Подготовка спонсорского пакета и работа с потенциальным спонсором

Подготовка спонсорского пакета и работа с потенциальным спонсором. Во-первых, при выборе компании-спонсора нужно очертить реальный круг претендентов.

Для этого необходимо понять цели и задачи компании-спонсора, познакомиться с ее рекламной кампанией, составить спонсорское предложение, отражающее рекламные предпочтения этой компании. Здесь важно понять, на что можно <зацепить> спонсора, то есть ответить на вопрос, как наша акция будет способствовать решению его задач.

Очень важен первоначальный контакт с представителем спонсора. Спонсорские предложения следует высылать по уже наработанному контакту, когда специалист по спонсорингу хотя бы один раз беседовал с представителем компании-спонсора, и обе стороны имеют какое-то представление друг о друге. Автор ратует за целенаправленную рассылку спонсорских предложений. Второй контакт - встреча, на которую можно взять с собой спонсорское предложение и заранее подготовленные ответы на вопросы, которые могут возникнуть в процессе обсуждения.

Ответы должны быть честными и демонстрировать, с одной стороны, гибкую политику по отношению к потенциальному спонсору, а с другой твердую собственную позицию. На переговорах с потенциальным спонсором нельзя выкладывать сразу все козыри уже в начале разговора. Как показывает практика, решение принимается в конце, а не в начале переговоров, и пара-тройка веских аргументов пригодится вам в финале. Впрочем, искусство ведения переговоров - это уже другая тема. Итак, после продуктивных переговоров, вам удалось убедить компанию-спонсора в необходимости данного проекта и подписать контракт.

Теперь специалист по спонсорингу должен встретиться с PR-отделом компании-спонсора и обсудить участие последнего в этом мероприятии. Не побоюсь повториться, что это в первую очередь определение целей и задач, которые предстоит решить. Как ни странно, в практике российского бизнеса, из-за отсутствия системного подхода к спонсорству, такие встречи случаются очень редко.

Как правило, все отдается на откуп вам как специалисту по спонсорингу, и руководитель компании-спонсора считает, что, если он заплатил деньги, то все остальное - это головная боль не его компании и не компании, которая проводит эту акцию. Это ошибочное представление, так как только путем совместной скоординированной работы можно добиться положительного эффекта от реализации спонсорского проекта, если, конечно, компания-спонсор действительно ставит перед собой такую задачу.

На этапе реализации специалист по спонсорингу обязан строго контролировать исполнение всех пунктов, оговоренных в контракте, спонсорских пакетах, чтобы по ходу дела и не было никаких нарушений, а при его завершении не возникало взаимных обвинений. Ведь спонсор должен захотеть продолжить сотрудничество и в дальнейшем. Всегда считалось, что среди видов спорта наиболее эффективными по рекламной отдаче в России будут игровые виды спорта, прежде всего футбол.

Но практика показала, что при правильном подходе к спонсорству, при правильно выстроенной политике можно добиться хорошего эффекта в совершенно противоположных областях спорта, например, технических видах, которые сегодня переживают некий подъем. 7. Разработка спонсорского пакета Для того, чтобы привести пример разработки спонсорского пакета нужно задать исходные данные, итак: Объект спонсорства – футбольный матч ф/к «Зенит» (СПб) с ф/к «Спартак» (Москва) в ежегодном турнире чемпионата России.

Бюджет мероприятия, условно – 100 тыс. долларов США. Рекламные и PR-возможности: &#61607; размещение логотипа на бортах футбольного поля; &#61607; размещение логотипа на табло; &#61607; объявления диктора матча по ретранслятору на стадионе; & #61607; размещение логотипа на площадке для проведения пресс-конференции; &#61607; показ логотипа по ТВ во время трансляции матча; &#61607; размещение логотипа и краткой информации о спонсоре на сайте организаторов интернете; &#61607; логотип на мяче; &#61607; логотип на сувенирах, посвящённых этому мероприятию или раздача сувениров, предоставленных спонсором; &#61607; участие представителя спонсора в пресс-конференции.

