Підприємства, організації, фізичні та юридичні особи, які бажають укласти договір оренди вантажних вагонів, направляють заявку до Укразалізниці, у якій вказують:
· кількість вагонів, їх рід;
· мету оренди та її термін;
· найменування вантажу, який підлягає перевезенню або зберіганню;
· станції та залізниці відправлення, призначення, найменування одержувача вантажу;
· наявність власних або орендованих колій для роботи з орендованими вагонами.
Заявки, які надходять в Укрзалізницю розглядаються і про прийняте рішення Генеральний директор або його заступник у десятиденний термін повідомляють начальника залізниці.
Вилучення вагонів з робочого парку для передачі у оренду і повернення їх до робочого парку оформляються актами форми ДУ-6. Акти підписуються керівником станції, вагонного депо, "орендарем" і завіряються печатками станції і орендаря.
При оформленні договору "орендар" направляє представника до залізниці (відділку залізниці), для укладання договору оренди вантажних вагонів.
На переданих у оренду вагонах "орендар" наносить з двох сторін трафарети:
¨ “Орендований” з зазначенням найменування підприємства-орендаря;
¨ термінове повернення на станцію ____ залізниці;
¨ термін оренди.
Контроль за виконанням орендних умов договору покладається на начальника станції.