Инвентаризация кассы организации производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира производится внезапная инвентаризация кассы. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя организации. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.
Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационном комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе.
Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с материально ответственного лица - кассира организации.
Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходу - в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации.
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственных операций |
| 91/1 | Отражены излишки денежных средств в кассе, выявленные при инвентаризации (Акт инвентаризации наличных денежных средств) | |
| 50/1 | Отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации (Акт инвентаризации наличных денежных средств) | |
| 73/2 | Отнесена на виновное лицо недостача денежных средств (приказ руководителя, бухгалтерская справка) | |
| 73/2 | Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации (ПКО) |
Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также проводят учредители организации, и аудиторские организации. Систематическая проверка соблюдения организациями кассовой дисциплины возлагается на банки.