Далее следует расчёт стоимости приведённых выше пунктов для организаторов. Исходя из того, что услуги печати и телевизионного вещания стоят по-разному, а организовать вещание на стадионе, размещение логотипа на табло стадиона и организовать участие представителя компании-спонсора можно своими силами, мы и будем разрабатывать стоимость услуг спонсорского пакета.

Но в разработке спонсорского пакета также учитывается масштабность и качество рекламы спонсора в зависимости от его спонсора. В соответствии с этим главная часть спонсорского пакета будет выглядеть так, как описано в таблице 1. Таблица 1. Спонсорский пакет: статус спонсора. Статус, стоимость пакета Позиция Тип Место размещения, размер, описание Количество, тираж Время размещения Генеральный спонсор, $70 000 Наружная реклама Борты футбольного поля Размещение логотипа 4 борта, до 90 шт. 1 день Электронное табло 1 логотип 90-95 минут Интернет Сайт организаторов матча Размещение логотипа и краткой информации (до 200 символов) на банерах 3 банера, 3 логотипа 10 дней до матча, в день матча Телевидение Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора 1 раз 1 день Упоминание в рекламном ролике организаторов 1 раз Размещение логотипа, произнесение названия спонсора 14 раз 7 дней до матча Показ счета во время трансляции матча Размещение логотипа 8-10 раз 1 день Пресс-конференция Оформление площадки Размещение логотипа 20 шт. на стене 1 день Участие 1-го представителя спонсора Представление спонсора, речь спонсора, упоминание спонсора - в течение 3 часов Сувенирная продукция Для участников пресс-конференции (с пометкой «Генеральный спонсор») Флажки 20 шт. - Ручки 200 шт. Пакеты бумажные 100 шт. Шарфы 100 шт. Блокноты 200 шт. Брелоки 200 шт. Для продажи зрителям матча (с пометкой «Генеральный спонсор») Ручки 2 000 шт. - Брелоки 2 000 шт. Шарфы 1 000 шт. Предоставление своей сувенирной продукции спонсором для участников конференции Любые наименования До 1 000 шт. - Специальная позиция Футбольный мяч Размещение логотипа 10 шт. - Официальный спонсор, $50 000 Наружная реклама Борты футбольного поля Размещение логотипа 4 борта, до 40 шт. 1 день Интернет Сайт организаторов матча Размещение логотипа и краткой информации (до 200 символов) на банерах 2 банера, 2 логотипа 10 дней до матча, в день матча Телевидение Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора 1 раз 1 день Упоминание в рекламном ролике организаторов 1 раз Размещение логотипа, произнесение названия спонсора 14 раз 7 дней до матча Пресс-конференция Оформление площадки Размещение логотипа 20 шт. на стене 1 день Сувенирная продукция Для участников пресс-конференции (с пометкой «Официальный спонсор») Флажки 20 шт. - Ручки 200 шт. Пакеты бумажные 100 шт. Шарфы 100 шт. Блокноты 200 шт. Брелоки 200 шт. Для продажи зрителям матча (с пометкой «Официальный спонсор») Ручки 2 000 шт. - Брелоки 2 000 шт. Шарфы 1 000 шт. Спонсор, $35 000 Интернет Сайт организаторов матча Размещение логотипа и краткой информации (до 200 символов) на банерах 1 банера, 1 логотип 10 дней до матча, в день матча Телевидение Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора Рекламный ролик (до 15 секунд) спонсора 1 раз 1 день Упоминание в рекламном ролике организаторов 1 раз Размещение логотипа 14 раз 7 дней до матча Сувенирная продукция Для участников пресс-конференции Флажки 20 шт. - Ручки 200 шт. Пакеты бумажные 100 шт. Шарфы 100 шт. Блокноты 200 шт. Брелоки 200 шт. Информационный спонсор Пресс-конференция Оформление площадки Баннер спонсора в месте проведения пресс-конференции 1 шт. (размером не более 2мх4м) 1 день Размещение логотипа 20 шт. на стене 1 день Интернет Сайт организаторов матча Размещение логотипа и краткой информации (до 200 символов) на банерах 1 банера, 1 логотип 10 дней до матча, в день матча Из полученной таблицы (Таблица 1) видно, как меняется количество и качество предоставления услуг по рекламе и PR в зависимости от статуса спонсора.

