Организация взаимоотношений участников рекламного процесса

Организация взаимоотношений участников рекламного процесса. В условиях рынка большинство фирм и организаций решает вопрос: создавать свою рекламную службу или воспользоваться услугами рекламных агентств.

Организация собственной рекламной службы зависит от предполагаемых объемов работ, направлений и сумм, выделенных на рекламные цели. При этом следует отметить, что даже при наличии рекламной службы на фирме невозможно обой­тись без услуг рекламных агентств.

Это обусловлено тем, что работы, связанные с рекламой, часто требуют специального опыта или видов оборудования, например, изготовление радио- и телероликов, вывесок и т. д. Опыт показывает, что рекламные агентства позволяют рекламода­телям экономить время и средства. Однако надо помнить, что не все агентства в полной мере отвечают за эффективность предлагаемых ими видов и средств рекламы. В этой связи каждая фирма, каждое предприятие или организация обязаны иметь структурное специальное подразделение, занимающееся рекламой.

Организационная структура рекламной службы фирмы зависит от ее размера, наличия ресур­сов, сферы деятельности, специфических черт целевого рынка и характеристики производимых товаров, места и роли рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии фирмы, степени вовлечения администрации фирмы в осуществление рекламной деятельности. При этом следует помнить, что рек­ламная служба является составной частью маркетинговой службы фирмы.

Внутренняя структура рекламной службы характеризуется значительным многообразием. В мелких фирмах она может быть представлена одним сотрудником отдела маркетинга, отвечающим за рекламу. В более крупных фирмах в структуре выделяется специализированное структурное подразделение. Специалисты в области рекламы обязаны постоянно курировать вопросы рекламы на фирме, четко представлять цели и задачи намечаемой рекламы, профессионально работать с рекламными агентствами.

В рекламном процессе участвуют следующие типы субъектов: рекламодатели, рекламные агентства, средства массовой информации и вспомогательные, которые помогают рекламодателям и рекламным агентствам в подготовке рекламных материалов. Главная роль в организации рекламного процесса принадлежит двум первым и основным участникам: рекламодателям и рекламным агентствам. Наиболее правильной при установлении взаимоотношений между участниками рекламного процесса является договорная форма.

Прежде чем рекламодатель решит заключить договор с рекламным агентством, ему необходимо правильно выбрать такое агентство. Специали­сты в области рекламы считают, что крупные агентства притягивают крупных клиентов, а для небольших фирм больше подходят обычные рекламные агентства. Выбирая для постоянного сотрудничества рекламное агентство, четко выясните для себя: 1. Когда основано агентство? Является ли оно частью какой-либо группы? 2. Сколько в нем директоров? 3. Являются ли они дипломированными специалистами, сдавав­шими соответствующие экзамены? Когда и где они получили свои дипломы? 4. Сколько в агентстве служащих и каковы их обязанности? 5. Кто нынешний заказчик агентства? 6. Есть ли у этих заказчиков товары или услуги, прямо или кос­венно конкурирующие с вашими? 7. Имел ли кто-нибудь из руководителей агентства в недавнем прошлом опыт работы на вашем рынке? 8. Если да, с какими марочными товарами или с какими фирмами? 9. Можно ли познакомиться с образцами продукции агентства? 10. Согласно ли агентство подготовить - без всяких обязательств с вашей стороны - отчет с рекомендациями общего порядка? Потре­бует ли агентство оплатить эту работу? 11. Какие услуги предлагает агентство? Какие из этих услуг ока­зывают клиенту штатные сотрудники? 12. Есть ли в агентстве отдел маркетинга? 13. Предоставит ли агентство экземпляр общих условий выполне­ния заказов, включая пояснения относительно методики расчета цен? 14. Предоставит ли агентство адреса, скажем, трех клиентов, у ко­торых можно было бы получить отзывы о нем? 15. Можете ли вы посетить агентство, чтобы познакомиться с его сотрудниками и текущей работой? Главное, постарайтесь уловить атмосферу агентства, протекает ли в нем целенаправленная деятельность, похожи ли его сотрудники на профессионалов по манере держаться и действовать, присутствует ли в нем творческое начало.

При выборе агентства необходимо обратить особое внимание на время создания агентства, наличие специалистов, уровень специали­зации, процентные ставки за услуги. Время создания агентства позволяет определить его деятельность на рынке услуг.

При этом следует обратить внимание на перечень фирм, с которыми агентство работало, а также на примеры той или иной работы, выполненной ранее.

Наличие специалистов по интересующему рекламодателя направ­лению позволяет сделать выводы, что конкретной рекламой занима­ются не случайные люди, а профессионалы.

Уровень специализации агентства показывает, что агентство целе­направленно занимается интересующим рекламодателя направлением.

