Пунктом 9.24 Методических рекомендаций Роскомторга предусмотрено следующее: в связи с тем что товарные потери вследствие естественной убыли образуются в течение всего межинвентаризационного периода, включаться в расходы на продажу они должны не единовременно, а по месяцам этого периода. Поэтому ежемесячно следует списывать на расходы на продажу плановую сумму потерь путем начисления резерва на естественную убыль. Решение организации о создании резерва закрепляется в учетной политике предприятия.
Резерв начисляется в пределах действующих норм. Чтобы определить сумму, на которую следует создать резерв, можно, как советуют некоторые методологи, рассчитать средний процент товарных потерь по отношению к товарообороту прошлого периода и применять этот процент к товарообороту отчетного периода.
Начисление резерва ежемесячно отражается записью:
Дебет счета 44 "Издержки обращения",
Кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов".
Списание потерь товаров за счет резерва отражают проводками (в пределах норм естественной убыли):
Дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов",
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Если после проведения инвентаризации, суммы фактической недостачи товаров вследствие естественной убыли и начисленного резерва не совпадают, следует скорректировать сумму начисленного резерва.
Корректировка выглядит следующим образом: если сумма образованного резерва меньше фактической недостачи в пределах норм, то резерв доначисляют на сумму недостачи в покупных ценах проводкой:
Дебет счета 44 "Издержки обращения",
Кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов".
Если же сумма образованного резерва больше фактической недостачи в пределах норм, то излишне начисленный резерв сторнируют. При этом делают запись:
Дебет счета 44 "Издержки обращения",
Кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов" (сторно)