Но нужно учитывать, что это базовый пакет, а как мы уже выяснили ранее, он может изменяться в зависимости от пожеланий потенциального спонсора.

Например, спонсор может иметь одновременно статус и генерального, и информационного. 1. Цели привлечения спонсоров (денежные средства, оборудование и материалы, информационная поддержка, специалисты и т.д.) 2. Целевая аудитория, на которую будет ориентировано мероприятие. Непосредственные участники, гости, посетители/зрители мероприятия.

Освещение в СМИ - население. 3. Определение минимальной суммы, на которую должны быть привлечены спонсоры. 4. Определение формата мероприятия, на которое привлекаются спонсоры. 5. Расчет собственно затрат на мероприятие (планируемых), которые должны быть окуплены спонсорскими взносами. 6. Оформление площадки для мероприятия (щиты под рекламу, возможности размещения наружной и иной рекламы, логотипов спонсоров и пр.). 7. Предыдущий опыт проведения подобных мероприятий и привлечения спонсоров. 8. Планируемая рекламная кампания мероприятия (ТВ, радио, газеты, наружная реклама, буклеты, плакаты и т.д.) Необходимо провести спонсорский проект по всем этапам и получить позитивный результат.

Не менее важно преподнести этот результат компании-спонсору, так чтобы продемонстрировать, насколько эффективно были вложены ее деньги.

Важно не только реализовать сам проект, правильно потратить деньги, не пустив их на ветер, достичь хороших результатов, но и правильно подать отчетный материал спонсору.

Если все это есть и вы готовите грамотный отчет – считайте, что на следующий год новый контракт – тоже ваш. Очень важно для специалиста по спонсорингу во время работы с потенциальным спонсором учитывать его взгляды и ориентироваться на его целевую аудиторию.

Для этого можно воспользоваться данными исследований по целевой аудитории спонсируемого проекта, мероприятия и сопоставить с целевой аудиторией потенциального спонсора и предоставить ему в спонсорском пакете в виде графика, как приложение.

Это желательно сделать для того, чтоб дополнительно мотивировать будущего спонсора.

Допустим, в компанию N по производству лечебной косметики для беременных женщин и маленьких детей поступило предложение от владельцев женского интернет-форума посвященного беременности и родам www.baby.forum.ru стать генеральным спонсором форума. Что нужно сделать фандрайзеру форума, чтобы привлечь спонсора и выделиться среди множества таких же интернет-ресурсов, также нуждающихся в поддержке спонсора? Специалист по спонсорингу поступает следующим образом, он предоставляет данные статистики о посещении форума, а т.к. это электронный ресурс, сделать это не составляет труда, целевая аудитория более чем очевидна.

Специалист по спонсорингу проводит презентацию, где в электронном виде приводит данные статистики и данные исследований, подтверждающие узкую направленность проекта на ту же целевую аудиторию, на которую рассчитана продукция и деятельность компании N. На диаграмме 1 и диаграмме 2 наглядно приведены указанные выше данные (условно). Диаграмма 1. Данные о целевой аудитории форума www.baby.forum.ru. Сведения о посетителях форума в отношении беременности и наличии детей Диаграмма 2. Данные о целевой аудитории форума www.baby.forum.ru. Сведения о покупателях продукции компании N в отношении беременности и наличии детей По вышеприведённым диаграммам видно, что целевые аудитории совпадают.

И этим может оперировать специалист по спонсорингу в переговорах с потенциальным спонсором, и это будет являться главным его козырем.

Этот метод называется методом прямой идентификации с целевой аудиторией компании-спонсора.

Итак, нам известно как составляются главные и дополнительные компоненты спонсорского пакета, какие и методы используются при этом.