Источники информации. Менеджмент компании получает информацию о деятельности своих торговых работников несколькими способами.
Основной источник это торговые отчеты. Дополнительная информация поступает из личных наблюдений, писем и жалоб потребителей, различных обзоров мнений покупателей и бесед с торговыми представителями. Торговые отчеты разделяются на планы деятельности и отчеты о результатах деятельности.
Пример первого план работы торгового работника, который заполняется на неделю или месяц вперед. План описывает предполагаемые контакты с потребителями и маршруты деловых поездок. Необходимость разработки такого плана заставляет торговый персонал планировать свою деятельность, предоставляет руководству информацию о местонахождении сотрудников отдела сбыта и является основой сравнения прогнозируемых и достигнутых результатов.
Нередко оценивается и способность торговых представителей планировать деятельность и работать в соответствии с поставленными целями. Многие компании требуют от торговых представителей разработки ежегодных территориальных планов маркетинга, в которых они детализируют программы по расширению базы клиентов и увеличению оборота по уже заключенным договорам. Торговые менеджеры изучают эти отчеты, оценивают их и используют при определении торговых квот. Торговые представители заносят результаты работы в отчеты о контактах, которые информируют вышестоящих менеджеров о деятельности сотрудников, отражают состояние работы с конкретными клиентами и содержат полезные для будущих контактов сведения.
Торговые представители также составляют отчеты о расходах, новых клиентах, потерянных клиентах, деловых и экономических условиях в регионе. Эти отчеты служат источником определения ключевых показателей сбытовой деятельности, которым относятся 1 среднее число деловых контактов в день на одного торгового работника, 2 среднее время контакта, 3 средняя прибыль по одному контакту, 4 средние затраты на контакт, 5 затраты на завоевание расположения клиентов, 6 доля продаж на сотню деловых контактов, 7 число новых клиентов за период, 8 число потерянных клиентов за период, 9 затраты на торговый персонал по отношению к объему продаж. Данные показатели позволяют получить ответы на несколько важных вопросов установили ли торговые представители достаточное число контактов с потребителями На слишком ли много времени уходит на осуществление одного контакта Не слишком ли велики затраты на установление хороших отношений с клиентами Достаточное ли число сделок заключается по результатам ста контактов Находят ли торговые представители новых клиентов и удается ли им удерживать уже существующих 6.2.