Документирование операций поступления готовой продукции осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлениями Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а, от 9 августа 1999 г. № 66.
К числу типовых форм первичных документов по учету готовой продукции относятся:
Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма № MX-18) - Применяется для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции (ценностей), а второй - принимающему складу (цеху, участку, бригаде) для оприходования продукции (ценностей).
Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).
Требование-накладная (форма № М-11) - Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-6) - Для ведения количественного учета движения и остатков готовой продукции материально ответственными лицами в местах хранения. Учет в журнале ведется по определенным наименованиям готовой продукции на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции.
Документы выписываются в двух экземплярах. Один экземпляр документа предназначен для сдатчика готовой продукции, другой остается на складе. Количественный учет ГП на складах ведется МОЛ в карточках складского учета. На складах с небольшой номенклатурой ГП допускается ведение книг сортового учета.
Отпуск готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществляется на основании накладной, в качестве которой может использоваться форма № ТОРГ-12 «Товарная накладная» или № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».
Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, а в отдельных случаях непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих особых условий транспортировки), является распоряжение руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком). Накладная (или иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписываться в количестве экземпляров, необходимом для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции.
Если готовая продукция вывозится автомобильным транспортом, может составляться товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).