Документальное оформление движения товарно-материальных запасов

Документальное оформление движения товарно-материальных запасов. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов яв­ляются основой организации материального учета.

Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов (TM3). В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материа­лов в производстве при большом ассортименте ТМЗ на предприятиях разрабатывает­ся номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однород­ным признакам.

Каждому наименованию, сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение, номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению ТМЗ. Для сокращения номенклатуры ТМЗ и упрощения учета в отдельных случаях од­нородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый но­менклатурный номер.

Номенклатурные номера строятся по-разному, они могут быть из шести или девяти знаков и иметь следующую структуру: номер балансового счета, номер группы, номер подгруппы, порядковый номер материалов в подгруппе и т.д. Документальное оформление поступления товарно-материальных запасов. Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, на пристани, в аэропорту или непосредственно в своем складском помещении, где их принимает материально ответственное лицо. Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность.

Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному). К использованию на территории Республики Казахстан допущены следующие формы доверенностей — типовая межведомственная форма № М-2 с корешком, на котором делают записи о выдаче и использовании доверенности с соответствующими реквизитами; — типовая межведомственная форма № М-2а, которая предус­матривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного журнала учета выданных доверенностей (типовая межведомственная форма № М-3). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности.

Если доверенность выдастся работнику, с которым договор не за­ключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности.

Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается хозяйствующим субъектом.

Доверенность должна быть заполнена в соответствии с Методическими реко­мендациями о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности, утвержденными приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998г. № 46. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер, заверяют печа­тью. Выдача доверенности с незаполненными реквизитами и без образца подписи лица, на имя которого она выдана, не производится.

Перечень товаров, подлежащих получению со склада поставщика (отправителя) записывается на оборотной стороне доверенности.

Если ассортимент велик или же однороден по наименованиям, но с большим разнообразием цен, то запись может производиться в одну строчку с указанием общего количества и суммы.

Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получателя ТМЗ независимо от того, получены ли они по довереннос­ти полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче ТМЗ на склад.

Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в Журнале учета выданных доверенностей пли в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию.

По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют. Поставщиком (отправителем) при отпуске ТМЗ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная в трех экземплярах с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. По окончании отпуска ТМЗ доверенность сдают в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ТМЗ по доверенности. При достатке ТМЗ на склад покупателя автотранспорта поставщика матери­ально ответственное лицо покупателя (заведующий складом, кладовщик) принимают у экспедитора поставщика ТМЗ по количеству мест и массе брутто н сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной (форма приведена в Приложении), заполненной в двух экземплярах. В случае, если недостачи или других расхождений (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия ТМЗ с данными товарно-транспортной на­кладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее ТМЗ подтверж­дает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной.

Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего ТМЗ, а второй возвращается лицу, доставившему ТМЗ на склад покупателя, При выявлении расхождений между фактическими данными и отраженными в товарно-транспортной накладной или при наличии повреждений упаковки, проверя­ют каждое место, о чем должен быть составлен акт. В том случае, если повреждение упаковки может вызвать потерю в весе, ТМЗ следует принимать по массе нетто и количеству ТМЗ. В акте отражают данные о выявленных расхождениях и указывают ТМЗ, по которым установлены расхождения.

Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет". При доставке ТМЗ железнодорожным транспортом приемку ТМЗ проводят в месте разгрузки вагонов, контейнеров, цистерн или на складе железной дороги.

В первую очередь проверяют це­лостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, четкость оттисков печати организации, опломбировавшей вагон (контейнер, цистерну). В случае прибытия груза без сопроводительного документа поставщика, разгрузку ТМЗ оформляют актом, в котором указывается фактическое наличие ТМЗ и отпускная цена. Приемка ТМЗ на станции назначения, прибывших в исправном вагоне (контейне­ре, цистерне) с неповрежденными пломбами грузоотправителя, осуществляется по количеству мест и массе брутто, если ТМЗ упакованы в тару, а если они не упакова­ны, то по массе нетто и качеству.

Акт, составленный с соблюдением всех правил приемки ТМЗ, является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации.

После разгрузки транспортного средства (вагона, контейнера, цистерны) ТМЗ должны быть перемещены на склад покупателя или сданы на ответственное хранение на склад железной дороги. Аналогичные операции осуществляют при приемке ТМЗ, доставленных в место назначения автомобильным, водным, авиа- и гужевым транспортом.

Предприятия могут производить закуп товаров у населения. В этом случае материально ответственное лицо предприятия-покупателя, осуществляющее закуп, должно составить закупочный акт, указав в нем фамилию, инициалы, РНН, (регистрационный номер налогоплательщика) продавца, наименование и цену приобретенных ТМЗ, общую сумму покупки. В этом же акте необходимо указывать номер и срок действия патента (свидетельства), вид деятельности, на который выдан патент (свидетельство) или иного документа (квитанции, разового талона за право реализации на рынке). Документы для оприходования ТМЗ Основными документами, служащими основанием для оприходования ТМЗ являются: — счет-фактура, в котором указаны его порядковый номер и дата составления, наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя ТМЗ, номер свидетельства о постановке на учет по налогу ка добавленную стоимость, наименование (описание) поставляемых ТМЗ и их количество, стоимость ТМЗ без налога на добавленную стоимость, сумма акциза по подакцизным ТМЗ, ставка налога па добавленную стои­мость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость ТМЗ с учетом налога на добавленную стоимость и акциза; — товарно-транспортная накладная; — накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, при­нявшим товар, а именно: Приходный ордер.

