Для своєчасної підготовки вантажоодержувачів, фронтів вивантаження вантажу та його приймання, звільнення площ складів, підготовки вантажно-розвантажувальних механізмів та робочої сили залізниці за угодою з вантажоодержувачами організують інформаційне бюро для повідомлення про надходження вантажу. За інформацію передбачається плата у встановленому розмірі. У разі несвоєчасної інформації про надходження вантажу залізниця сплачує вантажоодержувачу штраф у встановлених розмірах.
Крім попередньої інформації про наближення вантажу передбачається повідомлення вантажоодержувачів про надходження вантажів у цей самий день не пізніше 12 год наступного дня. Якщо залізниця не повідомила вантажоодержувача про надходження вантажу, штраф за простій вагонів і плату за зберігання вантажів протягом простроченого залізницею часу до повідомлення про прибуття вантажу не стягують.
Одержавши повідомлення про прибуття вантажу на станцію, вантажоодержувач у товарній конторі оформляє його одержання. Він перевіряє правильність нарахування платежів за перевезення, вносить необхідні суми, розписується у дорожній відомості і одержує накладну й перепустку на вивезення вантажу з території станції.
Якщо вантаж надійшов у справному вагоні зі справними пломбами, а також без будь-яких слідів пошкодження чи втрати при перевезенні на відкритому рухомому составі чи у критих вагонах без пломб (коли це допускається правилами перевезень), то залізниця зобов'язана за вимогою вантажоодержувача переважити 10 % вагонів, що прибули за добу, або 10 % вагонів кожного виду вантажів, проте не менше двох вагонів. Якщо маса вантажу на станції відправлення була визначена розрахунковим шляхом (обміром або умовно), то при прибутті цих вантажів на станцію призначення у справному рухомому составі з непошкодженими пломбами і без будь-яких слідів втрати вантажу при його перевезенні на відкритому рухомому составі вантаж не зважують.
При одержанні тарно-пакувальних і штучних вантажів, маса яких на станції відправлення була визначена за стандартною масою чи за масою, зазначеною на вантажних місцях, вантаж також не переважують, а перевіряють лише пошкоджені вантажі.
Перевірка маси вантажів, які перевозяться навалом, у пунктах загального користування здійснюють на вимогу вантажоодержувача до початку вивантажування. У випадках, коли вагони з такими вантажами подаються під вивантажування на підйомні шляхи локомотивом залізниці, вантажовідправник може вимагати перевірки маси вантажу в момент приймання вагонів від залізниці.
Якщо вантажоодержувач приймає вантаж від станції без перевірки його маси, він на зворотному боці накладної робить відмітку про прибуття вантажу у справному вагоні зі справними пломбами (чи без слідів втрати при перевезенні вантажу у відкритих вагонах чи в критому вагоні без пломб) і видачі без переважування. Цю відмітку засвідчує начальник станції або завідуючий вантажним двором. Вантаж, що надійшов у несправному рухомому составі чи у вагоні з пошкодженими пломбами або із слідами пошкодження, псування, втрати тощо, перевіряється начальником станції або його заступником за участю вагаря та вантажоодержувача. Масу вантажу, як правило, визначають на вагах типу, який зазначений у накладній при відправленні вантажу. Якщо розходження у масі, визначеній при відправленні вантажу, порівняно з масою, встановленою при його одержанні, не перевищує 0,1 %, то маса вантажу вважається правильною.
За зважування вантажу на товарних вагах стягується плата у встановленому розмірі, крім випадків, коли при перевірці виявлено недостачу вантажу, що перевищує норми природного убутку, коли вантаж надійшов у несправному вагоні чи у вагоні з пошкодженими пломбами або коли є сліди втрати вантажу при перевезенні у відкритому рухомому составі чи у звичайних вагонах без пломб. Для встановлення втрат вантажу при перевезенні за масою і вартістю, причини його пошкодження тощо залізниця зі своєї ініціативи чи на вимогу вантажоодержувача може запросити експертів.
При видачі і контрольному зважуванні вантажу на станціях призначення враховують встановлені правилами норми природного убутку.
¨ ¨ ¨ ¨ ¨