Проведение общего собрания должно проходить в соответствии с объявленной повесткой. Проведению общего собрания предшествует процедура регистрации собственников помещений, а также тех лиц, кто пришел на собрание по приглашению или собственной инициативе (например, члены семей собственников квартир).
На основании перечня всех собственников и принадлежащих им помещений с указанием площади производится расчет количества голосов присутствующих и определение кворума собрания (эти данные затем прилагаются к протоколу собрания).
Организационные моменты собрания не вызовут сложностей, если актив собственников помещений заранее продумал порядок его проведения и подготовил сценарий собрания.
Перед рассмотрением вопросов повестки собрания простым большинством голосов присутствующих на собрании избираются председатель и секретарь собрания, а также члены счетной комиссии.
Рассмотрение каждого вопроса повестки собрания обычно состоит из трех частей:
– выступление представителя инициативной группы (собственника помещения), с информацией по обсуждаемому вопросу и предложениями (или вариантами решений), а также, возможно, содоклады, выступления приглашенных лиц: представителей городского (районного) объединения ТСЖ, соседних товариществ собственников жилья, органов местного самоуправления, управляющей организации и др.;
– вопросы и выступления собственников помещений в доме;
– принятие решения (голосование, подсчет голосов и объявление результатов голосования).
Основной выступающий по вопросу повестки дня должен представить присутствующим информацию в исчерпывающем объеме, но в то же время не многословно и в форме, доступной для понимания.
В ходе собрания его председателю необходимо обеспечить свободное и деловое обсуждение всех вопросов повестки, то есть собственникам помещений, желающим выступить, необходимо предоставить такую возможность. При этом рекомендуется установить предельную продолжительность выступлений, чтобы большее количество человек могло принять участие в обсуждении без «затягивания» собрания. Решение о прекращении выступлений по вопросу повестки дня рекомендуется принимать с согласия большинства присутствующих на собрании.
Если присутствующие на собрании приглашенные лица могут предоставить недостающую информацию, необходимую при обсуждении вопроса, нужно предоставить им слово после выступления основного докладчика по соответствующему вопросу, в остальных случаях рекомендуется предоставлять им слово после того, как выступили собственники помещений.
Для принятия решения по каждому вопросу необходимо обеспечить точный подсчет голосов, поданных «за», «против» или «воздержался». Общее собрание может принять решение о письменном голосовании по наиболее важным вопросам повестки, поэтому организаторам собрания рекомендуется заранее позаботиться о необходимом количестве листов для голосования (бюллетеней). Если голосование было устным, по отдельным наиболее важным вопросам председатель собрания может попросить собственников помещений (членов товарищества) расписаться в общем листе голосования.
Рекомендуется после подсчета голосов в заключение еще раз повторить формулировку решения, принятого большинством голосов, каким именно количеством голосов данное решение принято и зафиксировать это в протоколе общего собрания.
В завершение собрания оформляется протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, с обоснованием правомочности собрания, освещением повестки дня и представлением результатов голосования по всем вопросам. В соответствии с требованиями части 1 статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации оформление протокола производится в порядке, установленным общим собранием собственников помещений. Такой порядок обычно принимается на первом собрании собственников помещений в многоквартирном доме. Порядок, как правило, устанавливает, что протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Примеры форм протоколов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, связанного с созданием товарищества собственников жилья, приведены в приложениях 3.1. и 3.3.