Процентные ставки за предоставленные услуги могут сильно коле­баться в зависимости от агентства. Однако следует помнить, что низ­кие расценки - это важный, но не основной критерий выбора, так как хорошая работа всегда стоит дорого. Взаимодействие рекламодателей и рекламных агентов может стро­иться по трем основным направлениям: • рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать; • рекламодатель совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное агентство по его поручению; • рекламодатель проводит совместную работу, находя общие ре­шения.

В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет право снять с себя ответственность за неудачную рекламу, учитывая, что оно выступало техническим исполнителем «чужих» идей. Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное агентство не всегда может составить и осуществить грамотную рекламную программу без участия рекламодателя и учета его знаний в области рекламируемого товара.

Третий вариант наиболее приемлем, так как он позволяет ис­пользовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рек­ламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров. Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо за­ключать договор.

Договор регулирует права и обязанности сторон в процессе разра­ботки, подготовки и распространения рекламы. Договор между рек­ламодателем и рекламным агентством должен содержать: • виды услуг, оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной программы; • перечень предметов рекламы и их характеристику; • общий срок действия договора; • общую сумму договора; • порядок и сроки представления исходных данных, образцов предметов рекламы и их возврата; • порядок и сроки представления на согласование рекламной программы; • порядок и сроки согласования плана рекламных мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев; • порядок и сроки представления отчетов о проведении рекламных мероприятий; • условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договоров; • другие условия, которые рекламодатель и рекламное агентство считают необходимым предусмотреть в договоре; • платежные и почтовые реквизиты участников договора.

Каждый рекламодатель при исполнении договорных условий обязан соблюдать следующие правила: 1. К рекламному агентству в работе относиться как к партнеру. 2. Выполнять свои обязательства точно и в срок. 3. Не менять свои решения внезапно.

Работа с рекламными агентствами порождает необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые обращаются к рекламодателю после рек­ламных объявлений со своими встречными предложениями.

Правиль­ное использование таких предложений позволяет быстро и без допол­нительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэ­кономить массу времени на поиск соответствующих услуг. В договоре между рекламным агентством и субъектом распростра­нения рекламы следует предусматривать: - услуги, оказываемые субъектом распространения рекламы, вклю­чая производство средств рекламы; - общий объем газетной (журнальной) площади или времени веща­ния, выделяемый для передачи рекламных сообщений; - перечень предметов и средств рекламы; - порядок и сроки изготовления и тиражирования средств рекламы; - порядок и сроки утверждения готовой рекламной продукции; - порядок и сроки распространения, и календарный план передачи сообщений; - порядок и сроки представления отчетов о распространении рекла­мы; - сроки возврата рекламных средств; - общий срок действия договора; - общую сумму договора; - порядок и сроки расчетов; - условия имущественной ответственности сторон за нарушение по­рядка и сроков исполнения договора; - другие условия, которые стороны признают необходимым преду­смотреть в договоре; - платежные и почтовые реквизиты сторон.

Договоры могут заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами.

Заключение договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования това­ров, которые выработаны отечественной и зарубежной прак­тикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятель­ность в нашей стране.

При установлении взаимоотношений с агентством рекламодателю необходимо стремиться стать желаемым клиентом.

Для достижения этой цели следует руководствоваться следующими правилами. Ищите новую идею, чтобы в ней нашлось место вашему товару и фирме. Рекламный текст должен отражать положение вашего товара на рынке и ни в коей мере не уводить от реальности. Для того, чтобы результаты переговоров были плодотворными, планируйте встречу заранее: ее стратегию, основные моменты, доводы « за» и « против». Будьте честным - говорите своему рекламному агентству только правду, и вам ответят тем же. Восторгайтесь, если предложенный агентством текст вам нравится.

Откровенно скажите, почему вам не нравится предложенный агентством текст. Приведите доводы. Реагируйте соответствующим образом на шутку, остроумный ход в рекламном тексте. Оцените юмор, даже если текст вам не подходит. Умейте настоять на своем. Если вы не уверены, что текст вам подходит, подумайте, не торопитесь с ответом. Поделитесь своими мыслями о положении вашего товара на рынке с сотрудниками агентства, непосредственно занятыми созданием вашего текста.

Дайте рекламному агентству почувствовать - вы лидер и способ­ны оценить, что удалось в тексте, что не получилось. Дайте агентству шанс поработать над недостатками, исправить их. Покажите агентству, что вы ему полностью доверяете, и вам нужен не просто отличный рекламный текст, а нечто большее. Скажите о своих целях, чего вы ожидаете от рекламной кампании.

При неудаче не вините все агентство, попросите других сотрудни­ков заняться вами. Помните, агентство должно быть заинтересовано в сотрудничестве с вами. Прибыль клиента - прибыль агентства. Избегайте изолированности. Чаще выходите за рамки устоявшихся отношений, привычной жизни. Заботьтесь о том, чтобы быть достойным клиентом, но не легким клиентом. Прежде чем начать рекламную кампанию, постарайтесь вовлечь персонал агентства в дискуссию по поводу вашего видения проблемы. Многие вопросы будут сняты вовремя.

Глава 2.