Для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (далее - свободные денежные средства).
Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.
При расчетах с поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными денежными средствами в РФ между юридическими лицами по одной сделке, который установлен в размере 100 тыс. руб. (под сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора). Данный лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми расчеты модно проводить без ограничений.
Денежные средства могут поступать в кассу из следующих источников:
1. с банковских счетов;
2. от продажи продукции, работ, услуг;
3. возврат неиспользованных подотчетных сумм, излишне выданной зарплаты;
4. платежи за коммунальные услуги, страховые взносы и другие платежи от работников организации;
5. возмещение материального ущерба, алименты и другие поступления по исполнительным листам.
Любое из перечисленных поступлений оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), состоящий из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему. В дополнение к ПКО могут быть оформлены:
- на снятие денежных средств со счета в банке - чек;
- на оприходование неиспользованного аванса – авансовый отчет;
- на поступившую выручку – счета-фактуры, накладные, квитанции.
Выдача денежных средств из кассы производится по следующим направлениям:
1. на выдачу заработной платы и выплат социального характера (по листам временной нетрудоспособности, пенсий, пособий, стипендий и т.д.);
2. в подотчет на хозяйственные и организационные нужды и командировочные расходы;
3. на оплату обязательств перед третьими лицами в пределах установленных лимитов и др. операции.
Любая выплата из кассы оформляется расходным кассовым ордером (РКО), в дополнение к которому могут быть оформлены:
1. на выдачу зарплаты – платежная ведомость (1 РКО на общую сумму по ведомости);
2. на выдачу в подотчет – служебная записка, служебное задание, приказ;
3. погашение обязательств перед поставщиками – накладные или счета-фактуры с визой руководителя.
ПКО и РКО действуют только в течение дня их выписки. Выдача их на руки лицам, вносящим или получающим денежные средства из кассы запрещена. Все документы в момент совершения операции подписывает кассир.
Все ПКО и РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кассир учитывает все операции ежедневно в кассовой книге, кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией операции, подтвержденные первичными учетными документами. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на счете 50 «Касса». Счет балансовый, основно1, инвентарный, денежный, сальдовый, активный.
| Дт 50 Кт | |
| Сн – величина денежных средств и денежных документов в кассе на начало периода | |
| Об: Поступление денежных средств и денежных документов в кассу | Об: Выплата (выдача) денежных средств и денежных документов их кассы |
| Ск – величина денежных средств и денежных документов в кассе на конец периода |
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации» осуществляется учет денежных средств в кассе самой организации;
50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, в кассах отделений связи и т.п. Она открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости;
50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам;
50-4 «Касса в иностранной валюте» учитывается наличная иностранная валюта, выдаваемая на командировочные и представительские расходы.
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте. При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006.
Корреспонденция счетов
| Дт | Кт | Содержание хозяйственной операции |
| Поступление денежных средств в кассу (ПКО) | ||
| Поступили наличные денежные средства с расчетного счета в кассу | ||
| 58-3 | Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения ранее выданного займа | |
| Поступили в кассу организации наличные денежные средства от покупателей и заказчиков | ||
| 66, 67 | Получен наличными денежные средства заем | |
| Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения задолженности подотчетных лиц перед организацией | ||
| 73-1, 73-2 | Поступили в кассу организации наличные денежные средства от работников организации в счет погашения ранее предоставленного займа и в счет возмещения материального ущерба причиненного работником организации в результате хищения или недостач денежных средств, ценностей, брака и т.д. | |
| 75-1 | Поступили в кассу организации наличные денежные средства от учредителей организации в счет вклада в уставный капитал | |
| Поступили в кассу организации наличные денежные средства от разных дебиторов | ||
| 90-1 | При поступлении в кассу денежных средств признана выручка от продажи продукции | |
| 91-1 | Выявлены излишки денежных средств в кассе (акт инвентаризации наличных денежных средств) | |
| Выплата денежных средств из кассы (РКО) | ||
| Наличные денежные средства сданы из кассы организации в кассу банка и в тот же день зачислены на расчетный счет | ||
| Наличные денежные средства сданы из кассы организации инкассаторам для зачисления на расчетный счет (копия препроводительной ведомости к сумке в рублевой наличностью или квитанция кредитной организации о приеме наличных денежных средств) | ||
| 58-3 | Выдан заем наличными денежными средствами | |
| Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками | ||
| 66, 67 | Погашен заем и проценты по нему путем выдачи наличных денежных средств заимодавцу | |
| Выплачена из кассы сумма оплаты труда | ||
| Выданы подотчетным лицам суммы из кассы | ||
| 73-1 | Выданы займы работникам организации | |
| 75-2 | Выплачены суммы дивидендов доходов учредителям | |
| 76-4 | Выплачены суммы депонированной заработной платы | |
| Погашена задолженность перед кредиторами | ||
| Выявлены недостачи денежных средств в кассе (акт инвентаризации наличных денежных средств) |
Учет денежных документов
| Оплачены путевки (выписка с расчетного счета, платежное поручение) | ||
| 50-3 | Оприходованы путевки в кассу в сумме фактических затрат (товарная накладная, путевка, книга учета путевок в санатории и дома отдыха) | |
| 50-3 | Выданы путевки работникам (ведомость выдачи путевок, книга учета путевок в санатории и дома отдыха) | |
| Удержана из заработной платы часть стоимости путевки или вся стоимость (заявление работника, бухгалтерские справки) | ||
| Оплачена часть стоимости путевки путем внесения в кассу организации денежных средств (ПКО) | ||
| 91-2 | Списана часть стоимости путевки, финансируемая за счет средств организации (приказ руководителя, бухгалтерские справки) | |
| 50-3 | Поступили в кассу приобретенные подотчетным лицом денежные документы (авансовый отчет, журнал учета денежных документов) | |
| 50-3 | Поступили в кассу проездные документы, приобретенные по безналичному расчету (журнал учета денежных документов) | |
| 50-3 | Выданы проездные документы под отчет работникам организации (журнал учета денежных документов) | |
| 20, 44 | Списана стоимость проездных документов (авансовый отчет) |
При использовании журнально-ордерной формы учета движение операций по счету 50 отражают в журнале-ордере №1 и ведомости № 1.
При автоматизированной форме ведения учета регистрами аналитического учета являются карточка счета 50, анализ счета 50 по субконто. Регистрами синтетического учета являются журнал – ордер и ведомость по счету 50, анализ счета 50, обороты счета (главная книга).
В бухгалтерском балансе организации остаток наличных денежных средств отражается в активе по строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» II раздела «Оборотные активы».