Перед началом работы всем пользователям необходимо присвоить имя и пароль для разграничения прав доступа к отдельным объектам учетной системы. Для ввода нового пользователя необходимо запустить программу в режиме конфигурирования через пункт меню «Администрирование - Пользователи» открыть список пользователей, работающих с системой.
При добавлении нового пользователя (Действие – Добавить, либо кнопка «Новый»), в форме настройки имя пользователя, вводится пароль, а также настраиваются интерфейс пользователя.
Следует учитывать, что «1С: Бухгалтерия 8.0» позволяет одному пользователю установить несколько ролей, имеющихся в конфигурации (Администратор, Бухгалтер, Кассир). В то же время одна и та же роль может быть установлена для разных пользователей.
В «1С: Бухгалтерия 8.0» роль – это отдельный объект, расположенный в группе «Роли» ветви дерева конфигурации, в котором описывается набор прав пользователя на выполнение тех или иных действий над каждым из объектов.
Если для пользователя установлено несколько ролей, то представление доступа будет осуществляться следующим образом.
Если доступ к объекту разрешен хотя бы одной ролью, установленной пользователю, то для пользователя доступ к данному объекту будет разрешен. Если же во всех установленных для пользователя ролях разрешение отсутствует, то доступ будет закрыт.
Помимо ролей, в конфигураторе пользователю назначается основной интерфейс. Интерфейс является объектом конфигурации, в котором определяются наборы команд главного меню и панелей инструментов. При этом, главное меню в интерфейсе может быть только одно, в то время, как количество панелей инструментов не ограниченно.
При удалении интерфейса, каждому пользователю, которому данный интерфейс был установлен в качестве основного потребуется заново установить основной интерфейс.
В случае если в конфигурации предусмотрено использование нескольких языков, то конкретному пользователю (из списка пользователей) в конфигураторе также устанавливается и рабочий язык для данного пользователя.