Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта. Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки.
Т. о подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана.
Организационный план - эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки. Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки). Организационный план выставочного проекта Организационный план выставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 3 этапа: 1. подготовительный этап 2. «запуск» выставки «финишная прямая» - проведение выставки 3. подведение итогов выставки Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения. Подготовительный этап Организационные мероприятия Разработка концепции выставочного проекта - Документальное обеспечение - Концепция выставочного проекта При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы: - готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта - наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки - наличие аналогичных выставочных проектов 3. Ограниченной Ответственностью, с Уставом, глава ООО - Генеральный директор. Данное юридическое образование позволяет заниматься ярмарочно-выставочной деятельностью.
Необходимые документы - заявка на участие в выставке, договор с экспонентом на предоставление основных и дополнительных услуг, договор с компанией-застройщиком, договор с выставочным комплексом и т.д. Концепция выставочного проекта После консультаций со специалистами в данной области (представителями государственных, профессиональных, общественных объединений), удаленного исследования конкурентных выставок были сделаны следующие выводы.
На данный момент выставки подобной тематики в Санкт-Петербурге и северо-западном регионе не проводились и не проводятся. Существует 3 выставки в Санкт-Петербурге в тематику которых входят бани и сауны.
Это наш дом и сад (проходит в конце марта), загородное домостроение (конец апреля), Сантехника (конец апреля). Поэтому считаем эту нишу в данном регионе не занятой.
Ближайшие (территориально) выставки данной тематики проводятся в Москве - Баня (конец октября), Interbass (конец марта), Wellness & SPA. Бассейны и Сауны (конец апреля), SPA EXPO (начало декабря). Таким образом, проведение выставки целесообразно и необходимо для развития рассматриваемой сферы бизнеса в северо-западном регионе.
Для первого раза проведения выставки имеет смысл арендовать не очень большую и, следовательно, дорогую площадку. Исходя из этих всех факторов выбираем время проведения выставки - начало февраля, для того чтобы не пересекаться со схожими по тематике выставками. Место проведения - ЦВЗ Манеж, Санкт-Петербург, Исаакиевская площадь, 1. Это удобная небольшая площадка, стоимость аренды - около 10 000 - 15 000 евро в день, в зависимости от предоставляемых услуг со стороны выставочного комплекса.
План 1-го этажа, 1900 кв. м. План 2-го этажа, 1600 кв. м. Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной». В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.
Название выставочного проекта - Bath аnd SPA House. Тематика выставки - Бани - Сауны - Банные печи: дровяные и электрические печи-каменки - Гидромассажные, паровые и пародушевые кабины - Сантехника - банные аксессуары - оборудование и комплектующие для строительства и оснащения бань и саун - оборудование, комплектующие и аксессуары для саун - установка и подключение саун и бань - оборудование и принадлежности для фитнес wellness- и СПА-центров, СПА-гостиниц и клиник, в т.ч. - мебель и аксессуары, установка и подключение СПА комплексов - аксессуары для СПА и саун План выставки Дополнительные мероприятия рекламное обеспечение инфраструктурное обеспечение Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.