Выставочные мероприятия в маркетинге. Характеристика выставочных мероприятий Выставочные мероприятия занимают особое место в арсенале средств современного маркетинга.
Они предоставляют предприятию очень широкие возможности одновременного распространения и получения широкого спектра экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной её стоимости. Выставочные мероприятия являются своего рода зеркалом развития отрасли, биржей информации, термометром цен, средством прогнозирования конъюнктурных изменений, а также социальным явлением с экономическим, политическим и социальным подтекстом.
Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным и мощным средством формирования маркетинговых коммуникаций предприятий. Давно уже став самостоятельным направлением коммуникационной деятельности, участие в выставках и ярмарках представляет собой сложный единый комплекс приёмов и средств таких основных элементов комплекса маркетинговых коммуникаций, как реклама (печатная, щиты, выставки и т. д.), пропаганда, личная продажа (работа стендистов), стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т. п.) Значение выставочных мероприятий для предприятия можно сравнить с функцией барометра для метеоролога: его одного недостаточно для прогноза погоды, но и без него сделать это не предоставляется возможным. Так и с помощью выставочных мероприятий невозможно решить все проблемы фирмы, но они являются незаменимым средством маркетинговых коммуникаций, которым предприятие не должно пренебрегать.
В настоящее время термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова - синонимы.
Схожие черты (адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах и т. д.), приобретённые ими в ходе эволюции, позволяют говорить о своеобразной конвергенции. В то же время необходимо отметить остающиеся различия, в основном организационного плана, что отражено в следующих мероприятиях. Так, Международное бюро выставок определяет выставку, как «показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив»./2/ Ярмарка, по определению Союза международных ярмарок, «представляет собой экономическую выставку образцов, которая, в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, действующий в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах»./3/ Выставочные мероприятия можно классифицировать по ряду признаков: цели проведения - торговые, информационно- ознакомительные выставочные мероприятия; частота проведения - периодические, ежегодные, сезонные выставочные мероприятия; характер предложения экспонатов - универсальные, многоотраслевые, отраслевые, специализированные выставочные мероприятия; состав участников - региональные, межрегиональные, национальные, международные выставочные мероприятия./4/ Классификация выставочных мероприятий дана только лишь для их лучшего обзора и доказывает, что речь здесь не идёт об однородной структуре.
Каждая выставка, хотя она и может быть причислена к тому или иному виду, в конечном счёте обладает своей индивидуальностью и характерными чертами, которые со временем могут видоизменяться. 1.2 Процесс участия фирм в работе выставки Для того, чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, фирма должна с особой тщательностью планировать своё участие и работу в выставочных мероприятиях.
Процесс участия фирмы в работе выставок можно условно подразделить на ряд взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов. 1. Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях уже само по себе свидетельствует о достижении фирмой определённого уровня в своей сфере деятельности.
Это связано прежде всего с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Она вряд ли поможет фирме, предлагающей устаревшие продукты невысокого качества.
В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое предприятие. 2. Выставочная деятельность должна быть чётко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей предприятия.
В качестве таковых могут быть: представление фирмы и её продуктов; изучение рынков сбыта; поиск новых рынков; расширение числа клиентов; внедрение нового продукта на рынок; определение возможного спроса на новый продукт; поиск новых деловых партнёров; изучение предложения конкурентов; позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов; формирование благоприятного имиджа фирмы; непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов./1/ 3. Для достижения указанных и других возможных целей определяющим является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма. Сделать же этот выбор достаточно непросто, хотя бы потому, что ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий.
Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей предприятия следующих аспектов: время и место проведения выставки и авторитет выставки; численный и качественный состав участников и посетителей; уровень деловой активности (количество и общий объём заключённых контрактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных; возможность предоставления выставочных площадей и услуг; условия участия в выставке; разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы; окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей./1/ 4. После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно-организационный период.
В первую очередь туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своём участии в ней путём подачи соответствующей заявки.
Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как: разработка концепции и объёма участия фирмы в работе выставки; составление перечня выставляемых продуктов; отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков); разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий; выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке; определение размеров необходимых выставочных площадей и объёма различных материальных и финансовых ресурсов; подбор и изготовление рекламных и информационных материалов; разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда); заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказ на необходимое оборудование и услуги./1/ После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участие фирмы в выставке.
В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30 % всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.
Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит следующим образом. 5. После официального открытия выставки наступает самый напряжённый и ответственный этап - работа в ходе её функционирования.
Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.
Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель маркетингового отдела или фирмы. Обычно заранее (за день-два) становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.
Руководитель не должен в присутствии посетителей давать “ценные” указания стендистам недопустимо также проведение совещаний об улучшении работы на стенде в присутствии посетителей. Лучшее, что может сделать руководитель - это наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде.
Кроме того, руководитель фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. 6. После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на 2 группы: организационные и коммерческие./1/ При проведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который вёлся во время подготовки и работы выставки.
Такому анализу могут существенно помочь ответы на вопросы всех участвовавших в подготовке и проведении выставки: удачно ли было выбранное место для стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам? какие неудобства вы испытывали во время работы? что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования? без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись? /1/ Перечень таких вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д. Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объём заключённых контрактов; количество розданных рекламных информационных материалов и т. д. ). 2.