Применяют для учета запасов, поступающих от поставщиков или из переработки.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответс­твенное лицо в день поступления запасов на склад.

Приходный ордер приведен ниже. Акт о приемке материалов. Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводитель­ных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, посту­пающих без документов. Акт о недостачах и потерях запасов в процессе заготовления, хранения, в производстве. Применяется в случае выявления потерь материаль­ных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым не установлены нормы естественной убыли.

Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли. Применяется при оформлении выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли. При их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит при­ложением к приходному ордеру при оформлении приемки запасов.

Акт о порче, бое, ломе, материалов (товаров). Применяется при учете запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с ма­териально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе. Документальное оформление отпуска товарно-материальных запасов Ма­териалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реали­зации как излишние и ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладо­вые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутс­твии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов считается расходом на производство.

Расход материалов оформляется лимитно-заборными картами, актами-требова­ниями на замену (дополнительный отпуск) материалов, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочными ведомостями, раскройными картами и др. Лимитно-заборная карта. Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего конт­роля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада.

Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала. Применя­ется для учета отпуска запасов сверх установленного лимита или при их замене; является основанием для списания запасов со склада. Выписывается в двух экземплярах; один экземпляр для получателя (цеха, участка), второй - для склада. Акты-требования в бухгалтерию сдают после выдачи всего количества требуемых запасов. Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Предназначена для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска хозяйс­твам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям.

При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего ценности. Акт об оприходовании материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений составляется при оприходовании материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования в производстве. 1.5. Учет товароматериальных запасов в 1 С бухгалтерии Учет товароматериальных запасов в 1 С бухгалтерии осуществляется по Типовому плану счетов, утвержденному стандартами бухгалтерского учета Республики Казахстан.

В типовой конфигурации 1С бухгалтерии реализован метод списания материально-производственных запасов (МПЗ) по средней себестоимости. Это означает, что документы, которыми оформляется передача (реализация) товаров, продукции и материалов при проведении рассчитывают среднюю себестоимость отгружаемых МПЗ. Средняя себестоимость рассчитывается как отношение общей учетной стоимости товара (продукции, материала, МБП) к общему количеству (по данным бухгалтерского учета). Расчет выполняется на момент времени, в который документ передачи МПЗ был записан.

Дату и время записи документа можно посмотреть в журнале документов “Общий” или в журнале операций. Для организации простого складского учета на корреспондентстких счетах, помимо аналитики по объектам учета (материалам, продукции, товарам), введен аналитический учет по местам хранения.

Этот разрез учета предназначен только для количественного учета МПЗ, то есть бухгалтерские записи не хранят информации о том, на какую сумму на том или ином складе хранится МПЗ. Таким образом, с одной стороны, обеспечен складской учет МПЗ в натуральном выражении, а с другой - гарантирована независимость рассчитываемой средней себестоимости для целей бухгалтерского учета от того, с какого именно склада отгружается МПЗ. Эту особенность организации учета МПЗ следует иметь учитывать при анализе сформированных стандартных отчетов конфигурации.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 “Материалы” со следующими параметрами: Счет: “10”; Вид субконто1: “Материалы” (Разворачивать); Вид субконто2: “Места хранения” (Разворачивать). В сформированном отчете сальдо на конец периода по каждому материалу выводится в количественном и суммовом выражении, а по каждому материалу в разрезе мест хранения - только в количественном.

Если вид субконто “Места хранения” указать в качестве первого вида субконто ("Вид субконто1"), то остатки по всем видам субконто остатки будут распечатаны только в количественном выражении. Из особенностей учета материальных запасов в 1 С бухгалтерии в соответствии с МСФО можно, прежде всего, отметить наличие специальных регистров, которые, с одной стороны, обеспечивают ведение партионного учета (необходимого при применении методов ФИФО или ЛИФО), а с другой стороны, в них хранятся дополнительные аналитические данные о запасах, в частности, ведется учет по характеристикам и сериям, а также по заказам, в связи с выполнением которых они приобретены.

По результатам переноса данных из казахстанского учета в этих регистрах должны быть записи по приходу товаров и материалов. Списание ценностей отражается одноименным документом ("Списание МПЗ (международный)"), который использует данные об операциях по списанию, отраженных в казахстанском бухгалтерском учете (наименовании, количестве, характеристиках и сериях номенклатуры, направлениях списания - счете учета затрат и аналитике по нему), и Таблицу соответствия счетов казахстанского бухгалтерского учета и международного учета.

Сумма, подлежащая списанию, определяется исходя из данных регистров учета запасов по МСФО. Расчет стоимости продукции и полуфабрикатов собственного изготовления осуществляется отдельно.