Понятие и виды конференций. Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.
Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.
Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.
Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции.
Существуют также другие виды конференций. Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются: проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений; особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию; политика государства в отношении определенных отраслей; практика работы лучших компаний отрасли и т.п. отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи. процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.
Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности: бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов, оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора организация питания техническое обеспечение конференции разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия подготовка и печать пресс-китов фотосъемка и видеосъемка развлекательная программа Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс- конференциями.
Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио. Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.
Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом. В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков.
Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.
Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников.
Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.
Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки.
В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.
Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию. 2 Организация и проведение конференций 2.1