изменение конъюнктуры рынка, изучать производственные возможности расширения ассортимента выпускаемой продукции. Все это дает возможность предъявлять поставщикам более обоснованные требования в отношении количества, качества, ассортимента товаров.
Завоз товара в магазин в зависимости от порядка имеют две формы транзитную и складскую. Завоз товаров непосредственно из производственных предприятий, минуя промежуточные склады оптовых и розничных организаций, называется транзитным. Под складской формой товародвижения понимают поступление товаров в магазины со складов оптовых и розничных организаций, которые, принимая крупные партии товаров от поставщиков, выполняют все необходимые операции распаковка, подсортировка, проверка качества и т.д. по подготовке товаров к их дальнейшему продвижению в розничную торговую сеть. Выбор той или иной формы товародвижения требует учета конкретных условий и зависит от специфики ассортимента товаров, месторасположения поставщика и покупателя, от мощности магазина величина товарооборота, размеров торговых и складских площадей, транспортных условий и экономической целесообразности той или иной формы завоза.
Транзитный завоз товаров в магазине снижает расходы по загрузке-выгрузке, ускоряет продвижение товаров в розничную сеть, содействует улучшению сохранности товаров.
В большинстве случаев транзитный завоз товаров осуществляется с промышленных предприятий, расположенных в одном городе. При снабжении магазинов товарами применяют две формы доставки 1. централизованная 2. децентрализованная самовывоз Централизованная - доставка товаров силами поставщиков. Централизованную доставку применяют при транзитной и складской форме товародвижения. Преимущества централизованной доставки - механизация погрузочно-разгрузочных работ - сокращение времени простоя автомашин - возможность оптимального построения маршрута - эффективно используется специализированный транспорт - широкое применение находит тара-оборудование.
В организации централизованной доставки принимают участие три стороны торговые организации, поставщики и транспортные предприятия. Например, в условиях ООО Акомб магазина Цветы при поставке цветов принимают участие теплицы по выращиванию цветов, автоколонна 1833, магазин Дом, сад, огород. Поступление товаров от поставщиков производится на основании заключенных между поставщиками и покупателями хозяйственных договоров.
В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются виды поставляемых товаров, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товаров, сроки исполнения договоров, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.
Каждая хозяйственная операция, том числе поступление товаров, должна быть оформлена документально. В соответствии с пунктом 7 Положения О бухгалтерском учете и отчетности любой документ должен иметь следующие основные реквизиты - наименование документа форма - код фирмы - дата составления - содержание хозяйственной операции - измерители в количественном и стоимостном выражении - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления - личные подписи и их расшифровка.
Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после окончания операции. Для получения товаров и тары от поставщиков представителю предприятия экспедитору выдается доверенность форма 2 . Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименованием ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности необходима подпись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска предприятия.
По доверенности представитель предприятия может получить товар непосредственно от поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов. Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортная накладная и торгово-закупочные акты. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры.
Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок. Счета-фактуры составляются предприятием-поставщиком на имя предприятия-покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с момента отгрузки товаров или предоплаты аванса предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет возмещение сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры копия остается у поставщика для отражения в книге продаж.
В счете-фактуре должны быть указаны - порядковый номер счета-фактуры - наименование и регистрационный номер поставщика товаров - наименование получателя товаров - стоимость цена товаров - сумма НДС - дата предоставления счета-фактуры. В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия-поставщика с указанием даты исправления. Получаемые и выдаваемые счета-фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения.
Они должны быть подшиты и пронумерованы. Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщиков счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров.
Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы пронумеровывают и скрепляют печатью. Контроль над правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи. За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафование за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.
При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблемы их оплаты. Транспортные расходы могут оплачиваться - поставщиком - покупателем - частично поставщиком, частично покупателем. Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется по согласованию сторон, в договоре поставки. Транспортные издержки относятся к издержкам обращения.
В зависимости от договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателями. Бухгалтерия торгового предприятия должна контролировать полноту и своевременность оприходования товаров и правильность их оплаты. Контроль должен начинаться с момента оплаты товаров, а если товары поступают раньше с момента их фактического поступления. Сущность контроля заключается в сопоставлении двух показателей X- сумма, уплаченная поставщику за товары Y- стоимость по покупной цене товаров и тары, получаемой от поставщиков и оприходоваемой материально ответственным лицом.
Х определяется на основании документов, приложения к выписке банка из расчетного счета или отчета кассира, а Y на основании сопроводительных документов, приложенных к отчету материально ответственного лица. Это сопоставление может предусматривать пять ситуаций 1. Товары получены и полностью оплачены. 2. Переплата денег. 3. Недоплата денег. 4. Товары поступили, но не оплачены. 5. Товары оплачены, но не получены.
Если Х Y, то партия товаров оплачена и оприходована по одинаковой стоимости, то есть правильно. Если X Y, то разница между ними при X Y свидетельствует о переплате денег поставщику X Y свидетельствует о недоплате денег поставщику. Необходимо выяснить причины этих расхождений. Ими могут быть доставка товаров в большем или меньшем количестве по сравнению с количеством, указанным в документах поставщика, неполное оприходование товаров, ошибки в ценах, таксировке и т.д. Если есть X, а нет Y, то это значит, что деньги поставщику перечислены, но товары еще не оприходованы.
Обратная ситуация означает, что товары оприходованы, но не оплачены. Сопоставление X и Y осуществляется по каждой партии поступающих товаров в отдельности. На практике в условиях ручного ведения учета применяются в основном два способа бухгалтерского контроля над полнотой и своевременностью оприходования товаров, а также за правильностью их оплаты 1 способ - ведение позиционного учетного регистра по счету 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками . 2 способ - безрегистрационный. Например, магазин Нефтяник. В этот магазин товары завозят по договорам, которые заключаются между покупателем и производителем.
Такие товары, как молоко, хлебобулочные изделия завозятся один раз в день, так как это скоропортящиеся продукты. Поставка производится из города Туймазы, поселка Серафимовский. Остальные продукты завозятся по мере реализации. Магазин Нефтяник и Спирт завод г. Белебей заключили хозяйственный договор на поставку водки. В нем указаны все необходимые реквизиты, оговаривается вид товара, коммерческие условия поставки и т.д. Расходы за транспорт и все виды доставок магазин Нефтяник берет на себя. 5.