MS Access– представляет пакет программ, посредством которого реализуется централизованная система управления базами данных (СУБД) и эффективный доступ пользователей к содержащимся в базах данным (БД). Современные БД характеризуются упорядоченной совокупностью, определённым образом организованных (по различным признакам) взаимосвязанных таблиц, с огромным объёмом хранящихся вместе данных. Задачей БД является: формирование, хранение, обновление, манипулирование и воспроизведение данных самого разнообразного назначения и структуры.
Современная технология работы с БД предусматривает автоматизированный доступ пользователей к ней с помощью специального программного инструментария – СУБД. СУБД основано на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели (или на комбинации моделей) данных. Реляционная модель данных характеризуется простой структурой данных в виде совокупности отдельных, взаимосвязанных (по ключевым полям) двумерных таблиц.
Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов в MS Access делает СУБД удобным средством для пользователя:
- в задании (описания) структуры БД;
- в конструировании экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме;
- в использовании языковых средств, языка запросов – SQL, которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных по установленному образцу;
- в создании запросов для выборки данных при заданных условиях выполнения операций по их обработке;
- в создании отчётов из БД для вывода на экран (печать) результатов обработки в удобном для пользователя виде.